強(qiáng)化員工培訓(xùn)——對(duì)從事檔案數(shù)字化前整理工作的外包公司的建議

作為中國(guó)第二歷史檔案館(以下簡(jiǎn)稱“二史館” ) 的一名老員工，我從事整理工作二十多年，目前在檔案數(shù)字化前整理工作的第一線，具體負(fù)責(zé)其中一個(gè)工作間的管理工作。幾年來(lái)，我既非常高興地看到目前的民國(guó)檔案數(shù)字化工作取得了極其巨大的成績(jī)，整體工作在非常迅速地推進(jìn)，又時(shí)常憂心于部分檔案整理質(zhì)量的不佳，為自己及整理處項(xiàng)目組所做的指導(dǎo)、檢查工作不能涵蓋所有檔案前整理工作而感到失落和不安。具體原因則在于檔案數(shù)字化工作大部分已由外包公司承擔(dān)，外包公司的引入有利有弊，如何能夠更好地管理外包公司，是一個(gè)很大的難題。其中最重要的，則在于人。工作由人來(lái)做，工作質(zhì)量由人來(lái)決定，高素質(zhì)的人造成高質(zhì)量的工作。強(qiáng)化員工培訓(xùn)，造就高素質(zhì)人員，是重中之重。

一、外包公司必須把人員培訓(xùn)作為工作的重心

(一) 民國(guó)檔案的特點(diǎn)使數(shù)字化前整理工作難度較大

民國(guó)檔案是民國(guó)歷史的原始記錄和真實(shí)憑證。雖然民國(guó)時(shí)期是距離我們最近的歷史時(shí)期，但留存的檔案文書與現(xiàn)行文書有很大差別。第一，民國(guó)文書在字體上均為繁體字，且異體字、行書、草書等非常多，給識(shí)別造成很大困難；第二，民國(guó)文書大多是豎排文字，與現(xiàn)在的閱讀習(xí)慣不同；第三，民國(guó)文書文言和白話混雜，沒(méi)有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，給斷句理解造成一定困難；第四，民國(guó)檔案的文種如令、訓(xùn)令、指令、布告、任命狀、呈、函、批等，與現(xiàn)代所使用的文種相差較大。

二史館集中典藏民國(guó)歷屆中央政府及直屬機(jī)構(gòu)檔案，案卷數(shù)量龐大，內(nèi)容繁雜，時(shí)間跨度極大，不僅涵蓋１９１２ 年至１９４９ 年整個(gè)民國(guó)時(shí)期，甚至有清朝文書。立檔成卷機(jī)構(gòu)多，各個(gè)機(jī)構(gòu)全宗之間在形成時(shí)間、機(jī)構(gòu)職能、案卷數(shù)量、文書主體、載體狀況、往年整理基礎(chǔ)等方面存在相當(dāng)大的差異。

民國(guó)時(shí)期對(duì)外交往較多，與世界大多數(shù)國(guó)家政府機(jī)構(gòu)、公司、個(gè)人均有文書往來(lái)，民國(guó)檔案中英語(yǔ)為主要外語(yǔ)，也不乏日語(yǔ)、法語(yǔ)、德語(yǔ)、俄語(yǔ)等語(yǔ)種，正規(guī)函件印刷體較多，但也有部分為手寫，辨認(rèn)極其困難。

實(shí)體檔案方面，民國(guó)檔案基礎(chǔ)狀況普遍不佳，紙質(zhì)差，破損、霉變較多。

這都給民國(guó)檔案數(shù)字化前整理工作帶來(lái)很大困難。

(二) 外包公司人員的檔案前整理工作能力亟待加強(qiáng)

能夠在檔案數(shù)字化競(jìng)標(biāo)中中標(biāo)的公司都應(yīng)該是國(guó)內(nèi)比較有實(shí)力的公司，具有一定的資質(zhì)和相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)，但是，“外包公司并不是像很多人看到的那樣: 檔案業(yè)務(wù)外包公司的實(shí)力很強(qiáng)、人員素質(zhì)也非常高。我所在公司在我沒(méi)去之時(shí)，僅有幾個(gè)人是檔案專業(yè)的學(xué)生，其余的都是專科學(xué)生，而且，還不是檔案專業(yè)的。即便是檔案專業(yè)、歷史專業(yè)的學(xué)生，也大都是新畢業(yè)的學(xué)生，他們對(duì)檔案的熟悉仍需要一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。為了降低成本，有的人員甚至不是大學(xué)生，這就不易保證加工質(zhì)量”。

進(jìn)入中國(guó)第二歷史檔案館的外包公司又如何呢?

１ 現(xiàn)有人員學(xué)歷較低，基本是專科院校的學(xué)生，學(xué)歷為大專；

２ 現(xiàn)有人員在專業(yè)方面基本不對(duì)口，民國(guó)檔案整理需要?dú)v史、檔案等專業(yè)畢業(yè)的人員，但很多外包公司人員專業(yè)為理工科；

３ 現(xiàn)有人員外語(yǔ)能力薄弱，雖然有些能提供英語(yǔ)四級(jí)證書，卻無(wú)法看懂英文檔案，更不用說(shuō)其他語(yǔ)種；

４ 人員流動(dòng)性相對(duì)較大，外包公司為了節(jié)約開支，薪資待遇一般，提升空間也很小，這就使人員流動(dòng)性較大；

５ 有能力的人招不進(jìn)，招來(lái)的能人也留不住。

(三) 外包公司的人員現(xiàn)狀，導(dǎo)致了在檔案數(shù)字化前整理工作中，出現(xiàn)較多的質(zhì)量及管理問(wèn)題

１ 文字方面錯(cuò)誤，包括發(fā)音相似、字形相似、繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換、多字漏字等；

２ 語(yǔ)句通順情況，包括語(yǔ)序顛倒、重復(fù)、成分殘缺等；

３ 歷史常識(shí)錯(cuò)誤，包括機(jī)構(gòu)名稱、人名、職務(wù)等錯(cuò)誤；

４ 英語(yǔ)檔案完全看不懂，即使依靠字典也不能理解的有很多，而德文、法文、俄文等甚至分不清，語(yǔ)種標(biāo)不出；

５ 管理水平的缺陷，包括工作量的平衡問(wèn)題；對(duì)整體工作的看法和做法；與館方項(xiàng)目組的溝通差，不服從館方安排，片面強(qiáng)調(diào)公司制度；等等。

作為數(shù)字化前整理項(xiàng)目組的管理人員，面對(duì)這樣的情況也很無(wú)奈。既然無(wú)法改變公司及人員現(xiàn)狀，只有對(duì)外包公司提出更高的人員培訓(xùn)要求，外包公司必須把人員培訓(xùn)作為工作的重心。

二、外包公司現(xiàn)有人員培訓(xùn)分析

經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組的一再要求，外包公司初步建立了一套培訓(xùn)制度。

(一) 外包公司培訓(xùn)制度簡(jiǎn)介

１ 主要培訓(xùn)內(nèi)容

一是安全培訓(xùn)；二是整理新人學(xué)習(xí)整理規(guī)范，包括時(shí)間項(xiàng)、備注欄、備考表的填寫及重復(fù)文件的處理；三是擬寫標(biāo)題培訓(xùn)，包括辨別責(zé)任者、受文者，分析事由，學(xué)習(xí)文種及行文關(guān)系，了解結(jié)尾詞及公文用語(yǔ)，知曉案卷標(biāo)題符號(hào)運(yùn)用。

２ 培訓(xùn)時(shí)間

一般新人為期１ 個(gè)月。安全培訓(xùn)入職當(dāng)天１ 小時(shí)，整理規(guī)范學(xué)習(xí)１ 星期，擬寫標(biāo)題培訓(xùn)３ 個(gè)星期。

３ 培訓(xùn)方式

實(shí)體檔案講解、閱讀各項(xiàng)規(guī)則、實(shí)際操作及考試。

(二) 優(yōu)點(diǎn)

１ 新進(jìn)員工在實(shí)際工作條件下參加培訓(xùn)，有利于熟悉工作環(huán)境；

２ 培訓(xùn)內(nèi)容與檔案數(shù)字化前整理工作結(jié)合緊密，培訓(xùn)后，新進(jìn)員工可以馬上從事自己的工作；

３ 由小組負(fù)責(zé)人員指導(dǎo)學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，新進(jìn)員工可以根據(jù)需要隨時(shí)從小組負(fù)責(zé)人員那里得到幫助，直到能夠達(dá)到工作要求的水平；

４ 新進(jìn)人員可以盡快進(jìn)入工作。

從實(shí)際操作層面看，外包公司實(shí)行的這一套培訓(xùn)制度還是比較有成效的，從完成的工作質(zhì)量情況來(lái)看還比較令人滿意，不合格率大幅下降，工作進(jìn)度也得到了保證。

(三) 不足之處

由于外包公司的實(shí)際情況限制，導(dǎo)致培訓(xùn)存在很多不足之處。我將外包公司的培訓(xùn)形容為流水培訓(xùn)。

流水培訓(xùn)，一是指人員變動(dòng)，公司對(duì)員工的培訓(xùn)就像吃流水席一樣，走一個(gè)招一個(gè)，來(lái)一個(gè)培訓(xùn)一個(gè)，人員如流水，培訓(xùn)也如流水；二是指培訓(xùn)內(nèi)容像流水一樣，平而單調(diào)；三是指新進(jìn)人員工作一段時(shí)間后，看不到什么進(jìn)步，工作水平和剛接受過(guò)培訓(xùn)時(shí)差不多，像流水一樣平，沒(méi)有出現(xiàn)穩(wěn)步增長(zhǎng)的情況。

具體問(wèn)題有:

１ 培訓(xùn)內(nèi)容單一，局部、片面、就事論事，僅僅解決整理中編目存在的簡(jiǎn)單問(wèn)題；

２ 培訓(xùn)方式單一，講課加考試型，枯燥、易引起員工反感；

３ 忽視工作中的持續(xù)培訓(xùn)，外包公司的培訓(xùn)工作完全是在項(xiàng)目組的壓力之下進(jìn)行的，對(duì)老員工的培訓(xùn)不重視，認(rèn)為可有可無(wú)，不把其列入公司的工作日程，只知埋頭干活，培訓(xùn)時(shí)間沒(méi)有保證，只在出現(xiàn)嚴(yán)重整理問(wèn)題受到館方項(xiàng)目組批評(píng)時(shí)才會(huì)舉行一些學(xué)習(xí)，是非常被動(dòng)的行為，至今也不見(jiàn)好轉(zhuǎn)。

這些問(wèn)題的存在使公司員工水平得不到提高，整理問(wèn)題一再出現(xiàn)。

三、對(duì)強(qiáng)化外包公司人員培訓(xùn)的建議

(一) 重新認(rèn)識(shí)培訓(xùn)

培訓(xùn)是什么? 一般而言，培訓(xùn)是一種有組織的知識(shí)傳遞、技能傳遞、標(biāo)準(zhǔn)傳遞、信息傳遞、信念傳遞、管理訓(xùn)誡行為，是給新員工或現(xiàn)有員工傳授其完成本職工作所必需的正確思維認(rèn)知、基本知識(shí)和技能的過(guò)程。

明顯可以看出，檔案前整理外包公司對(duì)培訓(xùn)的認(rèn)識(shí)就是“缺什么，補(bǔ)什么”，著眼于員工的“應(yīng)知” “應(yīng)會(huì)” 及操作技能掌握、基本知識(shí)應(yīng)用、解決具體問(wèn)題能力等方面的“補(bǔ)缺” 培訓(xùn)，以知識(shí)傳遞、技能傳遞、標(biāo)準(zhǔn)傳遞為主，時(shí)間則側(cè)重上崗前。公司沒(méi)有認(rèn)識(shí)到: 培訓(xùn)最終的效果體現(xiàn)，必然是通過(guò)培訓(xùn)帶來(lái)的思維和行為的改變，這些改變，需要通過(guò)信息傳遞、信念傳遞、管理訓(xùn)誡行為等一系列涉及價(jià)值觀、職場(chǎng)正確認(rèn)知等方面的培訓(xùn)，而外包公司對(duì)此的涉及很少，甚至完全沒(méi)有。沒(méi)有正確的價(jià)值觀和職場(chǎng)認(rèn)知，很難期待思維和行為的長(zhǎng)遠(yuǎn)改變，甚至不能穩(wěn)定員工隊(duì)伍。

在檔案前整理過(guò)程中屢次出現(xiàn)的字詞問(wèn)題、語(yǔ)句問(wèn)題，與其說(shuō)是水平問(wèn)題，不如說(shuō)是對(duì)工作的重視問(wèn)題，對(duì)工作的認(rèn)真態(tài)度。

(二) 重新認(rèn)識(shí)培訓(xùn)的目的

檔案前整理外包公司進(jìn)行培訓(xùn)的主要目的就是在各個(gè)工作崗位上做到后繼有人，能夠不斷有合格的人員去頂替空缺的崗位，使外包公司能在本期完成合同。這樣理解過(guò)于狹隘，我認(rèn)為，至少包括４ 個(gè)方面:

１ 為了檔案數(shù)字化前整理工作質(zhì)量更高，提高員工的工作表現(xiàn)水平；

２ 使外包公司的檔案數(shù)字化前整理工作生產(chǎn)率明顯地提高；

３ 為了外包公司更好的發(fā)展，使企業(yè)能在全國(guó)檔案數(shù)字化前整理這個(gè)大市場(chǎng)上獲得更多的合同；

４ 為了外包公司員工個(gè)人更好的發(fā)展。

前３ 個(gè)目的公司比較認(rèn)同，而對(duì)于第四個(gè)目的則大多不以為然，公司很少考慮員工自身發(fā)展的要求。這使員工對(duì)于培訓(xùn)并不積極，收效也并不理想。公司培訓(xùn)要有超前性，其目標(biāo)不僅僅是培養(yǎng)現(xiàn)實(shí)人才，還要培養(yǎng)未來(lái)人才；不僅是為本公司培養(yǎng)人才，還要為社會(huì)培養(yǎng)人才；不僅能使員工為公司所用，而且有利于員工自己將來(lái)的工作、生活。

公司只有重視對(duì)員工個(gè)人職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)，使培訓(xùn)也為員工個(gè)人事業(yè)發(fā)展做準(zhǔn)備，這樣的培訓(xùn)，才會(huì)變“要你培訓(xùn)” 為“我要培訓(xùn)”，才能取得比較理想的效果。

(三) 重新規(guī)劃培訓(xùn)

檔案前整理外包公司要以目前比較簡(jiǎn)單的培訓(xùn)為基礎(chǔ)，向更加多樣、負(fù)責(zé)的培訓(xùn)發(fā)展。我建議:

１ 加強(qiáng)在崗培訓(xùn)

針對(duì)已經(jīng)具有一定檔案前整理工作水平，工作了一段時(shí)間的員工，要有新的在崗培訓(xùn)規(guī)劃。

２ 增加培訓(xùn)內(nèi)容

在以上介紹的必需的安全培訓(xùn)、學(xué)習(xí)整理規(guī)范、擬寫標(biāo)題培訓(xùn)外，還需要細(xì)化文書學(xué)知識(shí)學(xué)習(xí)；系統(tǒng)學(xué)習(xí)晚清、民國(guó)歷史；學(xué)習(xí)管理知識(shí)，深入了解工作流程和溝通；加強(qiáng)工作價(jià)值觀的培訓(xùn)，了解工作對(duì)于他人、社會(huì)和自己的意義。

３ 利用社會(huì)培訓(xùn)資源

目前外包公司的培訓(xùn)師就是工作了一兩年的老員工，他們有比較豐富的檔案前整理工作經(jīng)驗(yàn)，掌握了很多整理技巧，也知道整理環(huán)節(jié)的一些關(guān)鍵點(diǎn)，是外包公司不可多得的人才，整理質(zhì)量也比較讓人放心。但是，他們整體學(xué)術(shù)水平不高，對(duì)文書、檔案、歷史、管理的認(rèn)識(shí)很有限，是否能在公司長(zhǎng)期工作也令人懷疑。因此，他們也只能負(fù)責(zé)新進(jìn)人員的培訓(xùn)工作，更高層次的培訓(xùn)沒(méi)有能力去做。這就需要外包公司去外界，到社會(huì)上去尋找培訓(xùn)資源。南京的大學(xué)高水平的老師非常多，尤其南京大學(xué)歷史系的民國(guó)研究更是全國(guó)知名，公司尋求幫助很容易。

４ 在多樣化的培訓(xùn)方式中，增加研討法的比重

目前外包公司采取的培訓(xùn)方式主要是講授法、閱讀法、演示法和研討法。講授法是培訓(xùn)師通過(guò)語(yǔ)言表達(dá)，系統(tǒng)地向新進(jìn)人員傳授檔案整理知識(shí)；閱讀法是新進(jìn)人員通過(guò)閱讀整理規(guī)則、已錄入案卷?xiàng)l目等來(lái)學(xué)習(xí)整理；演示法是老員工向新進(jìn)人員演示如何去整理案卷，使新人能夠直觀地了解整理工作；研討法是公司組織員工一起學(xué)習(xí)討論新的整理規(guī)則、館方項(xiàng)目組指出的問(wèn)題等。

這幾種方式各有特點(diǎn)，各有優(yōu)勢(shì)，需要配合使用。增加研討法的比重，是因?yàn)槠涓囵B(yǎng)工作人員的基本素質(zhì)，要求會(huì)表達(dá)、善傾聽、能總結(jié)，有效鍛煉員工的邏輯思維能力、語(yǔ)言能力和向別人學(xué)習(xí)的能力。

(四) 外包公司的其他管理配套措施要跟上

培訓(xùn)作為人力資源開發(fā)和管理的一種手段，非常重要，也會(huì)有一定的效果。但如何鞏固培訓(xùn)的效果，就不是培訓(xùn)能夠解決的了。這必須依賴公司的其他管理配套措施。

從我觀察的外包公司的情況，我認(rèn)為不樂(lè)觀。因?yàn)榉N種原因，公司的短期行為較為嚴(yán)重，不能給員工提供長(zhǎng)期工作合同，員工晉升晉級(jí)通道狹窄，職業(yè)生涯的天花板很低，等等。這是外包公司需要認(rèn)真思考、努力解決的問(wèn)題。

檔案數(shù)字化工作在不斷深入，下一階段工作——檔案文件級(jí)目錄的著錄在全國(guó)各地已經(jīng)或即將開展，對(duì)承擔(dān)具體前整理工作的外包公司及員工的要求也越來(lái)越高，在這種情況下，我再次建議外包公司做好培訓(xùn)工作，也希望各檔案館局能對(duì)外包公司的培訓(xùn)工作有更嚴(yán)格的要求。