談檔案整理工作中對涉密文件材料的監控

在立檔單位日常的檔案整理工作中，對涉密文件材料的處理是一個繞不開的問題，對檔案中的涉密文件材料進行監控是整理工作中的應有之義。本文所提的“涉密” 主要是指按照?中華人民共和國保守國家秘密法? 的規定文件材料內容被定為國家秘密(分為絕密、機密、秘密３ 個等級)。在現實工作中，對涉密文件材料的處理有兩種錯誤傾向: 一是不加監控，與非涉密文件材料混合在一起整理、數字化甚至上網，對其中涉密文件材料的內容、數量和涉密級別等情況一點也不掌握；二是不問涉密文件材料是否屬于歸檔和向檔案館移交的范圍，一律不進行歸檔和整理，割斷文件材料之間的聯系，破壞檔案的齊全完整。

這兩種傾向都是有害的，第一種傾向無視公務檔案的機要性特征，往往容易造成失、泄密事故的發生，產生危害檔案信息安全的嚴重后果。第二種傾向則無視涉密程度將隨著時間推移逐步衰減的客觀規律和文件之間密不可分的有機聯系，人為地割斷歷史，破壞歷史原貌。

一、檔案整理工作中加強對涉密文件材料監控的重要性

加強對涉密文件材料的監控是檔案整理工作的應有之義。鑒于由于監控不嚴而導致發生檔案失、泄密嚴重事故的慘痛教訓，廣東省檔案局于２０１４ 年６ 月專門印發文件，對涉密文件材料的密級變更和解密清理工作提出要求，使檔案整理工作中對涉密文件材料的監控有了相應的依據和處理方法。在檔案整理工作中通過挑密、辦理變更和解密等做法加強對涉密文件材料的監控，可滿足以下３ 個方面的要求

(一) 便于檔案的開放鑒定

文件的涉密程度隨著時間的推移不斷衰減乃至文件的內容最終可向社會大眾公開是客觀規律。當然實現這一過程需要一定的時間。按照保密行政管理部門的要求和從實際工作中所反映的這一規律發生作用所表現的情況來看，已經解密也不等于就可以隨即公開，甚至要暫時視同密件管理。也就是說，涉密文件材料密級的變更和解密是對涉密文件材料進行監控的重要內容，按照一定的規章制度對涉密文件材料進行解密處理是對檔案進行開放鑒定的必要前提。

(二) 便于對國家保密法律法規的執行

通過挑密和專柜、專庫保管涉密文件材料等手段，真正實現按照涉密程度對檔案進行分類管理和對涉密檔案進行重點保護，可避免涉密和非涉密文件材料混雜在一起產生的種種失、泄密隱患，使對國家保密法律法規的執行落到實處。

(三) 便于分類開展檔案的數字化工作

“存量數字化” 是建設數字檔案館和數字檔案室的必然要求，但現實中僅靠檔案館或檔案室自身的力量往往難以達到這一要求。為此選擇外包加工成為檔案館和檔案室的普遍做法。但按照國家檔案行政管理部門的相關規定和現實保密工作的需要，檔案中的涉密文件材料的數字化是不宜進行外包加工的。因此，在將檔案進行數字化外包加工前必須先采取挑密、解密等監控措施，將涉密文件材料區分出來，另行存放或由本單位人員單獨進行數字化加工。

二、整理工作實踐中對涉密文件材料進行監控的做法

目前在檔案整理工作中可從以下５ 個方面做好對涉密文件材料的監控:

(一) 認真執行新的?歸檔文件整理規則?

２０１５ 年１０ 月２５ 日，國家檔案局發布了新的?歸檔文件整理規則? (ＤＡ/Ｔ ２２—２０１５)，代替２０００ 年發布的?歸檔文件整理規則? (ＤＡ/ Ｔ２２－２０００)。其中對于編目的要求，在歸檔文件目錄中設置了“密級” 這一項目，指出“文件密級按文件實際標注情況填寫”。這就為今后的檔案整理編目工作中如何對待涉密文件材料提出了新的操作規范，為涉密文件材料清理工作提供了方便。為了有效監控涉密文件材料，所有從事檔案整理編目工作的人員都應認真、嚴格執行這一規范。

(二) 在檔案整理工作中同步進行涉密文件材料的清理，盡可能及時辦理文件密級變更或解密手續

如前所述，文件的涉密程度是隨著時間的推移而不斷衰減的，在現實工作中就表現為維持文件的密級是有一定期限限制的，到期自動解密或降密是保密工作的常態，當然這需要定密部門以一定的方式予以確認。現在，保密行政管理部門對定期進行國家秘密變更、解密清理工作和落實定密制度也日益加以重視，如廣東省保密行政管理部門每年都發布按年度進行文件密級變更、解密清理工作的通知，這就為檔案部門解決涉密文件材料的管理問題提供了有利條件。因此，在檔案整理工作中就應結合進行涉密文件材料的密級變更、解密清理工作，而不是把這項工作完全放在整理編目完畢后或即將移交檔案館前才進行。

為做好這項工作，就需要檔案部門與本單位保密部門、定密部門互相密切配合，對文件密級的變更、解密或維持原定密級的狀況予以確認，并在相關文件的首頁加以一定的標識，為以后的涉密檔案材料的管理提供便利。

(三) 強化對涉密文件材料目錄信息的編制和管理

在檔案整理過程中，根據涉密信息系統的完備程度，區分兩種方式對涉密目錄信息進行處理:

如檔案目錄的編制工作是在涉密計算機中進行的，則涉密文件材料與非涉密文件材料按照有關規則一同著錄完整的目錄信息。

如檔案目錄的編制工作是在非涉密計算機中進行的，則涉密文件材料在解密前，其題名與文號均不宜在內部計算機或聯通互聯網的計算機中存儲、處理。此時應以“年度—密—序號” 的表示方式作為代碼標識(如２０１６ 年第一件涉密歸檔文件的代碼為: ２０１６—密—１) 著錄歸檔文件目錄中涉密文件材料的“題名” 項，同時在涉密計算機上編制“密件目錄與檔號對照表” (見下表所示)。在向檔案館移交檔案時，該對照表需一并移交。

(四) 做好數字化前對涉密文件材料的進一步排查和解密清理結論復核

在對紙質檔案真正開始數字化前，應對檔案整理過程中密級變更和解密清理工作的成果進行一次復核，對發現判斷有誤的進行糾正，對此時發現可以解密的補辦解密手續，并采取涉密文件材料和非涉密文件材料分開裝盒保管、涉密文件材料單獨使用保密柜保管等措施以確保安全。

(五) 適當地進行“文件檔” 與“原始檔” 的分離

本文所稱“文件檔”，是指正式印發使用的文件正本，“原始檔” 則是指除了文件正本外，還包括文件的定稿、歷次修改稿及使用的依據性材料、電子文件的元數據等在內的全部材料。在現實工作中，“文件檔” 往往可以公開發布、使用，而“原始檔” 則因往往含有不宜公開的甚至涉密的內容而需限制在一定范圍內使用。自２００８ 年５ 月?中華人民共和國政府信息公開條例?實施以來，政府文件信息“公開是原則，不公開是例外” 已成為常態。因此，為便于實現政務公開和監控好涉密文件材料，無論是整理紙質文件材料還是歸檔電子文件的時候，都應注意適當區分“文件檔” 和“原始檔”，也就是:一要確保“原始檔” 完整、齊全和信息安全，尤其是其中涉密文件材料的安全，在相當長的時間內須在一定范圍內控制使用；二要將符合政務信息公開需要，理應公開的“文件檔” 復制或印刷多份，制成文件匯編，通過提供開架閱覽或上傳公眾信息網等方式，滿足社會公眾利用可公開政務文件信息的需要，從而做到政務信息公開和涉密文件材料的監控“兩不誤”。

三、檔案整理工作中對涉密文件材料監控的保障措施

為了確保檔案整理工作中對涉密文件材料的有效監控，除了在具體工作實踐中認真采取切實措施外，還應從檔案工作人員業務培訓、檔案工作日常業務指導和評估、移交檔案館前檔案質量檢查等３ 個方面加以保障。

(一) 將涉密文件材料的監控工作作為檔案工作人員業務培訓的重要內容

從近年檔案工作實踐的發展趨勢來看，對涉密文件材料的監控越來越成為檔案工作的重要內容。雖然涉密文件材料的密級變更和解密清理工作主要由保密部門負責，但它與檔案工作有著密不可分的聯系，甚至已成為檔案工作的一部分。涉密文件材料監控工作的成效直接影響著后續的檔案數字化、檔案開放鑒定和檔案利用工作等環節，這種影響是不容忽視的。因此，對涉密文件材料的監控就應成為檔案工作人員業務培訓的重要內容，作為檔案整理工作業務培訓課程的重要一章，或開設專門課程，請保密行政管理部門的專家或資深的實際工作人員授課，或開展現場教學，傳授、講解文件密級變更、解密清理和日常監控的重要意義、原則和要點，培養必要的保密意識和保密工作技能，為做好這項工作打好基礎。

(二) 將涉密文件材料的監控工作的成效作為對檔案工作日常業務指導和評估的重要內容

如前所述，對涉密文件材料的監控已成為檔案工作的重要內容，那么對該項工作的指導也理應成為檔案行政管理部門對檔案工作業務指導的重要內容。為此業務指導部門應加強對該項工作的調研，摸清情況，并加強與保密行政管理部門的溝通，通過分析研究，集思廣益，有針對性地提出指導意見和政策，引導檔案部門抓好該項工作。同時也要將對涉密文件材料的監控工作作為對檔案部門業務工作評估的重要內容，制定科學的評價標準，在其中賦予一定的分值比例，認真衡量該項工作成效的好壞，以推動該項工作持續深入地開展下去。

(三) 將對進館檔案中涉密文件材料的監控成果作為移交檔案館前質量檢查的重要內容

檔案館在接收檔案進館前，有關業務部門除了檢查檔案的收集、整理和鑒定等質量外，對涉密文件材料監控成果的檢查也應是檔案進館前質量檢查的重要一環，這其中主要的是檢查進館檔案中涉密文件的密級變更和解密清理工作。檢查的內容包括: 一是詢問進館檔案中是否含有密級文件；二是檢查移交單位是否編制“密件目錄與檔號對照表”，表中的項目是否填寫齊全，如未填寫則請移交單位說明原因；三是檢查密級已變更或解密的文件首頁是否加蓋保密行政管理部門規定的標識。

通過對檔案移交進館前對其中涉密文件材料監控工作情況的檢查，也能有效推動檔案形成單位做好以文件密級變更和解密清理為主要內容的涉密文件材料監控工作。