檔案信息數據庫建設過程中的宏觀管理與大協作分工

在檔案信息化建設中，技術與手段的進步要求人的思想同步向前發展。要擺脫與“小農經濟意識有千絲萬縷聯系的，缺乏整體意識，獨自追求體系完備，自給自足的古代檔案庫、藏書樓的收藏觀念”。同時，在網絡環境下的檔案信息數據庫建設過程中，必須突破以往單個檔案館自我封閉地進行館藏建設的局限。有人舉過一個很小的例子：甲檔案館和乙檔案館都是國家檔案館網中的重要檔案館，兩館相處很近。甲館藏有有關乙館所在城市歷史的檔案，即便是開放檔案政策在我國已實行了十幾年，即便是資源共享喊得震天價響，乙館卻非要弄一套甲館有關檔案的復印件進館才覺踏實。在檔案信息數據庫建設過程中，必須發揮網絡的優勢，擺脫這種局面。

所以，在檔案信息數據庫建設過程中，必須加強國家的宏觀調控與管理，在全國范圍內統籌規劃，突破以往條塊分割、各自為政、閉門造車的局限，在各檔案部門之間建立起大協作分工。這是由我國國家規模的社會主義檔案事業的性質所決定的。我國檔案事業的一個顯著特征，就是形成了國家規模的行業體系。有自己的管理體制、組織機構、管理辦法、乃至行業法。檔案信息數據庫建設應成為檔案信息化建設等檔案事業宏觀管理工作中的一部分，從全局上進行管理。

在這一點上，可以借鑒全國圖書館文獻資源建設的教訓。近些年，圖書館界在探討文獻資源共享時，曾尖銳地諷刺、批評圖書館界各自為政、片面追求“小而全”、“大而全”的封閉式現象：一會兒一窩蜂進口美國的《化學文摘》，一會兒一窩蜂爭購《四庫全書》，連極窮的縣級小館也不落空。因為耗資巨大，得之不易，許多圖書館為這些珍貴的文獻資源專門制作了漂亮書櫥，將之像菩薩一樣供起來。專家認為，如果省下這些經費去投資計算機和網絡建設，投資和收益的比例將大大提高，不僅同樣可以達到有關內容的利用目的，還可以整體帶動圖書館工作。

在檔案信息數據庫建設乃至檔案信息化建設過程中，必須發揮后發優勢、吸取相關的經驗教訓。由國家檔案行政管理部門集中統一規劃，通盤考慮和協調，分類指導，按不同數據庫的特點進行開發利用，本著資源共享的原則，建立大協作分工。打破部門所有，信息壟斷的做法，避免關起門來封閉建設以及重復建設等問題，避免一哄而上、低水平重復的局面。使檔案信息數據庫建設沿著健康、有序的軌道發展。要協同作戰，發揮整體優勢，努力形成一批質量可靠的檔案信息數據庫群。