檔案著錄工作的外包模式與管理

２０１４ 年５ 月５ 日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了?關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見?，明確指出“各檔案館(室) 要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。” 與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案在檔案的保存和利用方面都有著無可比擬的優(yōu)勢。那么如何使海量傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形成數(shù)字化檔案并便于檢索利用，盡快完成檔案在保管、利用、交換、傳播等方面的全面信息化，將檔案著錄工作在確保安全的前提下以業(yè)務(wù)外包方式向社會(huì)購買服務(wù)，促進(jìn)檔案工作降本增效，無疑是其中的重要一環(huán)。

一、檔案著錄特點(diǎn)和作用

檔案著錄是指在編制檔案目錄時(shí)，對檔案的內(nèi)容和形式特點(diǎn)進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。所謂內(nèi)容特征，就是對檔案主題的揭示，表現(xiàn)為檔案的分類號、主題詞、提要等記錄項(xiàng)。所謂形式特征，包括檔案的作者、形成時(shí)間、檔號、文種等。

檔案著錄是獲取檔案中所含情報(bào)信息的主要途徑，是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，著錄的質(zhì)量直接影響著檔案目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。良好的存儲(chǔ)和查找功能，取決于著錄項(xiàng)目的詳細(xì)具體、標(biāo)引正確、格式與標(biāo)識符號的統(tǒng)一以及文字的簡明扼要。

在中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館以及北京、天津、遼寧、上海、江蘇、陜西等省市檔案館檔案數(shù)字化試點(diǎn)工作的推動(dòng)下，館藏?cái)?shù)字化已經(jīng)成為各檔案機(jī)構(gòu)開展信息化工作的必備內(nèi)容。為了實(shí)現(xiàn)浩如煙海的檔案的快速數(shù)字化，許多檔案部門將其中的著錄工作通過業(yè)務(wù)外包的方式，提高檔案工作的工作效率，使資源得到最優(yōu)化配置。這種方式效率高、成本低，但同時(shí)也容易出現(xiàn)安全隱患。因此如何安全、高效地開展外包工作是我們必須要重點(diǎn)考慮的問題。

二、外包模式種類及對比

業(yè)務(wù)外包是近幾年發(fā)展起來的一種新的經(jīng)營策略。即企業(yè)或單位把內(nèi)部業(yè)務(wù)的一部分承包給外部專業(yè)機(jī)構(gòu)。其實(shí)質(zhì)是企業(yè)或單位重新定位，重新配置內(nèi)部各種資源，將資源集中于最能反映本企業(yè)或單位相對優(yōu)勢的領(lǐng)域，構(gòu)筑自己的競爭優(yōu)勢，獲取持續(xù)發(fā)展的能力。

(一) 外包模式的種類

檔案著錄工作的外包模式按照不同的劃分方法主要可以劃分成以下不同的模式:

１ 按照加工地點(diǎn)分

可分為到館加工模式和外送加工模式: 到館加工模式主要指外包公司到檔案館或檔案室進(jìn)行加工的方式；外送加工模式主要指檔案館或檔案室把所要外包的檔案材料送到外包公司，由外包公司在其公司進(jìn)行加工的方式。

２ 按照管理方式分

可分為直接管理模式和間接管理模式: 直接管理模式主要指檔案館或檔案室對外包工作進(jìn)行直接管理的方式；間接管理模式主要指檔案館或檔案室不參與外包工作但對外包工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查，保證外包的質(zhì)量與外包過程不出大的或任何問題的方式。

３ 按照合作關(guān)系分

可分為獨(dú)立外包模式和合作式外包模式: 獨(dú)立外包模式主要指檔案館或檔案室把外包業(yè)務(wù)交給外包公司后，由外包公司獨(dú)立完成的方式；合作式外包模式主要指檔案館或檔案室和外包公司共同參與外包工作的方式。

(二) 外包模式的對比

基于檔案文件的安全性，以及方便檔案部門對外包過程進(jìn)行指導(dǎo)與管理，目前一般采用的是到館加工的外包模式。下面，筆者將按照另外兩種劃分方法形成的模式進(jìn)行融合比較，分析優(yōu)劣，供各個(gè)部門根據(jù)自己的需求選擇合適的外包模式。

直接管理與獨(dú)立外包模式的融合有利于直接地深入項(xiàng)目，但此模式耗費(fèi)人員和精力，所以適用于比較小型的項(xiàng)目或檔案比較珍貴，涉及重要文件、保密文件、內(nèi)部文件等情況。

直接管理與合作式外包模式的融合一方面有利于更加深入地了解項(xiàng)目，發(fā)揮檔案部門的地位和專業(yè)優(yōu)勢，制定出更切實(shí)可行的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，另一方面也有利于提升檔案工作人員相關(guān)方面的技能，在合作工作的過程中深入了解當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)、提高應(yīng)對突發(fā)問題的能力。但此種方式所需人力較多，在館室人力資源不足的情況下，難以滿足需求，所以適用于小型的項(xiàng)目或檔案珍貴，涉及重要文件、保密文件、內(nèi)部文件等情況。

間接管理與獨(dú)立外包模式的融合適用于館方人力資源有限且安全性要求相對不高的大型工作項(xiàng)目。此種情況下，檔案部門需通過增加抽查頻率，擴(kuò)大抽檢范圍等方式嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做好驗(yàn)收工作，克服監(jiān)管不足的問題。另外，對于安全問題也需制定相應(yīng)的人員管理規(guī)范，安裝符合保密規(guī)定的安全管理軟件，規(guī)范相關(guān)人員的行為，確保檔案的安全。

間接管理與合作式外包模式的融合適用于館方人力資源有限的大型工作項(xiàng)目。同樣，可通過增加抽查頻率、擴(kuò)大抽檢范圍等方式嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。另外，由于與外包人員共同參與外包工作，館局人員應(yīng)該在熟練掌握著錄技能的基礎(chǔ)上，多思考，多與外包人員交流，遇到問題及時(shí)反饋，有好建議盡快反映，避免監(jiān)管不到位的問題發(fā)生。

三、外包管理的策略探討

(一) 著錄外包所面臨的問題

要想安全、高效地完成檔案著錄工作，應(yīng)主要考慮和解決以下幾方面的問題。

１ 怎樣聚焦著錄工作的質(zhì)量，提高規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平

目前，一些相關(guān)部門在進(jìn)行檔案著錄工作中存在閉門造車、自行其道的現(xiàn)象，不利于檔案信息的交換、資源的共享和社會(huì)的利用，因此檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化是提高著錄質(zhì)量的基礎(chǔ)。

２ 怎樣解決安全問題，消除安全隱患

目前，相關(guān)部門雖然進(jìn)行了必要的管理、開展了經(jīng)常性的指導(dǎo)檢查工作，但是仍存在一些不足，表現(xiàn)為: 第一，很多外包方工作人員檔案信息保密意識不強(qiáng)，他們可能會(huì)口頭傳播檔案信息，造成檔案信息失密，而檔案部門難以判斷檔案信息是否失密；個(gè)別外包工作人員可能通過帶攝像頭的手機(jī)、Ｕ盤、移動(dòng)硬盤等方式來獲取檔案信息，造成檔案泄密；第二，外包場地及設(shè)施設(shè)備不夠安全，沒有提供一個(gè)安全可靠的實(shí)施環(huán)境，比如實(shí)施場地不夠?qū)挸?/span>，消防不夠達(dá)標(biāo)，不太利于控制人員流通，實(shí)施場地周邊治安環(huán)境不夠好，容易受到外界干擾；第三，一些外包公司人員流動(dòng)性大，人員的隨意變動(dòng)，使檔案在著錄中接觸的人數(shù)增加，面臨的風(fēng)險(xiǎn)增大。

(二) 合理的外包策略

１ 將外包項(xiàng)目按迭代模型的方式運(yùn)行

軟件開發(fā)模式中的迭代模型是指摒棄傳統(tǒng)的需求分析、設(shè)計(jì)、編碼、測試的流程，將整個(gè)生命周期分成若干個(gè)迭代階段，而每個(gè)階段都由以上若干或全部傳統(tǒng)的流程組成，即都會(huì)包含下面４ 個(gè)階段: 初始階段、細(xì)化階段、構(gòu)建階段、交付階段。在初始階段，確認(rèn)本次迭代的需求、范圍，以及所需資源等信息。在細(xì)化階段，對問題進(jìn)行建域，創(chuàng)建開發(fā)案例、模板以及準(zhǔn)備工具等。在構(gòu)建階段，主要完成構(gòu)建的開發(fā)并且測試，將完成的構(gòu)建集成為產(chǎn)品，并測試所有的功能。在交付階段，主要是完成本次迭代，將軟件產(chǎn)品交付給相關(guān)干系人。

回歸到檔案著錄外包工作中來，檔案館或檔案室可以參照軟件開發(fā)模式中的迭代模型將項(xiàng)目分成幾輪迭代進(jìn)行。在每一輪迭代內(nèi)，都包含初始階段、細(xì)化階段、構(gòu)建階段、交付階段這４ 個(gè)階段。其中，在初始階段，主要系統(tǒng)地確定項(xiàng)目完成所需的工作量、資金、外包商、設(shè)備、工作場所，以及外包所需參照的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括著錄標(biāo)準(zhǔn)、管理守則、獎(jiǎng)懲制度、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；在細(xì)化階段，根據(jù)相關(guān)規(guī)則制定符合檔案館或檔案室需要的著錄規(guī)范，參照相關(guān)規(guī)則制定相關(guān)安全管理制度，根據(jù)自身要求制定質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；在構(gòu)建階段，由外包方按照標(biāo)準(zhǔn)、守則等進(jìn)行工作，檔案館方在外包場地進(jìn)行監(jiān)督和管理，以確保消除安全隱患；另外，由檔案館方人員對外包的著錄內(nèi)容進(jìn)行抽檢，保證抽檢比例，確保抽檢的準(zhǔn)確性和全面性；在交付階段，檔案館方支付一輪迭代所需的費(fèi)用，外包方對產(chǎn)品進(jìn)行交付，討論工作中存在的管理問題，雙方協(xié)調(diào)問題，以及工作進(jìn)度問題，思索更完善的管理、工作方法等，確保項(xiàng)目按時(shí)、保質(zhì)完成。

這種方式有以下優(yōu)點(diǎn): 其一，降低了項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。若工作人員重復(fù)某個(gè)迭代，那么損失只是這一輪出問題的迭代費(fèi)用。其二，降低了無法按照既定進(jìn)度完成的風(fēng)險(xiǎn)。通過在早期就確定風(fēng)險(xiǎn)，可盡早解決而不至于在后期匆匆忙忙。其三，加快了整個(gè)工作的進(jìn)度。因?yàn)楣ぷ魅藛T通過一輪迭代明白了問題的焦點(diǎn)所在，他們的工作會(huì)更有效率。其四，由于檔案館方需求不一定在一開始就作出完全的界定，通常在后續(xù)階段中會(huì)進(jìn)行細(xì)化，因此，迭代過程這種模式使適應(yīng)需求的變化會(huì)更容易些。

２ 著錄工作中相關(guān)規(guī)范的制定

為了做好著錄外包工作，必須制定符合實(shí)際的各種制度，使工作有規(guī)可依，有章可循。其中涉及的規(guī)則制度主要包括３ 部分: 第一，工作中需參照執(zhí)行的著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；第二，工作中需遵守的安全管理制度；第三，產(chǎn)品所需滿足的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。參照?檔案著錄規(guī)則? (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９)、?歸檔文件整理規(guī)則? 制定檔案著錄規(guī)范，對于一些特定稱謂、繁簡體字等特別強(qiáng)調(diào)容易混淆的內(nèi)容，也均應(yīng)附在規(guī)范中。參照國家檔案局制定的?檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范?，制定?加工設(shè)備安全管理制度? ?加工數(shù)據(jù)安全管理制度? ?加工人員管理規(guī)定? 等。為了確保外包任務(wù)的保質(zhì)保量完成，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人還要建立外包商的評價(jià)與質(zhì)量評估考評體系。評價(jià)體系制度主要關(guān)注的是對著錄是否進(jìn)行業(yè)務(wù)外包的成本進(jìn)行對比，確保館方最大利益得到保障。質(zhì)量考評制度指的是檔案館方與業(yè)務(wù)外包商相互協(xié)商，制定明確的質(zhì)量評價(jià)規(guī)定。規(guī)定范圍主要包括業(yè)務(wù)完成期限、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、人員違約及懲罰措施等因素。質(zhì)量考評工作可以按定期與不定期兩種方式，進(jìn)行公正、公開、公平的考評。

３ 與外包商之間要保持溝通

在著錄業(yè)務(wù)外包中，由于針對不同的全宗，著錄規(guī)范仍有出入，故在外包過程中要對著錄質(zhì)量實(shí)行及時(shí)監(jiān)控，并及時(shí)就細(xì)則、特殊規(guī)定等進(jìn)行溝通，使質(zhì)量能符合要求；對于外包方所需要的檔案要進(jìn)行安排、調(diào)配，對外包方所需的設(shè)備資源應(yīng)及時(shí)提供，確保工作能順利高效進(jìn)行；另外，館方也可學(xué)習(xí)外包公司專業(yè)的管理方式、先進(jìn)的技術(shù)，積累相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，提高應(yīng)對突發(fā)問題的能力，及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展，促使自身能力的提升。

４ 加強(qiáng)安全管理，消除安全隱患

對外包公司著錄人員進(jìn)行登記備案(人員中一般不能有涉外人員)，并要求外包公司保證人員的穩(wěn)定性；要嚴(yán)格把關(guān)著錄加工場地人員的進(jìn)出，要求加工人員進(jìn)入加工場地時(shí)，不得帶入任何電子設(shè)備，進(jìn)加工間要求換上無口袋工作服；要對所有人員開展安全知識學(xué)習(xí)和安全警示教育；場地最好安裝２４ 小時(shí)全天候監(jiān)控?cái)z像機(jī)，和軟件進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測，對計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備安裝與外網(wǎng)的物理隔離裝置，對計(jì)算機(jī)光驅(qū)、ＵＳＢ 端口等進(jìn)行物理和軟件的封閉；檔案完成著錄后，數(shù)據(jù)應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)由本地服務(wù)器上傳到由檔案管理部門管理的中心服務(wù)器，檔案管理部門按要求定時(shí)備份，并刪除本地服務(wù)器的內(nèi)容；外包公司要與檔案管理部門簽訂保密協(xié)議，確保檔案的內(nèi)容不得外泄，否則，按事先約定的條款處理，外包合同中應(yīng)明確: 出現(xiàn)較大安全事故，檔案管理部門有權(quán)解除合同，外包公司因檔案的損壞或內(nèi)容外泄等對檔案管理部門造成重大損失的，將按檔案相關(guān)法律，追究外包公司相應(yīng)法律責(zé)任。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案著錄外包在快速實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化上發(fā)揮著重要的作用，不同的外包模式存在著各自的優(yōu)勢和劣勢，各個(gè)單位可根據(jù)自己的需求進(jìn)行選擇。在外包管理工作中，要將“提高工作效率，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保檔案安全” 作為檔案人的基本原則，為各界人士提供更優(yōu)質(zhì)、全面的信息服務(wù)，推進(jìn)我國檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)工作的長足發(fā)展和進(jìn)步。