針對企業(yè)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中存在的障礙和問題，必須研究對策，加以解決，否則就會(huì)因電子文件難以管理而阻礙辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，電子文件也會(huì)因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失。因此，在實(shí)施檔案數(shù)字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
（一）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各企業(yè)日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄人、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作目管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、企業(yè)分類管理等，從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享能力。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)。針對企業(yè)中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無縫集成。
針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存工作的發(fā)展以及數(shù)字檔案特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。對于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
（三）建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這一方面要求管理者具有很強(qiáng)的分析能力，對一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大且的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識(shí)，提高電子文件管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。
今后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步的發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。也許再過5—10年，我們已不需建立高大的檔案室，幾十年甚至上百年的館藏都壓縮到幾張小小的光盤里。這并不是幻想，而是即將實(shí)現(xiàn)的藍(lán)圖。
