檔案信息數據庫

“數據庫是一個存儲起來為某個特定組織的多種應用服務并具有盡可能小的冗余度的互相關聯的數據集合。其數據結構獨立于使用數據的程序，對數據的增加、刪除、修改和檢索，由數據庫系統進行統一的控制。”“數據庫系統是實現有組織地、動態地存儲大量關聯數據，方便多用戶訪問的計算機軟、硬資源組成的系統。它與文件系統的重要區別是數據的充分共享、交叉訪問、與應用（程序）的高度獨立性。C.J.Date曾從三個方面對數據庫進行了比較經典的描述：“①存儲在磁鼓、磁盤或其他外存介質上的數據集合——這是指數據庫自身；②存在以這種數據為背景運行的若干個批應用程序，對其施行通常操作（檢索、修改、插入和刪除，一般以檢索為最通常和最重要），另外可能有一些聯機用戶從遠程終端與數據庫相互作用；③數據庫是集成的，即包含許多用戶的數據，每個用戶只享用其中的小部分，且不同用戶使用的部分以多種方式重疊——即單獨的數據片能夠被許多不同用戶共享。”

通過這些專業論述，可以對檔案信息數據庫進行一個歸納。檔案信息數據庫是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關聯的檔案信息數據的集合。“相互關聯”、“共同存取方式和一定組織方式”、“共享”是檔案信息數據庫本質的三個要素。數據庫中儲存的是一系列相互關聯的檔案信息數據，而不是雜亂無章的數據。這些數據包括檔案題名、責任者、分類號、主題詞、內容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。這些相互關聯的數據是經過調查、試驗、統計、整理和歸納后得到的，并經合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲。每一類數據都有它們的共性和相互關聯性。為了便于管理和處理，這些數據存入數據庫時，必須具有一定的數據結構和文件組織方式。這樣存入數據庫中的數據就可以為多種利用者反復使用，達到數據共享的目的。數據庫作為信息的組織與管理技術具有結構化、標準化、靈活性、簡易性、面向用戶、高度共享、易于擴充、易于編制應用程序等特性，所以用數據庫技術組織檔案信息可以極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性：數據庫是結構化的，具有復雜的數據結構，可以將全部檔案信息合理地進行組織，形成數據的有序性；檔案信息數據庫對檔案信息實行集中化控制，可將各種有關數據集中在一起進行統一的控制和管理，保證了數據的完整性；數據庫中的檔案信息相互關聯，數據的冗余度被控制在最低限度，易于準確地理解信息內容，保證了信息的可理解性；數據庫系統采取各種手段加強了對數據的保護，保證了信息的安全性。