電子文件的收集歸檔

20世紀(jì)末，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)的結(jié)合，誕生了一個(gè)新生兒——電子文件。“電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定的格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。” 電子文件同紙質(zhì)、磁介質(zhì)和膠片介質(zhì)檔案一樣，本身就是一種原始形態(tài)。但與以往所有介質(zhì)的檔案不同，電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數(shù)字代碼形式表達(dá)。所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過數(shù)字化處理的文件，可以在網(wǎng)絡(luò)中直接傳輸。由此，直接在計(jì)算機(jī)中生成和處理的、在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)碾娮游募蔀榫W(wǎng)絡(luò)中最重要的檔案信息來源。

（一）電子文件收集歸檔的必要性

最初，我國多數(shù)文件形成機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件的使用，僅限于生成電子文件后打印成紙質(zhì)文件下發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)，而對(duì)數(shù)字化的原件放任自流。電子文件在某臺(tái)計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生，然后又在該計(jì)算機(jī)上消亡。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和辦公自動(dòng)化的發(fā)展，越來越多的電子文件開始在局域網(wǎng)中流轉(zhuǎn)。許多文件形成和辦理機(jī)構(gòu)利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過局域網(wǎng)收發(fā)和辦理電子文件。此時(shí)這些機(jī)構(gòu)關(guān)注的是電子文件的第一價(jià)值，而對(duì)第一價(jià)值實(shí)現(xiàn)之后的電子文件一般仍是順其自然地任其自生自滅。電子文件在某臺(tái)計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生，在某個(gè)局域網(wǎng)中運(yùn)動(dòng)至最終消亡。隨著信息技術(shù)的再發(fā)展和電子政務(wù)等社會(huì)性信息化工程的實(shí)施，屆時(shí)電子文件在某臺(tái)計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生，將在整體意義上的網(wǎng)絡(luò)中存在與運(yùn)動(dòng)。在這個(gè)階段，電子文件的利用開始受到相關(guān)各行業(yè)的矚目。人們不僅關(guān)注電子文件的第一價(jià)值及其實(shí)現(xiàn)，對(duì)電子文件所具有的第二價(jià)值也更加關(guān)注。此時(shí)檔案界不可避免地要承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，對(duì)電子文件進(jìn)行收集、鑒定、歸檔、管理并提供利用，以保證其第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。一份電子文件的最終命運(yùn)是曇花一現(xiàn)還是萬古流傳就取決于檔案機(jī)構(gòu)的收集歸檔工作。

電子文件的歸檔就是將具有檔案價(jià)值的電子文件及其完整的背景信息和元數(shù)據(jù)，一并移交到檔案部門控制的包括各種存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在內(nèi)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。電子文件歸檔同傳統(tǒng)載體的文件歸檔的實(shí)質(zhì)相同，是“文件材料經(jīng)過人的主觀能動(dòng)向檔案的轉(zhuǎn)化” 。對(duì)電子文件進(jìn)行收集歸檔的必要性體現(xiàn)在要確保電子文件具有檔案的本質(zhì)屬性，即原始記錄性。

檔案的主要價(jià)值在價(jià)值形態(tài)上體現(xiàn)為情報(bào)價(jià)值與憑證價(jià)值，而憑證價(jià)值是檔案區(qū)別于其他文獻(xiàn)的最主要的價(jià)值形態(tài)。在多數(shù)情況下的檔案利用中，很大程度上包含著對(duì)檔案本質(zhì)屬性的注重，要求確保檔案信息的真實(shí)可靠。信息的真實(shí)可靠，對(duì)紙質(zhì)檔案來說是以檔案原件作保證，對(duì)于電子文件則以明確其所有權(quán)屬于檔案機(jī)構(gòu)為保證，即對(duì)于一份電子文件，對(duì)其進(jìn)行管理與公布的機(jī)構(gòu)的性質(zhì)在一定程度上決定了其信息的真實(shí)可靠程度。所以，明確了所屬檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息才更有利用價(jià)值。

對(duì)于電子文件來說，雖然有可能在檔案機(jī)構(gòu)對(duì)其加以收集歸檔之前已經(jīng)存在于網(wǎng)絡(luò)之中。但它的性質(zhì)只是屬于文件形成和承辦機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件，并不是網(wǎng)絡(luò)中公開的信息。此時(shí)有可能通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)其加以利用，但利用的性質(zhì)是機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。在第一價(jià)值實(shí)現(xiàn)完畢又未經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)收集歸檔的電子文件，只是網(wǎng)絡(luò)中流浪的信息，它可能有一定的利用價(jià)值，但絕不可與檔案的價(jià)值同日而語。電子文件只有經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)收集歸檔和管理、認(rèn)證、公布之后才能稱之為檔案信息，才能成為公眾可利用的信息資源。所以，電子文件的最終處置應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)決定是為其“養(yǎng)老”還是“送終”。雖然目前對(duì)于如何確保電子文件的原始記錄性還存在爭議，但是對(duì)于電子文件必須由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行最終處置已達(dá)成共識(shí)。

（二）我國電子文件收集歸檔的現(xiàn)狀

對(duì)電子文件的收集與管理并不是一項(xiàng)簡單的工作。在人類發(fā)展的歷史長河中，從最初的“結(jié)繩記事”到電子文件出現(xiàn)之前的各種類型與載體的檔案，沒有什么能像電子文件那樣給檔案管理帶來深刻的震撼與變革。當(dāng)電子文件“忽如一夜春風(fēng)來”，成千上萬地冒出來時(shí)，檔案界的應(yīng)對(duì)似乎有點(diǎn)手忙腳亂。許多單位的電子文件管理一直處于自發(fā)形成與保管階段，沒有可遵循的章程，沒有相關(guān)職責(zé)規(guī)定，更談不上有意識(shí)地歸檔保存。有些電子文件已經(jīng)損壞、散失，損失難以估量。到目前為止，我國檔案界似乎還沒有對(duì)電子文件的收集歸檔做好充分的準(zhǔn)備。這源于二點(diǎn)原因：

一是電子文件信息具有易變性。電子文件的一大特點(diǎn)是在其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至歸檔過程中，內(nèi)容極易被修改，而且看不出任何改動(dòng)的痕跡。電子文件信息總是處于實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)變化之中，不斷地進(jìn)行增補(bǔ)更新。對(duì)于文件形成者來說，這創(chuàng)造了高效的工作條件。但是，從檔案工作者的角度看來，這卻陡增檔案管理的難度。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案認(rèn)知，電子文件易被修改和復(fù)制的特性使其顯得過于“ 虛”化。一時(shí)之間，對(duì)于電子文件的原始性、真實(shí)性、可靠性、完整性和準(zhǔn)確性還難以把握。

二是對(duì)電子文件進(jìn)行收集歸檔涉及的范圍超越了傳統(tǒng)檔案管理工作的職責(zé)范圍。正是由于電子文件信息具有易變性，為了認(rèn)證電子文件的原始性與可靠性，必須能夠清晰地記錄和反映某一份電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過程及相關(guān)的背景信息。而且由于電子文件的信息非人工識(shí)讀性，對(duì)于歸檔的電子文件是否丟失、內(nèi)容是否正確、文件能否正常打開都必須進(jìn)行檢查驗(yàn)證。而這些工作無法同傳統(tǒng)載體的文件歸檔一樣等到文件全部辦理完畢再進(jìn)行。法國檔案學(xué)者C·諾加雷提出“要重新考慮他們（檔案工作者）在文件生命周期進(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)”。我國國家檔案局也提出“必須從辦公自動(dòng)化或電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等系統(tǒng)設(shè)計(jì)及電子文件生成時(shí)，就采取措施” 。要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，檔案管理工作必須向前端延伸，參與到文件管理工作中去，記錄從電子文件“出生”到歸檔的一切活動(dòng)過程和處理情況，即實(shí)現(xiàn)前端控制。前端控制思想已在檔案界得到共識(shí)。然而究竟如何實(shí)現(xiàn)前端控制？從我國目前的管理體制來看，檔案管理工作一般不具備從事前端控制的職能。另外更重要的一點(diǎn)是，檔案工作與其他各部門工作只是服務(wù)與服務(wù)對(duì)象的關(guān)系，檔案人員對(duì)前端文件工作的過多介入會(huì)引起一線工作人員的反感，如果影響到他們的本職工作，那是任何部門都不允許的。由是觀之，檔案管理工作對(duì)電子文件的管理意圖與電子文件形成者使用計(jì)算機(jī)生成文件的本意相悖。人們使用計(jì)算機(jī)生成和處理電子文件，就是因?yàn)橛?jì)算機(jī)高效率和節(jié)省時(shí)間的特性。期望文件形成者去記錄一份電子文件的形成信息，以及在修改中對(duì)初稿、定稿等加以區(qū)分顯然是不可能的，也是極為不實(shí)際的。而且在電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，承辦人員不會(huì)主動(dòng)在記錄文件上增添相應(yīng)內(nèi)容。因此，對(duì)于前端控制的要求，在一定程度上阻礙和延緩了電子文件的收集歸檔。

所以，截止到目前，我國網(wǎng)絡(luò)檔案信息的主要來源是館藏檔案的數(shù)字化。在檔案信息資源建設(shè)過程中，檔案工作者都把著眼點(diǎn)與重點(diǎn)放在館藏檔案的數(shù)字化上，而很少顧及電子文件的收集歸檔。其結(jié)果是電子文件形成機(jī)構(gòu)隨意處置電子文件，檔案室與檔案館卻又重復(fù)對(duì)文件進(jìn)行數(shù)字化，而這些文件有可能在形成之初是以電子文件形式存在的。這樣造成了一個(gè)惡性循環(huán)，無形中加劇了文件的形成使用與檔案管理的矛盾。所以，在今后一段時(shí)間內(nèi)，要加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集歸檔。

（三）電子文件收集歸檔方式

電子文件的收集歸檔方式有介質(zhì)歸檔與網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種。介質(zhì)歸檔是指檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于已被卸載保存到脫機(jī)介質(zhì)實(shí)體上的電子文件進(jìn)行收集與接收。網(wǎng)絡(luò)歸檔也稱在線歸檔，是指檔案機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件通過網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行收集與接收。網(wǎng)絡(luò)歸檔按歸檔后電子文件的組織形式劃分，又可分為物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指改變電子文件存儲(chǔ)的物理位置，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸將其存儲(chǔ)到檔案機(jī)構(gòu)規(guī)定的地址中，其實(shí)質(zhì)是將電子文件集中存儲(chǔ)在檔案部門指定或擁有的物理載體上。邏輯歸檔是指不改變電子文件存儲(chǔ)的物理位置，檔案機(jī)構(gòu)僅接收和控制邏輯地址等電子文件的有關(guān)信息，并通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件進(jìn)行管理和提供利用。網(wǎng)絡(luò)歸檔按歸檔時(shí)機(jī)劃分，又可分為實(shí)時(shí)歸檔與滯后歸檔。實(shí)時(shí)歸檔也稱即時(shí)歸檔，其特點(diǎn)是在電子文件形成之初就由檔案機(jī)構(gòu)管理和控制起來，并跟蹤其整個(gè)生命過程增添必要的背景信息。滯后歸檔是在電子文件辦理完畢之后才由檔案機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行管理。它符合傳統(tǒng)檔案工作觀念，但不利于對(duì)電子文件的有效管理。

在上述兩種歸檔方式的選擇過程中，網(wǎng)絡(luò)歸檔是適合電子文件生存與發(fā)展的歸檔方式，也將是今后主要的發(fā)展方向。

在電子文件管理過程中，網(wǎng)絡(luò)扮演著不可或缺的角色。電子文件可以說是在計(jì)算機(jī)中誕生，在網(wǎng)絡(luò)中生存的。網(wǎng)絡(luò)是電子文件傳輸?shù)淖钪饕拿襟w，利用網(wǎng)絡(luò)收集與管理電子文件是最迅捷的工作方法。如前所述，檔案機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)前端控制在管理體制上還存在一定的問題，而網(wǎng)絡(luò)歸檔有利于依靠技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)前端控制。在目前階段，最有效、最符合電子文件形成規(guī)律的前端控制實(shí)現(xiàn)方法，是檔案工作利用網(wǎng)絡(luò)伸展前端控制之手，即利用網(wǎng)絡(luò)化的電子文件計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)處于形成和辦理階段的電子文件實(shí)時(shí)地進(jìn)行有效的監(jiān)控，從而對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過程控制與管理。電子文件信息具有易變性，有必要在電子文件形成之初，甚至是尚未形成之前，就開始對(duì)其形成和辦理的動(dòng)態(tài)的全過程實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督控制，并且將一切必要的背景信息記錄在案，以此來保證和證明電子文件的原始性和可靠性，這是確保電子文件憑證價(jià)值不可或缺的因素。所以，應(yīng)該在電子文件開始形成的時(shí)候，檔案機(jī)構(gòu)就通過網(wǎng)絡(luò)化的電子文件計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)將其進(jìn)行實(shí)時(shí)的邏輯歸檔，將電子文件自身及相關(guān)的背景信息和各類數(shù)據(jù)統(tǒng)一監(jiān)督、控制和管理起來，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件有效的管理。關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)，本書在第五章第二節(jié)中還要進(jìn)行相關(guān)論述。

國家檔案局已經(jīng)計(jì)劃“從2002年開始，在統(tǒng)戰(zhàn)部、財(cái)政部、國家稅務(wù)總局、中國銀行、中國建設(shè)銀行等單位以及北京、上海、杭州等地的市級(jí)機(jī)關(guān)開展電子文件歸檔的試點(diǎn)工作”。“在北京、上海、江蘇、浙江、福建、廣東等地選擇國家檔案館和中央企業(yè)檔案館開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下接收電子檔案試點(diǎn)工作。”

網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑了嶄新的虛擬空間，創(chuàng)造了虛擬化的管理方式。利用網(wǎng)絡(luò)，檔案工作的管理能力和管理范圍將會(huì)極大地拓展。檔案機(jī)構(gòu)可以向任何文件形成機(jī)構(gòu)以邏輯歸檔形式及時(shí)地收集所有電子文件。任何電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，檔案部門即可通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理與控制，而且通過這種管理，有相應(yīng)權(quán)限的利用者就可迅速而方便地在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行利用。這樣，檔案工作可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效管理。