檔案數字化前整理中全宗背景知識的重要性

隨著館藏檔案數字化進程不斷推進，業務外包已經成為數字化前整理工作不可或缺的一種模式。但是在民國檔案數字化前整理工作中，由于外包公司員工素質參差不齊，在歷史知識方面有不同程度的欠缺，特別是對檔案全宗背景知識缺乏了解，影響了案卷整理編目的速度和質量。因此，加強全宗背景知識學習，提升整理編目工作人員的全宗背景知識素養至關重要。

一、全宗背景知識的主要內容及其來源

全宗是指一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯系的文件整體。全宗背景知識是指和全宗緊密相關的歷史知識，是了解一個全宗概況的基礎。全宗背景知識可以具體劃分為４ 個方面: 一是組織機構演變，包括機構成立、合并、增撤時間。二是內部機構的設立情況，包括內設機構的基本職能、執掌范圍。三是與此相關的重要的人物、事件、地名等信息。四是全宗內檔案內容與成分介紹，它們都是擬寫案卷標題時重要的參考信息。

當前民國檔案全宗背景知識的內容主要來源于中國第二歷史檔案館(以下簡稱“二史館” ) 參與編輯的全宗指南，例如，?民國時期中央國家機關組織概述? ?中國第二歷史檔案館指南? ?中國第二歷史檔案館簡明指南??民國人物大辭典? ?中華民國史檔案資料匯編? ?中國國民黨大事典? 等，另外還會以?民國職官年表? ?辭海? 等圖書作為補充。全宗背景知識為檔案工作人員熟悉檔案全宗內容與成分提供了線索，對于提高檔案整理編目的水平具有重要的參考價值。

二、全宗背景知識對整理編目的重要性

檔案外包公司雖然在技術和設備上都非常專業，但公司整理人員大多從社會上臨時招聘，缺乏民國檔案整理經驗，在分卷順號、編制標題等專業性較強的環節中的操作不夠規范，影響整理成果的質量。全宗背景知識能夠彌補他們在歷史學、檔案學等方面知識的不足，使標題質量更加精良，整卷成果更為科學。

通過了解組織機構演變沿革，可以考證案卷起止時間。實業部四二二(２) 第２４４６ 份案卷的標題為“實業部改進川粵兩省蠶絲計劃”，工作人員在案卷中找不到直接的時間信息，無法標注案卷的起止時間。于是他們查閱了工具書?中國第二歷史檔案館指南?，發現實業部于１９３１ 年成立，１９３８ 年１月撤銷。蠶絲改良委員會被全國經濟委員會在１９３６ 年７ 月劃歸給實業部。由此可以考證出此份案卷的起止時間為１９３６ 年７ 月與１９３８ 年１ 月，彌補了案卷時間項的信息空白。

通過了解內設機構執掌范圍，可以規范案卷標題信息。實業部四二二(１) 第３１８２ 份案卷的標題為“農業實驗所撥借長短期江浙絲業公債案”，項目管理組在質檢時發現標題中責任者“農業實驗所” 機構名稱不齊全，不利于利用者檢索信息。通過調閱檔案實體，查考“實業部機構層級框架表”，發現“農業實驗所” 全稱應為“中央農業試驗所”，且是實業部的下屬機構。因此，我們將標題補充為“實業部中央農業試驗所撥借長短期江浙絲業公債案”，使標題更加完整、準確。

通過了解全宗檔案內容成分，可以提高整卷的科學性。四二二(１) 為實業部內設機構總務司的檔案，卷宗內容涉及總務司方方面面的事務。其中，第２４８ 卷整理前標題為“本京國貨陳列館陳彭接收交代案”，案卷超過５００頁，卷身厚重，內容雜亂。整理人員根據對卷內移交接收內容的了解，調整了文件順序，將此卷分成了１５ 份案卷。分別歸納出“實業部國貨陳列館新任館長彭伯勛與舊任館長陳少甫交接案” “實業部國貨陳列館所有經營款項收支四柱總清冊” 等新標題，使每份案卷主題明確、內容清晰、薄厚適當。

三、注重員工全宗背景知識素養的培養

掌握全宗背景知識是對外包工作人員最基本的知識要求，它能切實提高外包人員現場整理編目的水平和速度。作為項目啟動前重要的知識儲備，全宗背景知識已成為員工業務培訓中的一項重要內容。同時，項目管理組根據實際需要制作了機構層級框架表，為工作人員進一步把握全宗概況梳理了思路。

系統學習全宗背景知識，提升工作人員的業務素質。新的全宗項目啟動前，項目管理組以參考指南為基礎，結合其他工具書，利用網絡資源，制作成全宗背景知識材料，納入外包公司員工的業務培訓中。以實業部全宗為例，項目管理組綜合參考指南中關于實業部的介紹，制作了培訓材料: 實業部由工商、農礦兩部于１９３１ 年１ 月合并成立，隸屬行政院，掌管全國實業行政事務。歷任部長為孔祥熙、陳公博等。內部機構設有秘書、參事、技術３ 廳，總務、農業、漁牧、工業、商業、礦業、勞工７ 個司，１９３５ 年增設合作司。１９３８ 年１ 月，實業部撤銷，其業務移交經濟部接辦。

制作脈絡清晰的圖表，促進對全宗背景知識的理解。項目管理組在操作現場配備了種類齊全的全宗指南，引導操作人員勤用、善用。對于內部機關眾多或者權屬關系復雜的全宗，管理組還制作了機構層級框架表，簡單明晰地展現全宗內各機構間的關系。以實業部為例，實業部職掌全國實業行政事務，內設部門較多，所設委員會下轄數十個機構，機構關系復雜，操作人員反映在分卷、擬寫標題時有些吃力。為了幫助工作人員了解機構設置概況，使部門間的權屬關系一目了然，項目管理組以上述參考指南為基礎，專門制作了“實業部機構層級框架表”，發放給整編人員以便查考。

總之，全宗背景知識對于提高檔案整理編目質量是至關重要的。今后，整理編目處項目管理組會繼續聯合外包公司陸續做好全宗背景知識點的收集、整理、培訓、指導工作，提升外包工作人員全宗背景知識素養，強化整理技能，為科學提高整理編目水平提供重要保證。