針對外包模式的質(zhì)量控制和安全監(jiān)管

(一) 檔案整理的質(zhì)量和安全保障

檔案整理的質(zhì)量和安全通過硬件、軟件和人員３ 個方面保障。

１ 硬件

硬件包括檔案整理工作場地、場地的配套設施、整理所需材料、辦公設備等。

檔案整理有在檔案部門工作地點內(nèi)部整理和不在檔案部門工作地點整理兩種，但是由于檔案移動的不安全性和保密的需要，除非特殊情況，應選在檔案部門工作地點內(nèi)部整理。而且工作場地能夠滿足“十防” (防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體) 要求，并在場地內(nèi)部安裝監(jiān)控。工作場地應與檔案整理工作人員生活區(qū)分開。

檔案整理公司或檔案部門需協(xié)商或者招標和合同上約定場地的配套設施、整理所需材料、辦公設備等由哪方提供。一般而言，整理所需材料如目錄、備考表、卷皮、裝訂線等，由檔案部門提供，以保證整理材料材質(zhì)上的要求和庫房內(nèi)整理過的檔案的統(tǒng)一性。由于整理過程中，并沒有涉及檔案具體信息的計算機錄入，只有檔案各項目的數(shù)目需要使用計算機，所以辦公計算機由雙方中任意一方提供均可。

在檔案整理人員生活區(qū)除整理人員放置個人物品的設施外，還需有放置訪客手機、數(shù)碼設備等不能帶入工作場地的物品的儲物柜。

在檔案整理人員工作區(qū)，應將規(guī)章制度制成標牌并上墻，并配備檔案整理的工具書(如字典、公文格式規(guī)范、檔案整理規(guī)范要求等)、檔案裝具。在檔案整理人員生活區(qū)和工作區(qū)均必須配備消防設備。

２ 軟件

軟件主要指規(guī)章制度、整理規(guī)范等。

檔案整理工作需要在招投標之前確定整理標準、驗收標準、保密制度、管理制度等。檔案外包服務商需要了解國家規(guī)定的檔案存放要求、消防要求、保密要求等，并制定服務商內(nèi)部保密規(guī)定、管理規(guī)定和安全規(guī)定等。雙方在簽訂合同時，需明確權利義務，并簽訂保密協(xié)議。

在整理過程中，需要制定工作場地使用規(guī)定、外來人員來訪登記表、檔案整理人員保密審查和協(xié)議、水電門窗負責人登記表、檔案裝具鑰匙負責人登記表、應急預案等，保障檔案工作場地和檔案實體的安全。

制定檔案出入庫手續(xù)、檔案流轉(zhuǎn)交接登記表(如表１)、檔案數(shù)量統(tǒng)計表。

３ 人員

檔案部門需派專業(yè)人士監(jiān)督和質(zhì)檢，并解決、溝通檔案整理中遇到的問題。

在檔案整理之前，對檔案整理工作人員進行資格審查，公司需提供整理工作人員審查情況和保密協(xié)議。對全體檔案整理人員進行檔案法律法規(guī)的普及，確立檔案整理的嚴謹性和責任。由公司或者檔案部門其中一方對檔案整理人員進行檔案整理業(yè)務培訓、保密培訓、安全培訓等，其中包含對消防器材的使用。在項目進行過程中，對新進人員同樣需要進行以上內(nèi)容的審核和培訓。所有工作人員在培訓合格后，方可進行整理工作。

檔案整理工作對工作人員的素質(zhì)有很高的要求。檔案外包服務商招聘具有一定文字功底、檔案整理能力、工作責任心強的工作人員，在檔案整理中才會比較順利。

由于檔案本身的復雜性，在整理過程中，可能會存在整理規(guī)則里沒有提及或者明確的問題，檔案整理工作人員需及時與檔案部門人員聯(lián)系，確定整理辦法，補充到整理細則中，并通知相關人員。

(二) 檔案部門的質(zhì)量控制和安全監(jiān)督

檔案部門對檔案整理的質(zhì)量控制和安全監(jiān)督應貫穿檔案整理工作的事前、事中和事后，在任何時間都不能松懈，嚴格按照檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度辦事，遇到緊急問題，及時溝通并反饋主管部門。