檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和具體工作流程

  （一）檔案數(shù)字化

    用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

  （二）基本原則：

?檢查檔案原載體質(zhì)量，確保數(shù)字信息的真實、完整。 

?采用先進的數(shù)字技術(shù)，確保數(shù)字化成果長期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全轉(zhuǎn)移。 

?采取有效措施，確保數(shù)字成果安全。

?必須符合國家檔案數(shù)字化的要求及有關(guān)規(guī)定。

數(shù)字化對象確定原則：

?社會利用價值較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。 

?開放的檔案優(yōu)先數(shù)字化。 

?館（室）有特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化。

?永久、長期保存的檔案優(yōu)先數(shù)字化。 

?確保檔案信息資源的有機聯(lián)系。

檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)：

怎樣做好本單位的檔案數(shù)字化工作

（一）數(shù)字化工作主要內(nèi)容：

      1、電子文件歸檔管理：

     什么是電子文件:

      是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并或在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

標(biāo)準(zhǔn)要求：

◆規(guī)定要求：已開展辦公自動化的單位，應(yīng)在計算機信息管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的電子文件歸檔管理功能，實現(xiàn)歸檔電子文件的在線管理與利用。

◆規(guī)定要求：對各種類型的電子文件，歸檔時要采用各自的通用文件格式，同時收集其必需的歸檔背景信息即硬件環(huán)境、與其相關(guān)的軟件及說明資料并保證能夠與隨著計算機技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的通用文件格式進行轉(zhuǎn)換。

◆規(guī)定要求：在“無紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時備份，并存儲在能夠脫機保存的載體上。需永久、長期保存的電子文件，應(yīng)采取“雙套制”的保管方式，并建立互聯(lián)關(guān)系。

◆ 電子文件歸檔前應(yīng)進行有效性、完整性、安全性進行鑒定，并由鑒定負(fù)責(zé)人簽署審核意見。

◆電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔隨時進行，物理歸檔要按“電子文件集”進行管理。

◆電子文件著錄項目要求與紙質(zhì)檔案一致

◆電子文件形成單位應(yīng)在電子文件處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志。

◆歸檔電子文件一般不加密，必須加密的要與其解密軟件和說明文件一同歸檔。