論檔案工作的創(chuàng)新與服務(wù)

隨著改革開放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,作為社會(huì)基礎(chǔ)管理的檔案工作已經(jīng)越來越多地滲透到社會(huì)生活的方方面面,特別是政府信息公開,“紅頭文件”供百姓查閱,更是搭建了政府機(jī)關(guān)與人民群眾之間的橋梁。群眾的民主意識(shí)、法制意識(shí)、參與意識(shí)大大增強(qiáng),他們不再滿足于傳統(tǒng)的檔案利用方式;而是要求在更大范圍內(nèi)、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。這必將引起檔案信息服務(wù)方式的重大變革,走向社會(huì)、服務(wù)社會(huì)是檔案工作的必然選擇。因此,檔案工作一定要不斷研究新情況,適應(yīng)新變化,解決新問題,尋求新發(fā)展;要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局,把創(chuàng)新與服務(wù)作為檔案工作的切入點(diǎn),有效地促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

１　把握好檔案工作創(chuàng)新與服務(wù)的關(guān)系

１.１　創(chuàng)新是途徑,服務(wù)是主題

服務(wù)是檔案事業(yè)永恒的主題、服務(wù)黨和國家工作大局是檔案工作的根本任務(wù)。構(gòu)建“三個(gè)體系”服務(wù)廣大人民群眾是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。堅(jiān)持“依法治檔、科教興檔、創(chuàng)新活檔、服務(wù)立檔”的發(fā)展思路,努力探索新形勢(shì)下發(fā)展檔案事業(yè)的新思路,堅(jiān)持用新的理念、新的思想武裝檔案工作者的頭腦,使其充分認(rèn)識(shí)到隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案工作的外部環(huán)境、服務(wù)需求、技術(shù)條件都發(fā)生了深刻的變化。對(duì)原有的工作模式、工作內(nèi)容、工作方式都提出了新的要求;要打開檔案工作的新局面,就必須在繼承以往好的做法的基礎(chǔ)上,以與時(shí)俱進(jìn)的精神大膽創(chuàng)新,為促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大動(dòng)力。

１.２　創(chuàng)新是動(dòng)力,服務(wù)是目的

創(chuàng)新與服務(wù)的緊密結(jié)合是檔案工作發(fā)揮最大作用的前提。創(chuàng)新為檔案服務(wù)提供的是動(dòng)力、是源泉。提高服務(wù)水平是創(chuàng)新的目的,只有在服務(wù)中尋求創(chuàng)新,在創(chuàng)新中加強(qiáng)服務(wù),才能取得檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。在服務(wù)中求創(chuàng)新,是由檔案工作自身的性質(zhì)與發(fā)展趨勢(shì)所決定的,檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ),檔案服務(wù)是檔案工作的中心,檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在創(chuàng)新中探求服務(wù)質(zhì)量的提高,是檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)的必然要求。要使檔案工作真正為現(xiàn)實(shí)服務(wù),提高服務(wù)水平,就必須在創(chuàng)新上下工夫。只有這樣才能于千絲萬縷中找出熱點(diǎn),于繁雜工作中破解難點(diǎn),于平凡工作中干出亮點(diǎn)。

２　認(rèn)清檔案工作創(chuàng)新與服務(wù)中存在的難點(diǎn)

面對(duì)改革發(fā)展的新形勢(shì),要認(rèn)識(shí)到檔案是檔案部門為社會(huì)服務(wù)的最主要的物質(zhì)資源,社會(huì)需要就是檔案工作的立足點(diǎn)和歸宿。但現(xiàn)階段檔案工作的創(chuàng)新與服務(wù),仍存在不少難以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的問題和難點(diǎn)。

２.１　服務(wù)機(jī)制難以滿足社會(huì)發(fā)展和民眾需要

一是思想觀念滯后。 “重收藏保管,輕開發(fā)利用”的現(xiàn)象仍然存在。造成一大批極富價(jià)值的珍貴資源“養(yǎng)在深閨人末識(shí)”。二是館藏結(jié)構(gòu)不合理。大多數(shù)檔案館保存的檔案以文書檔案為主,專業(yè)檔案多在基層檔案室保存,主要為機(jī)關(guān)內(nèi)部管理服務(wù),對(duì)實(shí)物、音像、照片等特殊載體檔案的收集缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的安排,檔案信息資源的分散,導(dǎo)致了管理無序、重復(fù)建設(shè)等問題的發(fā)生。三是服務(wù)方式還處于粗放服務(wù)狀態(tài)。檔案服務(wù)的方式僅限于提供證明,復(fù)制資料,形式比較單一。此外作為檔案部門,開放檔案的步子還比較小,開放檔案信息的內(nèi)容還受到很大限制等等,這些都影響到檔案服務(wù)工作的開展。

２.２　思想觀念跟不上形勢(shì)發(fā)展的變化

當(dāng)前,檔案工作仍然面臨著許多思想障礙。比如,在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下形成的許多思維定勢(shì)還不同程度地影響檔案工作的改革與創(chuàng)新。有的片面強(qiáng)調(diào)原則,習(xí)慣按照既定的條條框框辦事;有的片面強(qiáng)調(diào)繼承,缺乏辯證的觀點(diǎn),對(duì)過去的做法一味照搬照套,因循守舊,食古不化。所有這些,在本質(zhì)上都是思想信化、觀念陳舊的表現(xiàn)。導(dǎo)致在工作上墨守成規(guī),按部就班,出不了新意。邁不開步子。到頭來,怨天憂人,落后于形勢(shì),打不開局面。特別是在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃興起的新形勢(shì)下,檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題,沒有現(xiàn)成的答案可尋,也沒有任何經(jīng)驗(yàn)可以借鑒,唯有解放思想,更新觀念,大膽地試、大膽地闖,才能在探索中前進(jìn),于創(chuàng)新中發(fā)展。

２.３　宏觀監(jiān)管與微觀實(shí)際相脫節(jié)

一是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作主要是針對(duì)行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作的指導(dǎo),并且多數(shù)只是對(duì)文書檔案的指導(dǎo)。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理,檔案管理工作與辦公自動(dòng)化緊密相聯(lián),產(chǎn)生了大量的電子檔案。這就要求檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員必須做到一專多能,才能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展的需要。但目前大多數(shù)檔案工作人員對(duì)文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)比較精通,而對(duì)科技檔案、特別是對(duì)一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的專門檔案以及計(jì)算機(jī)知識(shí)相對(duì)薄弱,在業(yè)務(wù)工作中往往出現(xiàn)回避難點(diǎn)、有問無答等情況,這就造成了各單位檔案不能及時(shí)立卷歸檔、隨便擱置以至于丟失等現(xiàn)象的發(fā)生,勢(shì)必會(huì)影響檔案工作的開展。二是要更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值必須做好前端控制。但就文件與檔案工作而言,檔案部門對(duì)文件處理工作只能是提建議,不具有強(qiáng)制管理性,因此當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí),總有些亡羊補(bǔ)牢之感,為時(shí)已晚。

３　創(chuàng)新服務(wù)舉措推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天,檔案和檔案工作日益被廣大人民群眾所認(rèn)識(shí),社會(huì)各界人士出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要,對(duì)政府出臺(tái)的政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性文件的需求越來越大,公民利用檔案的需要也越來越強(qiáng)烈,堅(jiān)持把實(shí)現(xiàn)人民群眾的根本利益作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿,把群眾呼聲當(dāng)作第一信號(hào),把群眾利益當(dāng)作第一考慮,把群眾滿意當(dāng)作第一標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)創(chuàng)新與服務(wù),最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值,使全市的檔案工作充滿勃勃生機(jī)。

３.１　加大創(chuàng)新宣傳力度

在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的新形勢(shì)下,檔案事業(yè)的發(fā)展很大程度上受外部環(huán)境的影響。這就要求我們檔案工作者從戰(zhàn)略和全局的高度充分認(rèn)識(shí)宣傳工作的長(zhǎng)期性和緊迫性,把握正確的輿論導(dǎo)向,創(chuàng)造性地做好檔案宣傳工作,建立起長(zhǎng)效的宣傳機(jī)制,讓宣傳工作成為促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的助推器。要樹立“大檔案”意識(shí);樹立貼近社會(huì)、貼近中心、貼近百姓的新觀念;樹立走向社會(huì)、了解社會(huì)并與各單位廣泛聯(lián)系的新觀念。要善于從檔案與黨和政府的中心工作上尋找突破點(diǎn),從檔案與廣大人民群眾關(guān)注的難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題上尋找切入點(diǎn),借助新聞媒體、報(bào)刊雜志、信息化網(wǎng)絡(luò)和愛國主義教育基地,大力宣傳,從而擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響。

３.２　創(chuàng)新服務(wù)方式

要做好檔案工作,途徑和環(huán)節(jié)很多。一是要抓住業(yè)務(wù)培訓(xùn)這個(gè)“龍頭”這個(gè)不放松。從某種意義上說,業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好整個(gè)檔案工作的起點(diǎn),是檔案干部提高素質(zhì)的必由之路,是整個(gè)地區(qū)檔案工作水平提高的必然選擇。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)必須和基層以及檔案人員自身需要緊密結(jié)合起來,要采取定點(diǎn)式業(yè)務(wù)培訓(xùn)。基層單位需要什么,檔案部門就培訓(xùn)什么,點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、一對(duì)一地講標(biāo)準(zhǔn),教方法,著眼于提高實(shí)踐水平和動(dòng)手能力。二是要不斷擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域。檔案工作不同于其他工作,不僅遍布在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位,而且遍布在社區(qū)、家庭等方方面面。涉及范圍廣,工作面大,只有在不斷開辟檔案工作新領(lǐng)域的過程中,才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值,才能更大限度地實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。三是要注重用現(xiàn)代化手段來推動(dòng)。隨著先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)如互聯(lián)網(wǎng)、信息高速公路、政府信息化工程走進(jìn)我們的學(xué)習(xí)、生活,利用現(xiàn)代化設(shè)備整合檔案信息資源,不僅能使檔案工作更加簡(jiǎn)潔高效,而且可以最大限度地發(fā)揮檔案的作用,進(jìn)而最大限度地利用檔案資源。

３.３　走“特色”發(fā)展之路

檔案部門要了解需求,貼進(jìn)經(jīng)濟(jì),走向社會(huì),對(duì)散存在社會(huì)上的各種門類、各種載體的檔案進(jìn)行廣泛征集。同時(shí),也應(yīng)充實(shí)認(rèn)識(shí)到館藏建設(shè)的“特色”,在特色上下力氣、做文章,分析本地區(qū)的歷史特色、經(jīng)濟(jì)特色、文化特色、民族特色、自然區(qū)域特色等,突出抓好支柱產(chǎn)業(yè)、重點(diǎn)項(xiàng)目、龍頭項(xiàng)目、名優(yōu)產(chǎn)品、名人、名勝、名產(chǎn)等特色檔案以及與人民群眾生活息息相關(guān)的專門檔案的征集,進(jìn)一步豐富館藏,優(yōu)化結(jié)構(gòu),體現(xiàn)特色,打造精品。

４　加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理

４.１　檔案資源信息化

在信息時(shí)代,檔案資源信息化是通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐,是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,主要包括:一是檔案信息資源建設(shè),即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè),即檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用,建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

４.２　檔案保護(hù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)許多新型載體的檔案,如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求,因此,以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容,不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載貨的方式、方法,還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的案例性、真實(shí)性與完整性。

４.３　管理手段現(xiàn)代化

檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果,管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn),是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。一是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法,形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論,這些理論與實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展,最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。二是先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用。要不斷將現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

４.４　檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù),保證各項(xiàng)檔案工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來,并且在檔案管理中取得最佳的效益。在信息時(shí)代,信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等,都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn),必須通過制定和建立種類檔案管理標(biāo)準(zhǔn),形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系,確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

５　加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期加強(qiáng)檔案工作者隊(duì)伍建設(shè),是確保檔案事業(yè)在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的先決條件。建立起一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者隊(duì)伍,我國的檔案事業(yè)將會(huì)有廣闊的發(fā)展前景。

５.１　注重提高干部隊(duì)伍解決五方面問題的能力

一要解決能力問題,即檔案干部要能干,在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)和提高解決問題的能力,勝任本職崗位的需要;二要解決工作動(dòng)力問題,即檔案干部要肯干,要有工作追求,熱愛本職崗位;三要解決凝聚力的問題,即檔案干部要善干,調(diào)動(dòng)各方的積極性,具有團(tuán)隊(duì)精神;四要解決工作魄力問題,即檔案干部要敢干,敢于實(shí)踐,敢干大膽實(shí)踐,培養(yǎng)永不言敗的精神,成為敢爭(zhēng)一流的人才;五要解決抗壓力問題,即檔案干部要恒干,在壓力面前不畏難,堅(jiān)持不懈,直至圓滿完成工作目標(biāo)。

５.２　注重提高干部綜合素質(zhì)

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,檔案工作面臨許多新情況、新問題、新要求,所有這些都要求廣大檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作業(yè)務(wù)水平。努力學(xué)習(xí)檔案法律知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平,為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù),不斷充實(shí)自己,不斷了解當(dāng)今世界科學(xué)發(fā)展的趨勢(shì),注意學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)、新技能,特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案工作需要的知識(shí)和技能,以素質(zhì)的不斷提高來化解新時(shí)期檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)的新情況、新問題。為此,當(dāng)前必須大力發(fā)展檔案教育,完善檔案教育體系,為檔案工作者提高業(yè)務(wù)素質(zhì)創(chuàng)造條件和提供平臺(tái)。注意對(duì)基層一線檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),特別是要加強(qiáng)對(duì)剛剛從事檔案工作不久的檔案工作者和兼職檔案員的業(yè)務(wù)知識(shí)普及和提高,使他們能夠盡快具備一定的檔案專業(yè)知識(shí),迅速勝任自己從事的檔案工作。

５.３　著力增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)

要熟練掌握黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策,主動(dòng)學(xué)習(xí)指導(dǎo)工作的業(yè)務(wù)規(guī)范。要刻苦學(xué)習(xí)和檔案工作密切相關(guān)的各方面的知識(shí)。要刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),熟悉本職工作,提高獨(dú)立承擔(dān)和完成本職工作的能力,提高解決實(shí)際和疑難問題的能力,提高協(xié)調(diào)組織的能力。

５.４　培養(yǎng)檔案工作者良好的工作作風(fēng)和創(chuàng)新意識(shí)

檔案工作者不僅政治上要可靠、業(yè)務(wù)上要精通,還要有過硬的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)。在廣大的檔案工作者中提倡解放思想、更新觀念,創(chuàng)造性、前瞻性地開展工作;提倡積極進(jìn)取、自強(qiáng)不息、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的工作作風(fēng);提倡團(tuán)結(jié)協(xié)作、密切配合的工作作風(fēng);提倡求真務(wù)實(shí)、講求實(shí)效的工作作風(fēng)。檔案工作要求從事這一工作的人必須有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、始終如一、守得清貧、耐得寂寞。同時(shí),檔案工作者在思想觀念上,要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法、新技能,善于用創(chuàng)新的思維,研究新情況,解決新問題;在工作方法上,要適應(yīng)黨和國家工作大局的需要,適應(yīng)新形勢(shì)下人民群眾生產(chǎn)生活的需要,適應(yīng)新形勢(shì)下經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和工作主動(dòng)性、前瞻性。充分利用檔案資源,以滿足檔案社會(huì)化利用為目標(biāo),樹立“大檔案”、大開放、大服務(wù)的檔案工作新理念。在主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)和深化服務(wù)中提高檔案工作的水平,促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

加強(qiáng)創(chuàng)新與服務(wù)是檔案工作的永恒主題,最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值,是檔案工作的性質(zhì)使然,更是檔案工作者的職責(zé)所在,只有不斷地探索創(chuàng)新與服務(wù)這個(gè)主題,才能永葆檔案工作的生機(jī)與活力。