網(wǎng)絡(luò)檔案信息類型

信息是普遍存在于人類社會(huì)的現(xiàn)象。信息無(wú)時(shí)不有、無(wú)處不在。如前所述，網(wǎng)絡(luò)檔案信息在本書中主要是指可以通過(guò)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳遞和利用的檔案信息與圍繞檔案所開(kāi)展的相關(guān)活動(dòng)及其成果的信息的總和。可見(jiàn)，網(wǎng)絡(luò)檔案信息內(nèi)涵豐富、外延范圍較為廣闊。為了更好地把握網(wǎng)絡(luò)檔案信息，有必要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行研究。

要全面準(zhǔn)確地揭示網(wǎng)絡(luò)檔案信息的內(nèi)容，可以從以下幾個(gè)方面對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息進(jìn)行分類：

一、根據(jù)發(fā)布機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類

（一）公共檔案館的檔案信息

目前，各級(jí)各類公共檔案館紛紛在因特網(wǎng)及各種內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息。這些公共檔案館首先包括中央級(jí)檔案館，如：美國(guó)國(guó)家檔案館、加拿大國(guó)家檔案館、澳大利亞國(guó)家檔案館、新加坡國(guó)家檔案館等；其次是地方級(jí)檔案館，如：上海市檔案館、浙江省檔案館、美國(guó)馬里蘭州檔案館、加拿大哥倫比亞省檔案館等省級(jí)檔案館，深圳市檔案館、營(yíng)口市檔案館等市級(jí)檔案館，北京市海淀區(qū)檔案館等地區(qū)級(jí)檔案館，廣州市荔灣區(qū)檔案館等區(qū)縣級(jí)檔案館；此外還包括一些專業(yè)檔案館，如：美國(guó)國(guó)家公共廣播檔案館、無(wú)錫市城市建設(shè)檔案館等。網(wǎng)絡(luò)檔案信息中以公共檔案館發(fā)布的檔案信息數(shù)量最多，內(nèi)容最為豐富，其信息資源建設(shè)的全面程度與維護(hù)水平也比較高。

（二）內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息

內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)主要是指在某一機(jī)關(guān)或組織內(nèi)部設(shè)立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供利用服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)。這些檔案機(jī)構(gòu)主要在本機(jī)關(guān)或組織內(nèi)部的局域網(wǎng)上建立檔案網(wǎng)站，為本機(jī)關(guān)或組織提供檔案信息服務(wù)。其中也有一些在因特網(wǎng)上建立檔案網(wǎng)站并發(fā)布檔案信息。這類檔案機(jī)構(gòu)首先包括企業(yè)檔案館，如IBM公司檔案館；其次是一些大學(xué)檔案館，如：清華大學(xué)檔案館、南京大學(xué)檔案館、美國(guó)哈佛大學(xué)檔案館、加拿大多倫多大學(xué)檔案館等；此外還包括我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室、國(guó)外的一些文件中心等。

（三）檔案行政管理機(jī)構(gòu)的檔案信息

檔案行政管理機(jī)構(gòu)是指導(dǎo)和管理檔案工作的部門，其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的信息往往是與本機(jī)構(gòu)的職責(zé)與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的一些信息。另外，檔案行政管理機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)上建立的網(wǎng)站往往與其所指導(dǎo)與管轄的檔案館密切相聯(lián)。如北京市檔案局與北京市檔案館網(wǎng)站、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署及其所屬各檔案館網(wǎng)站從形式到內(nèi)容的聯(lián)系都比較緊密。

（四）檔案學(xué)術(shù)組織與專業(yè)組織的檔案信息

如國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA），美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)（SAA），加拿大檔案工作者協(xié)會(huì)（ACA）等。這類組織所發(fā)布的檔案信息從內(nèi)容上看雖然與檔案館發(fā)布的檔案信息不盡相同，但是在提供利用的本質(zhì)上是一致的。

（五）其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案信息

專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)與社會(huì)各類機(jī)構(gòu)之間是相互聯(lián)系、相互作用的。許多相關(guān)的社會(huì)機(jī)構(gòu)不可避免地產(chǎn)生和發(fā)布一些檔案信息。如：聯(lián)合國(guó)教科文組織發(fā)布的名為“世界各國(guó)檔案館”的檔案信息；澳大利亞國(guó)家圖書館發(fā)布的關(guān)于手稿檔案館藏的信息；綜合性刊物《博物館學(xué)和檔案學(xué)》雜志中的檔案信息；中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院的檔案信息等。

二、根據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行分類

（一）檔案內(nèi)容信息

檔案內(nèi)容信息是指具有有序結(jié)構(gòu)的檔案自身，主要是檔案原文內(nèi)容。同時(shí)，為了便于檢索和利用，還需要用更簡(jiǎn)練的形式來(lái)表達(dá)檔案的內(nèi)容。這就需要用到檔案信息處理語(yǔ)言及其語(yǔ)詞：檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞等。它們是通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行著錄標(biāo)引獲得的，也應(yīng)包括在檔案內(nèi)容信息之中。另外，如檔案目錄、案卷目錄、案卷文件目錄、全宗文件目錄、特色館藏目錄、特種館藏目錄、全宗指南、分類檢索工具、主題檢索工具、專題檢索工具、檔案編研成果等介紹性信息和檢索性信息與檔案內(nèi)容密切相關(guān)，也應(yīng)包括在檔案內(nèi)容信息之中。

（二）檔案背景信息

對(duì)一份檔案來(lái)說(shuō)，其形成者、形成時(shí)間、形成地點(diǎn)、形成原因及其與其他文件之間的關(guān)系等都是有參考價(jià)值的信息。在傳統(tǒng)的檔案管理中，可以從檔案的載體及內(nèi)容中得到這些信息。但對(duì)于網(wǎng)絡(luò)中的電子文件來(lái)說(shuō)，這些信息可能與文件內(nèi)容相分離。此時(shí)，文件的內(nèi)容仍有意義，但其檔案價(jià)值卻會(huì)降低甚至失去應(yīng)有的價(jià)值，尤其是憑證價(jià)值。可見(jiàn)，與電子文件相聯(lián)系的背景信息極其重要，它因而成為網(wǎng)絡(luò)檔案信息的重要內(nèi)容。

一份電子文件的背景信息主要包含以下內(nèi)容：

文件形成階段的信息：形成原因、責(zé)任者、形成機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、形成目標(biāo)、形成時(shí)間、形成所在地、形成之初的結(jié)構(gòu)、文件形式特征、形成階段的功能與活動(dòng)、與其他資料的關(guān)系、……；文件運(yùn)作階段信息：接收者名稱、被抄送者名稱、傳遞日期及附件、接收日期、運(yùn)作階段的功能與活動(dòng)、??；文件歸檔階段信息：歸檔日期、稿本／版本號(hào)、成套文件編號(hào)、成套（或一類）文件中的文件序號(hào)、分類號(hào)、與其他文件的關(guān)系、檔案實(shí)體保管地或網(wǎng)絡(luò)寄存區(qū)域、??；文件環(huán)境信息：電子文件形成的硬件條件、軟件條件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。

（三）檔案工作信息

檔案工作，從廣義上說(shuō)，包括檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳工作、檔案國(guó)際合作與交流工作等。因此相關(guān)的檔案信息涵蓋的范圍也較廣泛。主要包括國(guó)內(nèi)外檔案工作動(dòng)態(tài)、檔案機(jī)構(gòu)職能信息、檔案政策與法規(guī)信息、檔案工作的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、檔案研究的學(xué)術(shù)信息、檔案教育信息、檔案會(huì)議信息、檔案展覽信息、檔案刊物信息等。

（四）檔案利用服務(wù)信息

包括介紹檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)政策、利用限制等方面的信息，介紹檔案館室查檔手續(xù)、查檔范圍、查檔工具、查檔方法、查檔程序、查檔收費(fèi)等方面的信息。檔案利用服務(wù)信息實(shí)質(zhì)上是檔案工作信息中的一部分，但是由于它與利用者密切相關(guān)，涉及利用者的切身利益，是檔案機(jī)構(gòu)與利用者之間聯(lián)系的紐帶，所以將其單獨(dú)列為一類信息。

三、根據(jù)加工層次進(jìn)行分類

（一）一次檔案信息

一次檔案信息是指未經(jīng)任何人為加工的檔案內(nèi)容。檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的認(rèn)識(shí)世界與改造世界的原始記錄，它從政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化和宗教等多個(gè)領(lǐng)域記錄著國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人所從事的活動(dòng)，其中匯集了浩瀚的知識(shí)和豐富的信息。一次檔案信息比較全面和詳細(xì)，具有獨(dú)特的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，能直接在科研、生產(chǎn)中起到查考和借鑒作用。一次檔案信息是檔案信息的主體，共享價(jià)值高。

（二）二次檔案信息

二次檔案信息是將大量分散、無(wú)序的一次檔案信息，用科學(xué)的方法加工、整理而產(chǎn)生的具有有序化、濃縮化特征的信息。如檔案目錄、檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介、索引等。二次檔案信息對(duì)檔案的內(nèi)容和外形特征進(jìn)行描述，不僅能提供大量檔案信息，還能從不同角度提供查找一次檔案信息的線索。從一次檔案信息到二次檔案信息，實(shí)際上就是一個(gè)由分散到集中，由無(wú)組織到有序化的控制過(guò)程，用以解決檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)與利用者對(duì)檔案信息特定需求之間的矛盾。

（三）三次檔案信息

三次檔案信息是指圍繞某個(gè)特定的課題，在利用二次檔案信息的基礎(chǔ)上，選用一次檔案信息，經(jīng)過(guò)綜合研究和歸納分析形成的綜述性檔案信息。多數(shù)檔案文獻(xiàn)的編纂成果都屬于三次檔案信息。

四、根據(jù)利用性質(zhì)進(jìn)行分類

（一）開(kāi)放式檔案信息

開(kāi)放式檔案信息是指為滿足利用者求知要求，允許隨時(shí)查閱的檔案信息。

（二）注冊(cè)式檔案信息

注冊(cè)式檔案信息是指對(duì)利用有收費(fèi)要求或權(quán)限限制的檔案信息。檔案信息有別于網(wǎng)絡(luò)中的公共信息而具有一定的特殊性。網(wǎng)絡(luò)檔案信息還要區(qū)分是公開(kāi)的還是內(nèi)部的。公開(kāi)的信息任何人都可以查閱，內(nèi)部的信息則主要為本機(jī)構(gòu)本系統(tǒng)提供利用。還有一些檔案信息在利用中要收取一定的成本費(fèi)用，只有在利用者交費(fèi)后方能查閱。這些限制條件決定了注冊(cè)式檔案信息的存在。

（三）交流式檔案信息

網(wǎng)絡(luò)是一種雙向交互式的服務(wù)手段。許多檔案信息是在網(wǎng)上交互過(guò)程中獲取的。比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)論壇參與各種與檔案工作相關(guān)的主題討論，從中獲得有關(guān)某一主題的最新信息。再比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)咨詢、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)聊天等方式獲得的檔案信息。這類檔案信息的特點(diǎn)是沒(méi)有固定的結(jié)果，需要?jiǎng)討B(tài)的溝通。

對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息還有多種分類方法。如根據(jù)傳播范圍可以分為局域網(wǎng)中的檔案信息、因特網(wǎng)上的檔案信息等。根據(jù)信息處于網(wǎng)站中的位置可以分為主頁(yè)信息、一級(jí)欄目信息、二級(jí)欄目信息等。還可根據(jù)文件存儲(chǔ)格式分為文本文件、圖像文件、動(dòng)畫文件、音頻文件、視頻文件等。不同的分類方法從不同的角度揭示檔案信息的內(nèi)容，有助于對(duì)其進(jìn)行全面的理解與把握。