電子檔案文件級目錄規(guī)范化難點及對策——基于吉林省省直機關(guān)電子檔案移交與接收情況的研究

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的無限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學(xué)習(xí)、生活和娛樂，電子檔案在這樣的大背景下應(yīng)運而生，是檔案適應(yīng)時代變化發(fā)展的產(chǎn)物。

２０１２ 年，國家檔案局印發(fā)?電子檔案移交與接收辦法?，這是在國家行政管理部門發(fā)布的規(guī)章或標準中首次使用了“電子檔案” 這一概念。可以說，電子檔案是檔案家族一個非常年輕的新成員。在電子檔案收集、整理、移交和接收的過程中，電子檔案文件級目錄規(guī)范化的重要性日益顯現(xiàn)。本文以吉林省省直機關(guān)電子檔案移交與接收工作概況為基本素材，力求探究電子檔案文件級目錄規(guī)范化的難點及對策。

一、吉林省省直機關(guān)電子檔案移交與接收工作概況

回顧吉林省電子文件發(fā)展及電子檔案管理的歷程，可以用“起步比較早，但進展比較慢” 來概括。

(一) 探索階段

２００６ 年，吉林省檔案局印發(fā)了?吉林省歸檔電子文件移交、接收辦法(試行) ?。但受省直機關(guān)單位辦公自動化(以下簡稱“ＯＡ” ) 程度、基礎(chǔ)設(shè)施等諸多因素的制約，文件出臺后貫徹落實的情況不甚理想。

２０１３ 年，國家出臺?電子文件移交與接收辦法? 后，結(jié)合吉林省檔案局館在國家立項的科研課題“基于省級電子政務(wù)網(wǎng)的電子文件在線歸檔和電子檔案遠程利用的實證研究”，吉林省檔案局館在本單位進行了電子文件在線歸檔的先期試點，基本完成了省檔案局館２０１２ 年度歸檔電子文件的規(guī)范整理和在線歸檔試點任務(wù)，積累了一定的工作經(jīng)驗。

２０１３ 年年末，在局黨組的高度重視下，在吉林省人員、機構(gòu)、編制從嚴管理的形勢下，吉林省檔案局館經(jīng)過多次申請，經(jīng)省編辦批準，于２０１３ 年１１月成立了電子檔案管理處，電子檔案管理處主要負責(zé)全省電子文件和電子檔案的宏觀管理，擬定計劃、規(guī)劃和標準方法；負責(zé)省直機關(guān)電子文件的接收、歸檔工作；負責(zé)已進館電子文件的編目、存儲、備份和數(shù)據(jù)庫的管理工作；負責(zé)電子文件和電子檔案的提供利用工作，有效實現(xiàn)電子文件和電子檔案信息資源的社會共享。

(二) 全面啟動

２０１４ 年，吉林省檔案局館電子檔案管理處在成立之初，面向省直機關(guān)單位對辦公自動化和電子文件形成情況進行了摸底調(diào)查。在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合省直機關(guān)各單位的不同情況，電子檔案管理處提出了省直單位電子檔案移交與接收工作“全面啟動、梯次推進、典型示范” 的工作思路。

按照確定的工作思路，２０１４ 年６ 月，吉林省檔案局印發(fā)了?關(guān)于開展省直單位文書類電子檔案移交與接收工作的通知? (吉檔發(fā)〔２０１４〕３７ 號，以下簡稱?通知? )，明確了移交與接收范圍，規(guī)定了移交與接收時間、方式和程序，對進館電子檔案檔號編制規(guī)則、目錄數(shù)據(jù)項目的設(shè)置和填寫規(guī)范、紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量提出了統(tǒng)一要求。?通知? 的印發(fā)，標志著以文書類電子檔案為突破口，吉林省省直單位電子檔案移交與接收工作全面啟動。

２０１４ 年８ 月，吉林省檔案局館在吉林省紀律檢查委員會辦公廳等９ 個單位部署了電子檔案移交與接收試點工作。截至２０１４ 年１２ 月末，９ 個單位的試點工作全部完成，電子檔案管理處接收試點單位移交的２０１３ 年度文書類電子檔案５７５５ 件，接收數(shù)據(jù)共４７ ２５ＧＢ。

２０１５ 年４ 月，吉林省檔案局館組織召開了省直單位電子檔案移交與接收工作推進會，會議提出了今后一個時期省直機關(guān)電子檔案移交與接收工作任務(wù): 以中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳?關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見? 為指導(dǎo)，全面貫徹落實?電子文件管理暫行辦法? (中辦國辦廳字〔２００９〕３９ 號) 和?電子檔案移交與接收辦法? (檔發(fā)〔２０１２〕７ 號)，以開展文書類電子檔案收集、整理、移交與接收工作為帶動，逐步實現(xiàn)文書類、數(shù)碼照片類、專業(yè)類、科技類等電子檔案的全面移交與接收，推動機關(guān)電子檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。２０１５ 年，電子檔案管理處共計接收吉林省省直機關(guān)４３ 個單位２０１４ 年度文書類電子檔案１５３２９ 件，接收數(shù)據(jù)１２５ ６ＧＢ。

二、電子檔案文件級目錄規(guī)范化的難點與根源

吉林省省直機關(guān)單位電子檔案移交與接收工作雖已全面啟動，但受軟硬件條件的制約，半數(shù)以上單位整理移交的電子檔案都是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。

對于電子檔案文件級目錄的規(guī)范化，吉林省檔案局館已采取一系列措施，首先，以文件形式進行規(guī)范，在?通知? 附件２ ?省直單位文書類電子檔案目錄項目與著錄要求? 中對目錄數(shù)據(jù)項目的設(shè)置和填寫規(guī)范進行了詳細規(guī)定。其次，對沒有ＯＡ 或ＯＡ 運行并不順暢的單位，提供電子檔案文件級目錄的ＥＸＣＥＬ 模板及著錄說明。但根據(jù)近兩年來進館電子檔案的質(zhì)檢情況來看，文件級目錄著錄情況仍不容樂觀，問題集中體現(xiàn)在如下幾個方面:

(一) 理解偏差導(dǎo)致的不規(guī)范

２００９ 年以后，國家檔案局先后出臺了?電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求? ?文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案? ?基于ＸＭＬ 的電子文件封裝規(guī)范? ?版式電子文件長期保存格式需求? ?數(shù)字檔案館建設(shè)指南? ?數(shù)字檔案室建設(shè)指南? ?電子文件移交與接收辦法? 等一系列標準辦法，為實施有效的電子文件管理，提供了全面而又可靠的理論依據(jù)和制度保障。但在紙電檔案配套的實踐中，面對電子檔案這種新生事物，由于理解偏差導(dǎo)致的不規(guī)范十分常見。

１ 應(yīng)補位不補位

在ＤＡ/ Ｔ ２２—２０００ ?歸檔文件整理規(guī)則? 中，件號包括室編件號和館編件號，室編件號的編制方法為: 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“１” 開始標注，歸檔文件目錄中的件號填寫室編件號。在?通知?的附件２ 中，是這樣對電子檔案的件號進行規(guī)定的: 從“０００１” 開始排序，不足４ 位應(yīng)用“０” 進行補位。

在實際工作中，很多檔案員在制作電子檔案文件級目錄時，常常誤以為件號與室編件號的著錄規(guī)則相同，不進行補位，導(dǎo)致生成的電子檔號不規(guī)范。同樣的問題也體現(xiàn)在全宗號這一目錄項目上。為保證電子檔案號的唯一性，全宗號是電子檔號的必要組成部分，雖歸檔文件目錄中不包含全宗號這一目錄項目，但電子檔案文件級目錄必須著錄。

２ 附注填寫不規(guī)范

涉密文件、因故不能掃描的文件，均應(yīng)進行規(guī)范附注，各單位在整理目錄時常不進行著錄，或著錄不規(guī)范。電子檔案收集整理的最終目的是為了查找利用，附注著錄了電子檔案中需要解釋和補充的事項，務(wù)必要求完整、規(guī)范。

(二) 經(jīng)驗積習(xí)導(dǎo)致的不規(guī)范

電子檔案整理遵循紙電配套原則，但為了滿足使用公式自動生成電子檔號的要求，電子檔案文件級目錄比歸檔文件目錄(ＤＡ/ Ｔ ２２—２０００ ?歸檔文件整理規(guī)則? 圖Ａ２) 多出了電子檔號、門類代碼、歸檔年度、保管期限、密級和全宗號。在實際操作中，我們通常建議檔案員先制作電子檔案文件級目錄，在此基礎(chǔ)上，再進行刪除、排版，得到歸檔文件目錄。由于檔案員對歸檔文件目錄比較熟悉，在制作電子檔案文件級目錄時，常常先入為主，靠經(jīng)驗判斷，而非對照著錄要求，同樣產(chǎn)生了一系列不規(guī)范現(xiàn)象。

１ 文號著錄使用標號不規(guī)范

文號應(yīng)照實抄錄，但在實際工作中，各單位經(jīng)常使用“ 【　】” 等錯誤符號。

２ 責(zé)任者不著錄全稱

責(zé)任者應(yīng)著錄全稱或規(guī)范簡稱，個別單位在著錄責(zé)任者時省略了省別，或著錄了非規(guī)范簡稱。

３ 日期著錄不規(guī)范

日期應(yīng)著錄８ 位阿拉伯數(shù)字，一些單位常在數(shù)字間加“－” 或“.”，在修改時非常麻煩，也不便于查找利用。

４ 目錄中頁數(shù)項與電子檔案實際頁數(shù)不一致

在?通知? 中，規(guī)定了公文處理單、正本、定稿均需掃描，底稿可不掃描。很多單位在整理電子檔案時，除正本和定稿外仍有保留草稿的習(xí)慣，在掃描時又未進行掃描，導(dǎo)致目錄中頁數(shù)與電子檔案實際掃描頁數(shù)不一致。還有些單位在計算頁數(shù)時，沒有計算公文處理單頁或文件印刷版記頁，導(dǎo)致目錄頁數(shù)項與電子檔案實際頁數(shù)不一致。

(三) 技術(shù)壁壘導(dǎo)致的不規(guī)范

吉林省省直機關(guān)移交文書類電子檔案目前仍采取離線方式，經(jīng)過兩年的實踐，我們發(fā)現(xiàn)很多ＯＡ 系統(tǒng)運行較好的、使用檔案管理軟件管理電子檔案的單位，受技術(shù)限制，導(dǎo)出的文件級目錄也并不規(guī)范。

１ 無縫對接難度大

根據(jù)２０１４ 年吉林省省直機關(guān)單位辦公自動化和電子文件形成情況調(diào)查問卷結(jié)果顯示，約有３３ 家單位使用ＯＡ 系統(tǒng)，雖然這個數(shù)字正在不斷攀升，但運行良好的單位鳳毛麟角。

?通知? 規(guī)定，經(jīng)ＯＡ 系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，需要素齊全，正本、定稿、公文處理單等以ＰＤＦ 格式歸檔，文件級目錄需符合附件２ 要求。

在實際操作中，各單位希望能夠從ＯＡ 中直接導(dǎo)出符合規(guī)范格式的電子檔案，但往往結(jié)果不盡如人意。需要人工進行二次修改，或?qū)霗n案管理系統(tǒng)進行批量修改，無縫對接難度很大，接口開發(fā)需要的費用也比較高。

２ 檔案管理軟件各自為營

在?通知? 出臺前，吉林省省直機關(guān)單位的檔案管理軟件五花八門，各軟件互設(shè)屏障，不兼容其他軟件導(dǎo)出格式。

?通知? 對電子檔案格式進行規(guī)范后，無論檔案管理軟件為何品牌，只需導(dǎo)出符合附件標準的電子檔案全文及目錄文件即可，已購置軟件的單位，大部分已聯(lián)系開發(fā)公司進行升級改造。

縱觀所述，電子檔案文件級目錄規(guī)范化的阻力主要來自以下幾方面: 一是檔案從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，且更換頻繁。很多單位對檔案工作不重視，檔案員往往年齡偏大，且身兼數(shù)職，分身乏術(shù)。二是外包整理把關(guān)不嚴。由于缺乏經(jīng)驗和設(shè)備，很多單位選擇了電子檔案整理外包，外包公司對電子檔案整理規(guī)則不甚了解，整理出的電子檔案更難言高質(zhì)量，且部分選擇外包的單位沒有對整理后的檔案進行嚴格把關(guān)。三是規(guī)則制度滯后。電子檔案是新生事物，很多經(jīng)驗都是通過實踐摸索得來的，就必然在規(guī)則和制度制定上有著一定的滯后性。四是技術(shù)制約。技術(shù)是電子檔案發(fā)展的瓶頸，各單位很難通過自身力量去開發(fā)ＯＡ 系統(tǒng)和接口，購買社會服務(wù)，就必然在經(jīng)濟和技術(shù)上受制于人。

三、做好電子檔案文件級目錄規(guī)范化的對策

電子檔案文件級目錄看似簡單，規(guī)范卻很難，更沒有捷徑可走，筆者認為，應(yīng)在如下幾方面下大力氣，穩(wěn)扎穩(wěn)打，才能步步為營。

(一) 加大培訓(xùn)力度

吉林省省直機關(guān)各單位檔案員年齡普遍偏大，更換較為頻繁，且工作交接情況并不理想。常常是上一個檔案員走了，新的檔案員自己摸索著干。省直機關(guān)各單位對電子檔案業(yè)務(wù)相關(guān)培訓(xùn)有著強烈的需求，作為全省電子文件和電子檔案的宏觀管理者，加大培訓(xùn)力度非常有必要。

２０１６ 年３ 月，吉林省檔案局精心籌備并舉辦了６ 期省直機關(guān)文書類電子檔案整理現(xiàn)場培訓(xùn)會。培訓(xùn)會總結(jié)了近年來省直機關(guān)各單位在電子檔案歸檔移交、接收管理等方面存在的問題，提出了解決辦法。具體講解了使用檔案管理系統(tǒng)及手工進行電子檔案整理的工作流程，有效地提高了檔案人員電子檔案相關(guān)理論知識與實際操作能力，對省直機關(guān)按時保質(zhì)完成年度電子檔案歸檔移交工作產(chǎn)生了積極的促進與保障作用。

(二) 嚴格質(zhì)檢標準

２０１５ 年，在試點的基礎(chǔ)上，吉林省省直機關(guān)文書類電子檔案移交與接收工作全面啟動，吉林省檔案館電子檔案接收量激增，對質(zhì)的要求應(yīng)更加嚴格，及時將質(zhì)檢結(jié)果反饋給移交單位，以質(zhì)檢為鏡子，提高移交單位文件級目錄質(zhì)量及電子檔案掃描質(zhì)量。

(三) 嚴謹制定標準

在?通知? 下發(fā)時，ＤＡ/ Ｔ ２２—２０１５ ?歸檔文件整理規(guī)則? 尚未發(fā)布，吉林省檔案局館擬于出臺?文書類電子檔案移交與接收工作細則?，對?通知? 進行進一步修訂，與時俱進，嚴謹制定標準。

如電子檔案文件級目錄中的件號與歸檔文件目錄的序號，在ＤＡ/ Ｔ ２２—２０１５ ?歸檔文件整理規(guī)則? 中給出了詳細解釋，件號是單件歸檔文件在分類　１７２　 最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用四位阿拉伯數(shù)字表示，不足４ 位的用“０”補齊。序號是歸檔文件順序號。據(jù)此，電子檔案件號和序號的矛盾便迎刃而解。

(四) 加強技術(shù)支持

電子檔案的移交與接收，與信息技術(shù)密切相關(guān)，為更好地進行全省電子文件和電子檔案的宏觀管理，加強技術(shù)支持很有必要。要下大力氣引進和培養(yǎng)技術(shù)人才，懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)，才能制定出最貼切的標準制度，才能更好地為省直機關(guān)電子檔案建設(shè)服務(wù)。