關于民國數字化檔案文件級著錄的幾點認識

隨著全國性的檔案數字化工作的逐步開展，民國檔案的基礎整理工作不斷得到完善和加強，按照國家檔案局的要求，今后民國檔案整理工作的重心將逐步向文件級目錄數據庫的建設轉變。

一、民國檔案電子目錄數據庫的現狀

在新中國成立后的６０ 多年里，檔案工作者在民國檔案整理工作中，遵循檔案形成的客觀規律，依據全宗原則、尊重原整理基礎原則，對民國檔案進行了案卷級的整理工作，逐步建立了包括全宗目錄、案卷目錄、人名目錄、地名目錄等在內的民國檔案目錄體系。

２０ 世紀８０ 年代初，為進一步開發歷史檔案信息資源，為利用者提供系統、準確、全面的檔案信息，滿足社會各方面利用者的需求，國家檔案局于１９８３ 年制定的“檔案事業發展規劃” 中正式提出: “到１９９０ 年建立起全國和省級歷史檔案資料目錄中心。” 并在“檔案事業七五計劃” 中提出以中國第二歷史檔案館為主籌建全國民國檔案資料目錄中心的任務。１９９２ 年４ 月，全國民國檔案資料目錄中心正式成立，由中國第二歷史檔案館具體進行管理。

民國檔案作為目前國內歷史檔案的主體部分，數量浩大，全國約有１ ４萬個全宗，１４００ 萬卷。國家檔案局中央檔案館于１９９９ 年９ 月通知要求: “各省在以省館為依托建設本省民國檔案案卷級目錄數據庫的同時，將數據備份報送全國民國檔案目錄中心。” 根據國家檔案局的要求，全國各省、自治區、直轄市基本完成了本地區各級檔案館的民國檔案案卷級電子目錄數據的采集及報送工作。

隨著民國檔案案卷級電子目錄數據庫的建立與完善，有的檔案館對部分民國檔案形成了重要文件、文件組及案卷級混合目錄，一些重要全宗檔案形成了文件級或文件組級電子目錄。有的檔案館為了更好地開展民國檔案數字化工作，在數字化的同時對民國檔案進行文件級著錄。

二、民國檔案文件級目錄著錄標準

文件級著錄，顧名思義，即一份文件著錄出一個條目。按照國家檔案局檔辦函〔２０１６〕１１１ 號?國家檔案局辦公室關于做好國家重點檔案文件級目錄報送工作的通知?，需要報送的民國檔案文件級目錄著錄項有:

必要項: 檔案館代碼、檔案館名稱、全宗名稱、檔號(全宗號、目錄號、案卷號、文件號)、文件題名、責任者、形成時間、頁數、控制使用標識、語種、載體形態、政權標識、文件附注。

選擇項有: 受文者、文種、起止頁碼、文本、分類號、縮微號、電子文檔號、關鍵詞或主題詞(人物、機構、會議、事件等)、電子畫幅數。

按照國家檔案局的這個最新要求，現在對民國檔案進行文件級著錄，除了必要項之外，選擇項每個檔案館應該按照自己單位的工作需要進行選擇，其中受文者與文種在文件題名中已經概括在內，單獨著錄意義不大。而起止頁碼對于文件級著錄非常關鍵，因為不填文件的起止頁碼，電子檔案管理系統既無法自動對電子檔案進行分夾，也無法進行電子文件的目錄掛接。必須完全準確著錄起止頁碼，電子檔案管理系統才能對電子檔案進行正確的管理并準確提供利用。

民國檔案進行數字化的方式目前主要有兩種: 一種是直接利用電子掃描儀進行紙質檔案數字化，一種是首先對民國檔案進行縮微，再利用膠片掃描儀進行數字化轉換。前者形成的電子檔案頁碼與原檔案頁碼完全相符。而后者因為檔案幅面的大小關系，檔案原頁碼與縮微畫幅起止序號不同，而膠片自動轉換后的電子檔案頁碼使用的是縮微畫幅號。

現行檔案進行數字化，所編頁碼與電子全文信息均是一一對應的。而民國檔案由于檔案載體與裝訂形式的復雜性，裝訂及使用的公文紙張大小不規范，為了防止數字化過程中檔案實體的丟失或全文信息的遺漏，其編頁碼原則均是每張紙編一個頁號，折子檔案有的一頁很長，有的很短，而且間或有很多粘貼的小紙條，這樣縮微拍攝后進行數字化轉換，其數字化全文信息的幅面數量與頁碼數量會有很大的差距。因此，對這部分電子檔案進行文件級著錄時的起止頁碼，應填寫該件檔案在電子圖像中畫幅序號的起始號和終止號。

三、檔案的分件

現存歷史檔案的實體多為案卷，因同一主題或相關聯事件被收存于一起，由若干件文件共同組成。民國檔案文件級目錄著錄要遵循“一事一條” 的原則，因此進行文件級著錄首先要解決分件的問題。

所謂一份文件，包括:

１ 正文與底稿；

２ 正文與附件；

３ 批復與請示(包括指令與呈、批與呈