檔案數(shù)字化前處理工作的內(nèi)容和方法

做好檔案數(shù)字化前處理工作(以下簡稱前“處理工作” )，首先要制定前處理工作的標準及規(guī)范，確定前處理的工作要求、流程及內(nèi)容，根據(jù)標準及規(guī)范，充分利用原案卷的基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，以開放利用為目的，對檔案進行整理、目錄數(shù)據(jù)修改與補充、掃描件的選擇、分件整理等。對一些專題檔案，還需依據(jù)檔案內(nèi)容編寫加工方案。

前處理工作是為了確保檔案實體整理科學規(guī)范，數(shù)據(jù)著錄齊全完整，掃描對象具體明確，最終實現(xiàn)數(shù)字化成果開放利用。前處理工作的主要內(nèi)容是完善和規(guī)范著錄項、檔案掃描件的選擇、檔案分件整理。

 (一) 完善和規(guī)范著錄項

通過對前處理單的填寫，逐頁檢查原案卷質(zhì)量，有缺漏頁、頁數(shù)不符、破損等問題，及時在案卷備考表中標注。根據(jù)電子目錄，逐條檢查目錄著錄項與文件內(nèi)容是否一致，通過增補修改文件目錄，完善和規(guī)范檔案的文件級目錄。檔案前處理單的內(nèi)容包括文件起始頁、頁數(shù)、目錄補錄、標識符號注解、卷內(nèi)情況說明等。

檔號: 電子目錄的檔號與紙質(zhì)檔案的檔號必須一致且唯一，如電子目錄與紙質(zhì)文件所在頁碼不符，應立即修改電子目錄。頁碼應以正式文件所在頁為準。

頁碼的檢查: 逐頁查看頁碼是否有缺漏，如有漏頁，及時補敲頁碼，如張頁號已連續(xù)，補敲頁應以“. １” 表示，不能采用“－１” 表示。

標識符號: 對原件缺頁、破損、內(nèi)容不全等問題加以說明。在掃描時也應在問題頁碼前先掃描標識符號，這樣用戶就可以對這份文件的狀況有所了解，檢驗人員也可以正確認識文件狀況。

卷內(nèi)情況說明: 對文件沒有題名的，可以在此自擬題名。卷內(nèi)如有照片、標簽、印章等其他載體的檔案，注明載體類別及頁碼。

目錄數(shù)據(jù)錄入、修改與補充: 對需要掃描的檔案，應對照電子目錄逐條進行檢查，查看原著錄項的準確性，如題名是否符合標準，責任者、時間、頁碼、密級等必選項是否填寫等。前處理工作是否科學規(guī)范，數(shù)據(jù)著錄是否齊全完整，都在這個環(huán)節(jié)體現(xiàn)。

對文件沒有題名或題名不能反映文件內(nèi)容、原檔號有錯誤或電子目錄檔號有錯誤、責任者或時間項缺失或不符合著錄要求等錯誤，都要進行完善和修改。如下圖的錯誤，圖１ 是文件沒有題名，應照原件著錄，如原件無題名，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，自擬題名應加[]，題名必須由發(fā)文單位、事由、文種構(gòu)成，發(fā)文單位不能用“本省” “你廳” “通知” “報告” 等代替。圖２ 為題名被責任者代替，也應按上述辦法錄入題名。

缺少其他著錄項目: 著錄項的著錄應按照?檔案著錄規(guī)則? 進行。責任者有多個時，要求著錄列居首位和立檔單位責任者，其余可省略，責任者之間以“；” 相隔。時間項的著錄應視不同著錄對象，準確錄入。如一般公務(wù)文書、信札為發(fā)文時間，決議、決定等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間，條約合同為簽署時間等。歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷等應照原文著錄，同時將換算好的公元紀年附后，并加“ () ”。時間項由年月日組成，標準格式為２００１０１０１。文件中沒有時間項，內(nèi)容中也無法考證時間的，以案卷封面的時間或考證前后文件的時間為該文件時間的著錄項，一般考證到年，無法考證月日的，用０１ 代替。

題名中的繁、簡體字錯誤: 不同歷史時期檔案題名有許多是繁、簡體字，在著錄時必須要確認后才能著錄，切忌胡編亂造或自行猜測，對于不認識的繁、簡體字，要查看全文或查找字典確認，無法確認的，以“□” 代替。

對有人名的應增補人名，如“關(guān)于對ＸＸＸ 等同志的任命通知”，題名中一般只著錄一個人名，要求在題名中或“文中所涉人名” 的著錄項中錄入，如人名超出字節(jié)長度，則在“附注” 錄入，目的是能夠查找到文中所涉人名。

對原來沒有目錄或需要補錄目錄的，規(guī)定采用雙機對錄的方式進行，最后在軟件中校對。錯誤的著錄項泛紅，檢查人員可針對這一項進行檢查修改。

(二) 檔案掃描件的選擇

在進行檔案數(shù)字化前，必須確定是有選擇掃描還是全息掃描。確定有選擇掃描，應根據(jù)不同全宗內(nèi)容，結(jié)合鑒定開放工作，制定?檔案掃描選擇標準? (如圖３)。

確定不掃描檔案案卷范圍。凡是列入不掃描范圍的檔案，案卷不出庫。如電話記錄、密碼電報、黨組會議記錄、二套制重復文件、統(tǒng)計報表、介紹信存根、個人處分問題、政治運動的專題案卷、短期檔案等。

確定不掃描檔案文件范圍。非本單位及其主管部門和下屬單位形成的文件(省政府文件除外)；同一案卷內(nèi)的重復文件；同一文件最后版本以外的其他版本；人事、事故等案卷中，涉及個人隱私的材料；政策、法規(guī)、工作報告等規(guī)范性文件，在起草過程中形成的各種征求意見稿、反饋意見、情況說明等材料；會議材料中，屬于事務(wù)性文件，包括會議日程、會議議程、代表證、簽到簿、排桌等。選擇出來的文件，經(jīng)數(shù)字化后，可以有序、快速、高效地開展開放鑒定工作，及時向電子閱覽室、政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)提供利用。

(三) 檔案分件整理

報告與批復的分件。檔案分件整理，必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上進行。在前處理中把批復與報告進行分件整理，可以避免在利用中出現(xiàn)問題。有些報告上有領(lǐng)導批示不宜開放，但批復可以提供利用，如果不分件，這份文件將不能提供給用戶，造成用戶和檔案館之間矛盾。同一問題的多份報告視作一份文件處理；同一問題的一個報告、多個批復分別處理；無批復的報告單獨處理。分件后需分別修改或添加相應文件目錄。

具體問題分件處理。針對不同全宗的檔案內(nèi)容，及時補充和完善?檔案掃描選擇標準?，以下為不同全宗內(nèi)有代表性分件: 提案類檔案，同一提案的答復作為一件，其他材料視作一份文件處理；在人事類檔案的文件處理單上，有人員調(diào)動等問題的正式處理意見，視為批復，作為單獨一份文件處理，其他材料為另一份文件；任免、招工、表彰、獎懲等人事類文件，批復與個人履歷或名單分別處理，批復作為一件，報告、個人履歷或名單等視為一份文件處理。先進個人和先進集體事跡呈報表，按個人或單位名稱分別處理，一個人或一個單位的材料，作為一份文件處理。抄告單內(nèi)容屬于批復性質(zhì)的，單獨作為一份文件處理，相對應的其他文件作為另一份文件。