館室檔號的自然銜接

檔號是檔案館(室) 在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，是存取檔案的標記。檔號作為檔案保管單位的標識符號，直接與檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和統(tǒng)計等工作發(fā)生關聯(lián)，是檔案管理諸環(huán)節(jié)工作不可忽略的要素。規(guī)范檔號的編制，是實現(xiàn)檔案科學管理的基礎，也是實現(xiàn)館室檔號銜接的關鍵。

一、館室檔號構成的漸變

館室檔號構成伴隨著我國檔案事業(yè)發(fā)展，經(jīng)歷了一個起步摸索、逐步完善和改革發(fā)展的建設過程，每一過程的跨越都將檔案科學化管理帶入一個新臺階。

(一) 起步摸索階段

新中國成立初斯到改革開放前，檔案以文書為主，檔號的構成為: 全宗號—保管期限—案卷號，其中保管期限中文實標，相同保管期限檔案按全宗流水編案卷號，案卷號位數(shù)最多達５ 位。檢索工具主要以案卷目錄為主，目錄號作為目錄管理編號，反映全宗內(nèi)檔案案卷目錄的冊數(shù)，與檔號沒有直接關聯(lián)。此階段檔號構成中缺檔案門類標識，若出現(xiàn)多種門類的檔案就會產(chǎn)生重號。

(二) 逐步完善階段

時間跨度從改革開放后到２０００ 年，這一階段多門類、多載體檔案不斷涌現(xiàn)，計算機在檔案管理中得到了初步的應用，原有檔號的構成已不能適應這種變化發(fā)展。１９９５ 年，國家檔案局發(fā)布了?檔號編制規(guī)則? (ＤＡ/ Ｔ １３—９４)，規(guī)范了檔號的編制方法，適用于不同紙質(zhì)檔案門類，解決了之前檔號重號問題，規(guī)定的文書、業(yè)務、科技檔案檔號構成分別為: 全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張) 號、全宗號—類別號—案卷號—件、頁(張) 號和全宗號—類別號—項目號—案卷號—件、頁(張) 號。其中類別號設置一般不超過３ 級，不同級位間可用間隔符“.” 分開；項目號是專指產(chǎn)品、工程、課題、設備等檔案的代字和代號；類別號視同專業(yè)(專門) 檔案門類號。

此階段檔號構成有３ 大特點: 一是簡化了檔號標識，規(guī)定了全宗號屬類代碼的編制方法以及文書檔案案卷目錄號阿拉伯數(shù)字代碼；二是引用案卷目錄號參與檔號構成，規(guī)定了每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜，將紙質(zhì)案卷目錄號與檔號構成中目錄號一一對應；三是規(guī)定了專業(yè)(專門)檔案的檔號構成。

(三) 改革發(fā)展階段

時間跨度從２０００ 年至今。為了適應檔案現(xiàn)代化與檔案信息資源開發(fā)的需要，充分發(fā)揮計算機管理檔案的優(yōu)勢，２０００ 年１２ 月６ 日中華人民共和國頒布實施檔案行業(yè)標準?歸檔文件整理規(guī)則? (ＤＡ/ Ｔ ２２—２０００)，該標準從我國檔案工作實際出發(fā)，在借鑒傳統(tǒng)立卷整理方法的基礎上，對歸檔文件整理進行了改革，推行文件級整理方法，大幅度簡化整理中的手工操作。檔號構成直接顯現(xiàn)檔案分類方法，主要有兩種: 全宗號—年度—保管期限—機構(問題) —件號或全宗號—保管期限—年度—機構(問題) —件號，若立檔單位年度形成文件較少的，省略機構(問題) 項，直接按年度—件號編排。此種檔號構成的缺陷是沒有檔案門類標識，僅適用于文書檔案。

為了符合文檔一體化管理的要求，便于計算機管理或計算機輔助管理，保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一，２０１５ 年１０ 月２５ 日，國家檔案局發(fā)布了?歸檔文件整理規(guī)則? (ＤＡ/ Ｔ ２２—２０１５)，取代了ＤＡ/ Ｔ ２２—２０００ 標準。該標準實用性較廣，除擴展電子文件外，將館、室編件號合二為一，增加了檔案門類代碼，還規(guī)定其他門類檔案可以參照執(zhí)行。規(guī)定檔號構成為: 全宗號—檔案門類代碼、年度—保管期限—機構(問題) 代碼—件號。照此標準執(zhí)行特殊載體檔案的檔號也可以參照編制，達到了館室檔號編制全覆蓋無死角。

二、館室檔號銜接存在的問題

新中國成立以來，我國檔案工作經(jīng)過不斷摸索實踐和創(chuàng)新發(fā)展，經(jīng)歷了不同發(fā)展完善階段，各階段由于檔號構成不同，編制組合方式多樣，造成同一檔案館、同一檔案室不同歷史時期形成的檔案檔號存有差異，影響了館室全宗檔案檔號的銜接，分析原因主要有以下幾方面:

(一) 檔案行業(yè)標準滯后，自身存在著一定的局限

每個標準的出臺都是實踐、理論，以及再實踐的反復螺旋上升過程，館室檔案數(shù)量龐大，門類載體多樣，難能用后標準完全取代已有檔號的編制，加之有關檔號行業(yè)標準的制定因其定位不同，自身也存在一定的局限。

第一，?檔號編制規(guī)則? 中“案卷編號以３ 位數(shù)為宜”，這是一定歷史時期的產(chǎn)物，主要是為了解決案卷目錄號與紙質(zhì)目錄一一對應的問題，３ 位數(shù)的提出是基于紙質(zhì)案卷目錄裝訂成冊的案卷條目不超過一千的因素，在實際中少有應用。一是館室藏有大量編號超過４ 位數(shù)的檔案，推翻重新編號工作量超大，而紙質(zhì)案卷目錄號的問題采取分編冊號即可解決；二是立檔單位相同門類保管期限檔案的數(shù)量多數(shù)會超過１ 千，案卷號４ 位數(shù)編排較為合理，可以減少目錄號的無限膨脹。

第二，?歸檔文件整理規(guī)則? 中檔號按“年度—保管期限” 排序存在層級邏輯包含關系顛倒問題，此排序基于立檔單位按年度歸檔整理工作考慮，僅此而言不存在分類層級問題，但館室檔案是跨年度縱向的，保管期限明顯上位于年度。若按“年度—保管期限” 編號，反映在電子目錄數(shù)據(jù)的管理上是混亂的，同一保管期限檔案按年度隔斷，與檔案實體按保管期限排架的做法不一致。

(二) 館室工作缺乏溝通和聯(lián)系，檔號編制未能統(tǒng)一

主要表現(xiàn)在: 第一，全宗號沒有預先給出。一方面檔案館沒有預先將全宗號給定立檔單位，另一方面檔案室機構改革調(diào)整后，撤并情況未及時告知檔案館重新確定全宗號，導致接收進館的檔案全宗號為空，需要進行大量的全宗號添加工作。第二，出現(xiàn)館室檔案案卷目錄號重號和斷號現(xiàn)象。一是檔案室出現(xiàn)５０—６０ 年代檔案編目斷層，目錄號始編于“文革” 后形成的檔案，這樣館室檔案的目錄號就出現(xiàn)了錯位，合并后會產(chǎn)生目錄號重號。二是檔案室只有具有永久保存價值的檔案才能移交進檔案館，移交進館檔案的室編目錄號會出現(xiàn)短期斷號。

(三) 編目過于煩瑣，后續(xù)管理不便

這種現(xiàn)象主要集中在機關檔案室檔案立卷整理過程中: 第一，編目層級過多。如科技檔案僅項目號的層級設置就多達３ 級，這種分類專業(yè)性很強，沒有統(tǒng)一的分類標準，利用時需要對照分類表查找，檔案移交進館后利用極為不便，檔案在出入庫管理時也易于歸錯位。第二，檔案反復起始編號，致使檔案目錄號過大。主要有２ 方面原因: 一是有些立檔單位在歷次向檔案館移交檔案后，案卷重新始編號，同一保管期限的檔案產(chǎn)生新的目錄號；二是按照內(nèi)設機構編目錄號，以會計檔案為代表，大多數(shù)立檔單位會計檔案都是由會計檔案形成部門整理和保管的，沒有集中整理的機制，自然按部門形成多個目錄號，有些單位按年始編案卷號，每一目錄僅有幾十卷檔案的現(xiàn)象也時有發(fā)生。

三、館室全宗檔案的門類架構和檔號規(guī)范編制的設想

館室全宗檔案是一體的，檔案室的檔案遠大于檔案館與之相關的全宗檔案。實現(xiàn)館室檔案檔號的自然銜接，須明確檔案室歸檔門類和載體，建立館室全宗檔案的門類架構，規(guī)范檔號的編制。檔號的規(guī)范編制不僅要兼容所有歸檔門類、載體檔案，而且要兼容不進館檔案，同時也要區(qū)別于檔案數(shù)字化工作，兼容電子檔案。

(一) 館室全宗檔案的門類架構

全宗管理是檔案館檔案管理的基礎，館藏由無數(shù)多全宗檔案構成，各全宗因立檔單位職能性質(zhì)不同，會形成不同門類和載體的檔案，我們將之劃分為文書、專業(yè)(專門)、特殊載體檔案３ 大類。有些專業(yè)性較強的單位還藏有專業(yè)資料，可以作為全宗檔案的補充材料，加在一起共有４ 大類，構建成“館室全宗檔案門類架構” (見下圖)。圖中有二級分類，基本可以涵蓋館室所有門類檔案。其中文書、專業(yè)(專門) 檔案的載體是紙質(zhì)的，隨著ＯＡ 的應用及普及，將會形成大量的電子檔案，屆時按照雙套制保管的要求，紙質(zhì)檔案將成為異質(zhì)備份檔案。特殊載體檔案泛指非紙質(zhì)載體檔案，分為音頻(錄音)、視頻(錄像)、照片和實物四種門類，其載體形式多樣，除實物外，都會產(chǎn)生數(shù)碼電子檔案，光盤或移動硬盤等將會成為雙套制保管的異質(zhì)備份檔案。

 (二) 館室檔號的規(guī)范標準

檔號的編制應具有唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性。我們以館室全宗檔案門類架構中門類檔案為基準，通過對館藏存量檔案的結構分析，室藏增量檔案的摸底調(diào)查，以及未來檔案拓展空間的預斷，結合館室各門類各載體檔案的共性和個性差異，本著避免館室檔號的二重編號，達到自然銜接的工作思路，設定如下館室檔號編制的統(tǒng)一規(guī)范標準。

１ 檔號的構成

檔號的構成應視檔案整理的分類方式和分類排序而定，從館室檔案的整理分類來看，主要有檔案門類、保管期限、年度、項目、機構(問題) ５ 種。歸檔文件的檔號基本按分類直接標注，立卷檔案中檔案門類、保管期限一般用目錄號區(qū)分，年度、機構(問題) 通過案卷號編排。由此可見立卷檔案與歸檔文件的分類整理方法基本一致，設定統(tǒng)一的檔號編制標準是可行的。

考慮到區(qū)分電子檔案及檔案分類上下位層級的邏輯包含關系，建議檔號構成統(tǒng)一編制為: 全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —年度—案卷號[機構(問題) ] —件號，或全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —項目總編號—案卷號[機構(問題) ] —件號兩種，后者適用于專業(yè)(專門) 檔案，“檔案門類、保管期限(或·ｅ) ” 可視為目錄號。第一種中若無“年度” 分類項的，下位類可以直接上移，此標準適用于館室各種類型的檔案。少量按項目分類號整理的檔案(如科技檔案)，可以保留室行業(yè)標準編號，在整個項目檔案收集齊全后或檔案移交進館前，重新按項目號—案卷號編制大流水館案卷號，進而達到與上述檔號構成一致。

此檔號編制解決了以往存在的３ 方面問題，一是使檔案門類和保管期限在檔號中直觀顯現(xiàn)；二是可避免館室檔案目錄號重號；三是檔案室不移交進館的檔案不會造成檔案館目錄號空號。此外還直觀區(qū)分了傳統(tǒng)檔案與電子檔案。

２ 檔號的標識

在檔號的標識上應盡量做到簡單、可擴充，部分層級的位數(shù)設置可留有一定的發(fā)展空間。全宗號４ 位標識，首位是全宗群代碼，若全宗群位數(shù)在１０以內(nèi)，可用阿拉伯數(shù)字(以下簡稱數(shù)字) 標識，超過１０ 即用漢語拼音首位大寫字母標識，后３ 位是全宗編號，用數(shù)字標識；檔案門類一般用２ 位大寫漢語拼音代碼標識，若出現(xiàn)標識代碼重復或２ 位代碼標識不清的門類，可擴展到３ 位，如設備檔案和社保業(yè)務檔案分別標識為ＳＢ、ＳＢＹ；保管期限代碼用１~２ 位數(shù)字標識，其中永久、長期、短期分別標識１、２、３，定期檔案按實際年數(shù)標識，如保管期限為３０ 年直標３０，若是電子檔案，在保管期限代碼后面添加ｅ，如ＷＳ. １ ｅ 表示永久文書電子檔案；年度用４ 位數(shù)字直標；案卷號由４ 位數(shù)字標識，若超過５ 位數(shù)可以考慮采用年度層級編號，１ 年形成檔案超過１ 萬的可增至５ 位數(shù)；機構由３ 位大寫漢語拼音標注；件號由４ 位阿拉伯數(shù)字標識。如檔號３００１—ＷＳ. １—２０１５—ＢＧＳ—０００１ 表示永久歸檔文書２０１５ 年辦公室第１ 件檔案。

(三) 檔號的編制

按照上述檔號的構成和標識，從立卷和不立卷兩種檔案整理方式著手，統(tǒng)一館室文書、專業(yè)(專門)、特載檔案檔號的編制方法如下。

１ 文書檔案

立卷檔案檔號構成為“全宗號—ＷＳ、保管期限(或·ｅ) —案卷號—件號”，同一保管期限的檔案編制一個流水案卷號；歸檔文件檔號構成為“全宗號—ＷＳ、保管期限(或·ｅ) —年度—機構(問題) —件號”。

２ 專業(yè)(專門) 檔案

專業(yè)(專門) 檔案門類較多，檔案分類形式多樣，各立檔單位可根據(jù)實際確定檔案分類方法。立卷檔案檔號構成有兩種，即“全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —項目總編號—案卷號—件號” 或“全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —年度—案卷號—件號”。專業(yè)(專門) 檔案也可以采用不立卷的方式整理，檔號可參照歸檔文件編制。對于按行業(yè)標準編制檔號的，如科技檔案，行業(yè)標準號作為室編號保留，待整體項目完成檔案歸檔齊全后，編制館流水案卷號，行業(yè)標準號不參與檔案館檔號構成。

３ 特殊載體檔案

由音頻(錄音)、視頻(錄像)、照片和實物四類構成。音頻檔案包含錄音磁帶、錄音光盤和音頻電子檔案等，用ＬＹ 標識；視頻檔案包含錄像磁帶、錄像光盤和視頻電子檔案等，用ＬＸ 標識；照片檔案載體分底片沖印照片(以下簡稱照片)、底片和數(shù)碼電子照片，用ＺＰ 標識，底片與照片是同一信息，只給一個檔號；實物門類標識為ＳＷ。特殊載體檔案檔號編制分別如下。

(１) 聲像檔案

分為音頻(錄音) 和視頻(錄像) 兩種，按照立卷和不立卷兩種方式整理。原生檔案由盤帶等載體承載的，盤帶可視作案卷管理，盤帶號等同于案卷號，檔號構成為“全宗號—檔案門類、保管期限—盤帶號—件號”，同門類同保管期限的不同載體的檔案可以流水混編盤帶號。原生檔案是數(shù)碼電子的，可以采用件整理的方式，一個數(shù)碼文件相當于一件，按年度整理編號，檔號構成為“全宗號—檔案門類、保管期限·ｅ—年度—件號”，如檔號３００１—ＬＸ. １ ｅ—２０１０—０００８ 解讀為３００１ 全宗２０１０ 年形成的永久第８ 件數(shù)碼視頻檔案。

(２) 照片檔案

照片檔案無論是底片沖印還是數(shù)碼電子都按件整理。底片沖印照片檔號構成為“全宗號—ＺＰ、保管期限—冊號—件號”，照片按組信息排放裝冊，一冊可裝若干組信息照片，冊內(nèi)編流水件號，冊號視同案卷號；數(shù)碼照片檔號構成為“全宗號—ＺＰ、保管期限·ｅ—年度—組信息號—件號”，照片按年度整理，組信息號相當于歸檔文件中的問題項，３ 位阿拉伯數(shù)字編排。保管期限為永久的數(shù)碼照片沖印裝冊，雙套制保存，大流水編制冊號，冊號參與著錄，不作為檔號構成項。

(３) 實物

按件整理，檔號構成為“全宗號—ＳＷ、保管期限—分類號—件號”。由于各立檔單位實物檔案數(shù)量不多，類型繁雜，為了易于管理，再按分類編號，按照實物的歸檔范圍劃分為榮譽類、紀念品(禮品) 類、印信類和字畫類四類，分別標識為ＲＹ、ＬＰ、ＹＸ、ＺＨ，各分類號下不區(qū)分年度編流水件號。具體實物的分類各立檔單位可根據(jù)歸檔種類酌情而定。

(４) 資料

公開出版和內(nèi)部發(fā)行的資料號構成為“全宗號—ＺＬ—冊號”；其他資料可參照歸檔文件整理方式編資料號。

四、館室檔號銜接的路徑

館室檔號銜接的關鍵在檔號的規(guī)范化建設，檔案形成于檔案室，落戶在檔案館，前端檔案室檔案的規(guī)范整理尤為重要。在３ 大類檔案中，各立檔單位的文書、特殊載體類檔案基本固定，檔號易于統(tǒng)一規(guī)范，除專業(yè)(專門)檔案除人事、會計、基建等檔案門類固定外，各立檔單位依工作職能會產(chǎn)生不同門類的專業(yè)檔案。２０１１ 年，國家檔案局根據(jù)?全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五” 規(guī)劃? 和建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的要求，印發(fā)了第一、第二批?國家基本專業(yè)檔案目錄?，初步明確了專業(yè)檔案內(nèi)容，劃分為人事、民生、政務、經(jīng)濟、文化５ 大類。各立檔單位可參照設定專業(yè)檔案管理門類，要注意避免將職能處室形成的業(yè)務檔案歸入文書檔案的情況，以此建立室檔案門類架構，規(guī)范檔號的編制。

館室檔號的規(guī)范化是一個漸進的過程，需要經(jīng)歷一個過渡階段。對于不同時期館室檔號編制的差異，不能強求用統(tǒng)一的標準去替代，而是在確保檔號唯一的前提下，允許多種編制方法的存在，逐步趨于規(guī)范。在此過渡期內(nèi)，應正確處理好存量檔案和增量檔案的關系。檔號規(guī)范標準的實施應以增量檔案為起點，檔案局可以業(yè)務指導的方式指導并督促檔案室執(zhí)行。對標準實施前形成的藏量檔案，盡量保持原整理基礎不變，僅對檔案室向檔案館移交檔案中出現(xiàn)的檔號不完整和館室檔號重復現(xiàn)象進行更號。為此建立并完善各種檔案登記統(tǒng)計臺賬，加強館室間的相互溝通和協(xié)調(diào)尤為重要。檔案館應將全宗號事先給定檔案室，檔案室需將機構撤并情況及時告知檔案館確定變更后機構的全宗號。檔案館在檔案移交進館前須做好摸底調(diào)查，提前對重號檔案進行更號處理，盡量保持原編案卷號不動，采用批量處理的方式修改目錄號，選擇應用條形碼檔號標簽，同步完成電子目錄和檔案實體更號。此方法通過實踐驗證簡便易行，效率較高，且不易出差錯，在加貼檔號標簽的同時完成檔案清點工作，對存在的問題及時修正，使移交進館檔案達到規(guī)范化整理要求。