數字化前檔案整理的必要性和意義

(一) 檔案整理的必要性

目前，我國大部分的綜合性檔案館館藏檔案內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且在很長一段時間一直處于封閉式管理之中，檔案管理以案卷不丟失為原則僅以保管為目的，再加之館藏不同歷史時期的檔案整理質量和整理的規格不同等諸多原因，導致檔案實體基礎普遍較差的情況。館藏檔案主要存在以下問題:

(１) 檔案卷皮的全宗名稱、日期、件數、頁數等條目書寫不規范或者缺少；

(２) 檔案卷皮破損，不符合卷皮標準，如非脫酸卷皮等；

(３) 檔案標簽脫落，書寫格式不統一；

(４) 檔案裝訂不規范或者脫落；

(５) 卷內目錄、備考表缺失或者不規范；

(６) 頁碼標引錯誤、不規范，甚至無頁碼；

(７) 卷內文件、目錄、備考表字跡脫落、破損等。

基于檔案現狀，如果不進行數字化前整理，不僅嚴重影響數字化進程和質量，更不利于檔案實體的安全。

(二) 檔案整理的意義

整理完畢的檔案卷皮、目錄、備考表、標簽使用規范，頁碼、目錄、備考表、標簽、卷皮信息完備、格式正確，文件無破損，裝訂松緊適度、無壓字、無漏頁。這樣的檔案可以為正確的數字化錄入和掃描各項信息提供保障，而且保證的檔案本身的安全，更利于檔案實體保存和提供利用。