淺析檔案開放鑒定工作中目錄數(shù)據(jù)庫的建立與管理

近年來，檔案的開放鑒定受到各級檔案部門和有關(guān)單位的重視。國家檔案局組織修訂的?中華人民共和國檔案法? (修訂草案送審稿) 也將檔案的開放鑒定相關(guān)內(nèi)容寫進(jìn)其中。面對新形勢的變化，結(jié)合當(dāng)前檔案信息化發(fā)展趨勢，檔案開放鑒定中目錄數(shù)據(jù)庫的建立和管理是我們必須面對的重要工作。建立好檔案目錄數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的先提條件，是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵，也是檔案開放鑒定成果和效果的直接體現(xiàn)。如果數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量不高，數(shù)據(jù)庫就發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，耗費(fèi)大量人力、物力、財力完成的開放鑒定也達(dá)不到預(yù)期的效果。因此，探討如向做好檔案開放鑒定中的數(shù)據(jù)庫建立和管理就具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

一、認(rèn)識檔案開放鑒定

檔案開放鑒定是根據(jù)有關(guān)規(guī)定和原則，運(yùn)用一定的方式方法對已經(jīng)到開放期限( ?中華人民共和國檔案法? 規(guī)定: 一般自形成之日起滿３０ 年向社會開放) 的館藏檔案進(jìn)行內(nèi)容特征分析、判定，準(zhǔn)確劃分其開放或控制使用的一項工作。它是對檔案的開放與控制使用的界定，也是決定檔案發(fā)揮作用的范圍、檔案開放程度的一個重要環(huán)節(jié)。近年來，隨著檔案利用需求的日益增加和檔案利用者數(shù)量的迅速增長，檔案安全保障與檔案的充分利用出現(xiàn)了一些不容忽視的矛盾。所以，檔案開放鑒定工作也被重視起來，成為檔案管理工作最重要的組成部分，將發(fā)展為檔案管理部門基礎(chǔ)性的常態(tài)業(yè)務(wù)工作。

二、檔案開放鑒定工作中建立目錄數(shù)據(jù)庫的意義

檔案開放鑒定中的目錄數(shù)據(jù)庫是指按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，對已經(jīng)完成開放鑒定的檔案進(jìn)行目錄的整理和數(shù)字化采集，并儲存在計算機(jī)內(nèi)，能反映檔案內(nèi)容和形式等各種特征相互關(guān)聯(lián)的按一定次序排列的檔案目錄數(shù)據(jù)集合。目錄數(shù)據(jù)庫一般包括案卷目錄、卷內(nèi)文件級目錄、分類目錄等。建立檔案的目錄數(shù)據(jù)庫是檔案開放鑒定工作的重要環(huán)節(jié)，它不但是檔案開放鑒定成果的直接體現(xiàn)，更能夠在檔案和檔案利用者的特定需要之間架設(shè)一道橋梁，溝通二者之間的聯(lián)系，使檔案利用者能從浩瀚的檔案海洋中迅速準(zhǔn)確獲取所需的檔案信息。

三、檔案開放鑒定工作中目錄數(shù)據(jù)庫建立和管理面臨的問題

(一) 檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立有待進(jìn)一步規(guī)范

檔案的目錄數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案快速檢索，提高檔案利用效率的重要保證。要實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫的方便利用，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是前提。我們一般是按照中華人民共和國國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?檔案著錄規(guī)則? ?民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國檔案著錄細(xì)則? 等關(guān)于著錄格式的要求來執(zhí)行。在實(shí)際操作中，我們發(fā)現(xiàn)經(jīng)過開放鑒定的檔案，會產(chǎn)生一些新的內(nèi)容和形式特征，使得現(xiàn)有一般的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)無法滿足工作中的實(shí)際需求。比如，檔案開放鑒定中，要對延期開放的檔案標(biāo)注延期開放理由。面對新的內(nèi)容，我們迫切需要建立與時俱進(jìn)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

(二) 缺乏檔案數(shù)據(jù)庫建立和管理的信息化人才

檔案工作者知識結(jié)構(gòu)陳舊。許多檔案部門的工作人員由于年齡大、專業(yè)局限等原因，現(xiàn)代信息技術(shù)水平普遍偏低。而新招錄的工作人員對檔案工作又十分陌生，需要長時間的學(xué)習(xí)和適應(yīng)。

目錄數(shù)據(jù)采集工作人員流動性大。目前，檔案管理部門一般將檔案目錄數(shù)據(jù)的采集工作外包給專業(yè)的第三方。這些承接項目的單位就存在工作人員流動大的問題，導(dǎo)致一些工作人員責(zé)任意識淡薄，抱著“當(dāng)一天和尚撞一天鐘” 的心態(tài)，嚴(yán)重降低了目錄數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量。

(三) 檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立效率低

檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立離不開目錄采集環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要的時間也最長。當(dāng)前，目錄采集沒有統(tǒng)一的操作軟件或工具，一般是用ＥＸＣＥＬ 表格。檔案開放鑒定之后，會建立不同的類容目錄數(shù)據(jù)庫，比如有密級的檔案、開放的檔案、延期開放的檔案、內(nèi)部文件檔案、黨內(nèi)文件檔案等。在實(shí)際操作中，工作人員將一卷檔案目錄錄入計算機(jī)的過程中，可能會在多個數(shù)據(jù)庫中切換，并且不能在順序上出一點(diǎn)差錯，在ＥＸＣＥＬ 表格上就不是很便捷。

(四) 檔案目錄數(shù)據(jù)庫安全保障滯后

檔案安全是檔案工作的底線。尤其是對需要延期開放和帶密級的檔案，更是要將安全工作做到萬無一失。安全問題可能會出現(xiàn)在多個方面，例如工作人員、工作場地、目錄采集過程、目錄數(shù)據(jù)傳送過程、目錄數(shù)據(jù)庫的存放等。總體來看，檔案管理部門在檔案目錄數(shù)據(jù)庫的安全上的投入不大，采取的技術(shù)手段也非常有限。

四、做好檔案開放鑒定工作中檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立和管理的對策

(一) 規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立

檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立和管理是一項系統(tǒng)工程。加強(qiáng)前期策劃，制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，是建立有效目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。因此，規(guī)范項目、統(tǒng)一格式，建立標(biāo)準(zhǔn)檢索語言，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化具有十分重要的意義。建立具體的規(guī)范，既要符合國家及行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，又要符合檔案經(jīng)過開放鑒定之后的特性和實(shí)際需求。從實(shí)際出發(fā)，對檔案的著錄項目、內(nèi)容、格式、類別、理由備注、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等作出統(tǒng)一的規(guī)定。這方面，與我們以往所作的檔案著錄有一些差別，例如，一件檔案可能會出現(xiàn)一部分開放利用，一部分延期開放的情況。在對其進(jìn)行目錄采集時，用什么格式合適，就是需要我們研究和探討的。

(二) 加強(qiáng)檔案信息化人才隊伍建設(shè)

要提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過開展集中培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流等方式，幫助工作人員，特別是目錄采集和數(shù)據(jù)庫管理人員準(zhǔn)確理解檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立和管理的操作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)要求，全面提升該項工作的標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)化、規(guī)范化水平。要建立激勵機(jī)制，有計劃、有目的地培養(yǎng)檔案目錄建設(shè)和管理人才。

(三) 建立專門的檔案目錄采集軟件

檔案開放鑒定是檔案開放利用的前提，是一項長期性工作。將完成開放鑒定的檔案進(jìn)行目錄采集，就成為了常態(tài)化工作。如果沒有一個專門針對開放鑒定檔案特性的目錄數(shù)據(jù)采集軟件或工具，就難以提高工作效率，限制檔案開放鑒定工作的發(fā)展。因此，制作專門的軟件是推動此項工作快速發(fā)展的動力之一。

(四) 提高檔案目錄數(shù)據(jù)庫的安全保障力度

１ 人的安全

一是要提高安全意識，加強(qiáng)工作人員的安全教育，對具體操作的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。要求相關(guān)工作人員牢固樹立起責(zé)任意識，安全意識和保密意識，工作中嚴(yán)守相關(guān)保密制度；二是要完善制度，建立各項安全操作制度和保密規(guī)定，并根據(jù)工作實(shí)際情況，查漏補(bǔ)缺，消除制度隱患；三是要落實(shí)責(zé)任，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰實(shí)施、誰擔(dān)當(dāng)” 的原則，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理工作中嚴(yán)格落實(shí)檔案安全主題責(zé)任；四是留住人才，落實(shí)考核、獎罰制度，鼓勵提高工作人員待遇，尤其是第三方機(jī)構(gòu)的工作人員。

２ 工作場地的安全

必須要有安全獨(dú)立的檔案目錄數(shù)據(jù)采集的辦公場所，要在工作場所安裝監(jiān)控設(shè)備，保證工作場所符合防水、防火、防塵、防盜的要求。

３ 目錄數(shù)據(jù)采集過程的安全

一是保障檔案的安全。目錄采集是需要使用檔案原件的，在使用檔案原件過程中必須嚴(yán)格遵守檔案接收、保管、利用的相關(guān)規(guī)定，對檔案原件的出庫、入庫實(shí)行精細(xì)化管理。在檔案原件出庫時，必須詳細(xì)登記數(shù)量、時間、責(zé)任人等內(nèi)容，并在入庫時予以清點(diǎn)確認(rèn)，相關(guān)登記材料要留存?zhèn)洳?/span>。二是保障計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的安全。每個工作人員設(shè)置獨(dú)立的用戶名、密碼，控制計算機(jī)的訪問權(quán)限。采用技術(shù)手段對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行控制和監(jiān)管，保證終端計算機(jī)安全。

４ 目錄數(shù)據(jù)傳送過程的安全

完成開放鑒定的檔案在進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)采集后，需要報送相關(guān)部門進(jìn)行審批。?中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法? 第二十條第二款中規(guī)定，“自形成之日起已滿３０ 年但檔案館認(rèn)為到期仍不宜開放的檔案，經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可以延期向社會開放”。?各級國家檔案館開放檔案辦法? 第三條中規(guī)定，“各級國家檔案館對所有到開放期限的檔案，應(yīng)組織鑒定小組及時進(jìn)行鑒定，凡按國家有關(guān)規(guī)定無需繼續(xù)保密或控制使用的，均可由檔案館報本級檔案行政管理部門批準(zhǔn)后開放，必要者報本級政府審批”。所以，報送環(huán)節(jié)牽涉的面很廣，在此過程中，保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫安全至關(guān)重要。在檔案目錄數(shù)據(jù)傳送的方式上，不能通過ＱＱ、郵箱等非保密工具在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，也不能通過快遞等有安全隱患的方式寄送。一般來講，將數(shù)據(jù)庫制作成不能寫入的光盤較為安全，并由專人護(hù)送到相關(guān)單位進(jìn)行交接。有條件的單位，可以通過局域網(wǎng)或其他保密通道進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)的傳輸。

５ 目錄數(shù)據(jù)存放的安全

電子檔案的載體需要防止老化變質(zhì)、病毒入侵等。做好檔案目錄數(shù)據(jù)的安全防護(hù)工作，首先，要選好存儲載體。對于需要長久保存的目錄數(shù)據(jù)，應(yīng)該拷貝到耐久性好的光盤載體上，并且每隔一定的時間就要轉(zhuǎn)存一次，以便永久保存。其次，要管理好存放儲存設(shè)備的環(huán)境，要做到防塵、防擠壓、防陽光照射、防潮、防熱，遠(yuǎn)離磁場、熱源、火源、有毒有害氣體。一般溫度控制在１４~２４℃，濕度控制在４５％~６０％。最后，需要數(shù)據(jù)備份，并將備份存放在不同的地區(qū)，避免因發(fā)生地震、洪水等災(zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損失。

總之，抓好開放鑒定工作中檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立和管理工作，是檔案信息化管理改革的迫切需要，也是做好檔案開放工作，開放鑒定成果的有力保障。建立規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，保證檔案信息的絕對安全，這是擺在我們面前緊迫而艱巨的任務(wù)。我們還必須保持創(chuàng)新精神，努力解決新形勢下不斷產(chǎn)生的問題，與時俱進(jìn)推動檔案事業(yè)的發(fā)展。