新形勢下縣級國家綜合檔案館工作淺析

檔案是社會發展的“記錄儀”,是社會信息的“儲存庫”。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作,是一項崇高的事業,是黨和國家事業發展不可缺少的重要方面。“創業擴基,前軌可跡;古為今用,功同史冊。”借助檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。最近,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了?關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見?,是新形勢下做好檔案工作的指南和綱領性文件,作為主要接收和集中保管重要檔案資料的各級國家綜合檔案館,既承擔著對歷史負責的義務,又肩負著為現實服務的責任,還擔當著替未來著想的職責,責任和義務重大而深遠。做好檔案館工作,是貫徹落實?意見?精神,做好新形勢下檔案工作的基礎和有力抓手。縣級國家綜合檔案館處在檔案工作的前沿哨所,上承檔案行政管理部門,下接廣大人民群眾,中聯基層檔案室,它的工作水平如何,關系著歷史,影響著現實,關乎著未來。因此,加強和改進新形勢下縣級國家綜合檔案館工作,是推動檔案工作現代化和檔案事業科學發展必須面臨的問題。

１　新形勢下縣級國家綜合檔案館工作存在的主要問題

當前,面對新形勢新任務新要求,檔案館工作還存在一些不適應的地方,檔案收集模式、管理手段、服務機制、保障條件等方面與時代發展要求和人民群眾期待相比還存在一些差距和問題。

１．１　重視不夠,思想認識上還有差距

由于長期以來以經濟建設為中心,形成單純唯GDP論英雄定進退的干部考核機制和政績觀,檔案工作由于不能直接產生經濟效益,很快提升GDP水平,短期內一般難以很快出明顯的政績,因而逐漸被經濟工作和黨的中心工作邊緣化,一些縣區和部門不夠重視檔案工作,一些領導把主要精力放在經濟建設和中心工作上,沒有把檔案事業列入議事日程,把縣區綜合檔案館職能單純地理解為檔案收集和保管,對檔案館收集整理、安全保管、開發利用等基本功能認識模糊,對保存人類歷史文化遺產、開放公布檔案、繁榮科學文化、教育社會公眾、開展已公開現行文件查閱服務等社會功能胸中無數,檔案工作意識淡薄,在認識上與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

１．２　人員不足,業務能力上還有差距

多數縣級檔案館沒有按規定設機構、給編制、定職能、配人員,行政保障力弱。大多數縣區檔案館現有人員編制在１０人以下,與?勞動人事部、國家檔案局關于頒布(地方各級檔案館人員編制標準) (試行)的通知?精神,館藏案卷５萬卷的人員編制應達１３人,１０萬卷的應達２３人的要求差距較大。且人員選調隨意性較大,有的甚至把檔案館當成照顧和解決職工困難和問題的“安置所”“就業站”,人員老化,結構不合理,檔案、計算機、網絡管理等專業人員奇缺。現在檔案內容豐富了,載體形態和管理、利用手段改變了,檔案工作覆蓋的領域和檔案工作發揮作用的領域延伸了,但檔案人員的思想觀念、知識結構、技術手段、管理辦法都沒有相應的改變,業務工作能力沒有得到相應的提高。以筆者所在的檔案館為例,在編９人,其中行政領導５人,工勤人員２人,實際能正常獨立開展工作的僅５人,沒有１人是檔案、計算機、網絡管理等專業技術人員。檔案干部隊伍素質與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

１．３　館藏不優,收集模式上還有差距　

多年來,縣級綜合檔案館館藏檔案主要以機關事業單位及鄉鎮政府機關檔案為主,機關檔案又以黨政文書檔案為主,黨政文書檔案又以紙質為主,很少有光盤、圖片、錄音錄像磁帶、縮微膠片等載體的檔案,木質、絲質、實物等載體檔案幾乎沒有,檔案來源基本固定,收集模式單一,館藏檔案千篇一律,鮮有特色,稀有、珍貴檔案和建設、科技、項目、民生等門類檔案稀少, “綜合”檔案館有名無實。檔案資源建設上與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

１．４　手段不新,管理機制上還有差距

檔案的科學管理、安全保存是檔案館的主要職責。但在信息化、網絡化飛速發展的今天,縣級檔案館基本還是保管靠柜子,查檔憑冊子,調檔爬梯子,閱檔翻本子, “八防”靠窗子,管理老路子。檔案管理方法老化,手段弱化,檔案除塵、消毒、展覽、加工制作、去酸去污、有害生物防治、裱糊修復、仿真復制、音像檔案存儲媒介轉化處理等新的管理手段和措施還沒有全面正確地掌握運用,電腦、網絡、智能化等新興管理手段和運行方式還處在探索起步階段,檔案安全保存,科學管理的機制與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

１．５　方法不活,服務質量上還有差距

檔案館工作的目的就是服務黨的中心工作、服務現實、服務人民群眾,資政育人。由于受主客觀因素制約,檔案服務還帶有一定的衙門作風,主動服務、優質服務意識不濃,服務還停在傳統的來人接待,按圖索驥,人工翻查,查實率、查準率不高。服務方式方法不靈活,電話預約、網絡查詢、電子自助查檔、圍繞中心主動編研提供檔案服務等方式方法欠缺,工作效率低下,行政成本高,群眾滿意率低,檔案服務的質量和效率與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

１．６　標準不一,信息化工作上還有差距

由于技術規范、標準等不一,檔案數字化處理所用軟件系統雜而多,兼容性差,管理使用、聯機檢索、網絡鏈接等不便捷。例如,甘肅省平涼市檔案信息化起步已十多年,已完成了檔案目錄著錄和部分檔案圖文掃描,初步建立了目錄數據庫,但目錄著錄所用軟件基本都是珠海泰坦公司的DARMS系列檔案管理軟件(個別有自己開發的軟件),由于版本、技術等原因,與正在使用的檔案圖文掃描軟件互不兼容,不能進行快捷檢索,后續仍需手工掛接,工作量仍相當巨大。目前這兩套系統尚不能正常與檔案信息網站實現無縫鏈接,檔案管理和查閱仍沒有實現網絡化和數字化。電子文件邏輯歸檔系統在多數檔案館還處在探索階段,電子文件即時歸檔和管理仍沒有真正起步,缺乏完整統一的歸檔管理系統和規范標準,現行大量電子文件因歸檔管理不及時而丟失損毀,又將面臨二次數字化過程,重復勞動增加了檔案館工作量,檔案信息化建設與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

１．７　宣傳不廣,文化建設上還有差距

檔案宣傳內容多以日常業務工作和行業動態為主,宣傳范圍大多集中在行業刊物媒體,“墻內開花墻內香”,宣傳力度不大,缺乏社會影響力,檔案編研含金量低,檔案的文化傳承載體作用發揮不充分,檔案館仍是“養在深閨人不知”,人們對檔案館的認識還僅限于保管和存放檔案,社會知曉率和認同感低。缺乏大社會、大檔案、大文化思想,檔案文化建設與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

１．８　經費不足,行政保障上還有差距

有的地市曾出臺了落實檔案管護費的相關文件并納入責任書考核,在一定程度上緩解了檔案館經費緊困的突出矛盾,但由于縣區對檔案館工作的重要性認識上有差距,在具體落實上隨意性很大。有的仍不給足夠的基建經費、設備經費、業務經費和管護經費,經費保障不到位;檔案館建設滯后。多數檔案館館庫布局不合理,業務技術用房不足,柜架陳舊,庫容有限,“八防”設施老化,檔案存管還是老房子、老柜子、老路子,安全保障不到位;有的領導忙于中心工作,只分工不真管,很少研究解決檔案工作中存在的實際困難和問題,領導保障不到位。檔案事業發展的保障條件與新形勢新任務新要求和人民群眾的新期待還有差距。

２　新形勢下加強和改進縣級國家綜合檔案館工作的主要對策基層檔案館是檔案工作的排頭兵和領頭雁,是基層檔案室的樣板和業務示范基地。新形勢新任務對檔案館工作提出了新的更高要求,徹底解決檔案館工作中存在的突出問題,做好檔案館工作,管好、用活檔案,有利于提高檔案規范化管理水平,提升檔案服務能力,促進檔案事業安全、協調、可持續發展。

２.１　健全完善保障體系要突出機制創新這個關鍵,建章立制

縣級綜合檔案館是集中管理本級黨的機關、政府機關和其他單位檔案的專門機構,縣級地方黨委、政府要重視支持檔案館工作,大力推進體制機制創新,建立分工明確、各司其職,密切配合、形成合力,促進檔案館工作協調發展的各項工作保障機制,并長期堅持,嚴格落實。當前,要突出以下四個關鍵環節,探索創新檔案館工作保障機制。

２.１.１抓投入、保落實,創新經費保障機制　要嚴格按照省市關于檔案管護費落實的有關文件要求,研究制定預算約束、財政撥付、管理使用、考核檢查等方面的制度機制,明確資金來源、資金額度、撥付渠道、時限要求、主體責任等,以制度的形式固定下來,財政按時按預算撥付,單位按規定管理使用,杜絕隨意性。建立健全建設、業務、管護費等資金的投入增長機制,確保資金按時足額落實并逐年增長;探索建立珍貴檔案征集、購買的價值、費用評估機制,明確資金申請、撥付、劃轉辦法、流程和渠道,出臺相關制度規范,做到有章可循,增強工作的操作性。

２.１.２抓爭取、促實施,創新硬件保障機制　要搶抓國家支持中西部檔案館建設的大好機遇,積極跑項目、爭資金,加快館庫建設和危舊館改造,按照辦公區和庫房區相對分開的要求,建設標準化館庫,配套足夠的整理、鑒定等業務用房和去酸、裱糊修復、仿真復制等保護技術用房及查檔、閱覽等對外服務用房,配置相應設施設備,為檔案修復搶救、有害生物防治、數字化等各項業務全面開展提供硬件保障和支持。

２.１.３抓管理、明職責,創新行政保障機制　理順電子文件管理歸檔體制。將電子文件納入檔案管理的范疇,在檔案館設立電子文件管理機構,對原縣委辦電子文件管理職能進行調整,縣委辦保留對電子文件版式、行文規范等文秘方面管理職能,將電子文件歸檔、管理等職能明確劃歸檔案館;要進一步完善檔案工作考核機制,健全黨委和政府領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制,明職責、交任務、抓管理,解決“分工不真管”的問題;嚴格按有關規定,落實檔案館人員編制,建立凡進必考等選人用人新機制,優化人員結構,解決檔案館工作中人員編制少,技術力量薄弱等問題。

２.１.４抓基層、打基礎,創新業務運行機制　探索建立域內電子文件即時邏輯歸檔和定期物理歸檔制度機制,明確基層單位歸檔范圍、時限要求、主體責任,保密規定等,統一標準規范和載體規格,建立傳輸網絡,確保基層立檔單位和檔案館之間電子檔案傳輸歸檔有章可循,便捷高效無障礙;研究制定檔案館業務技術外包、技術人員外聘、珍貴檔案購買、珍稀檔案捐贈獎勵等實施辦法和操作規范,為檔案征集、信息化、網絡管理、搶救保護等工作引入競爭機制,通過合同、委托等方式向社會購買服務等提供操作規程和制度規范,為社會力量參與檔案事務提供業務運行保障。

２.２　檔案資源體系建設要走好模式創新這條路子,廣辟渠道檔案資源是檔案工作賴以存在的根本,也是檔案館的基礎和核心,豐富的檔案資源是開展檔案服務的必要條件。要本著“多方式接收,多渠道征集,多載體接納”的原則,大力開展檔案資源建設。既要抓住機關單位這個重點,又要面向社會,廣泛開展征集收集。

２．２．１要突出機關單位這個重點,抓住源頭　檔案資源建設的重點在機關單位。要加強與立檔單位的經常性聯系,嚴格按照?檔案法?和?甘肅省檔案條例?的規定,落實文件材料歸檔和移交制度,滿１０年需永久和長期保存的檔案,在規范整理的基礎上,全部移交接收進館。

２．２．２要面向社會廣泛開展征集,全面覆蓋　采取上門收集,現場拍攝等方式,對重大活動、重大會議、重大典型和重大項目檔案資料及時收集進館。要進一步明確綜合部門和重大活動組織或牽頭部門在檔案收集、管理、移交中的主體責任和義務,各重大活動、重大會議、重大典型和重大項目的主要組織者和實施部門要自始至終抓好有關檔案資料的收集、整理、保管工作,在重大活動、重大會議和重大項目結束后３個月內要將檔案全部移交綜合檔案館。靈活采取捐贈、購買、寄存和代管等方式,面向社會廣泛征集散存在社會上的具有地方特色、能反映社會發展變遷、與人民群眾生活密切相關的各類珍貴檔案、名人檔案、地方特色檔案資料。要不拘形式,多載體接納,既要征集紙質檔案資料,又要征集圖片、聲像、獎杯、錦旗、古舊物件等實物檔案,進一步優化館藏結構,提高館藏檔案品位。

２．２．３要抓好新興檔案資源建設,廣辟渠道　一是抓好民生檔案資源建設。要從解決人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題出發,把民生檔案作為進館檔案的重中之重,建設好社會保障、社會救助、城鄉低保、新型合作醫療等檔案資源。擴大家庭建檔范圍和規模,建立民情檔案、農戶家庭檔案和居民家庭檔案,不斷充實檔案種類,優化館藏結構,使館藏檔案能夠體現民生狀況的全貌及其發展動態。二是抓好新農村建設檔案資源。要建立土地承包、林權改革、稅費改革、撤鄉并鎮、合村并組等農村改革檔案,讓檔案記載鄉情村史;建立農業綜合開發、小型水庫除險加固、中低產田改造、人畜飲水、退耕還林、天保工程、生態農業等農業科技項目檔案,助推傳統農業向現代農業過渡;建立科技示范戶、文化中心戶、農村經營大戶、農民信貸、扶貧救災等專門檔案,延伸檔案資源范圍。三是抓好非國家所有檔案資源建設。民營企業、個體戶、合作社等非公經濟組織形成的檔案雖屬國家檔案資源,但并非國家所有。要實施檔案資源體系建設的多元化發展戰略,對非公經濟組織檔案和個人檔案進行指導整理,寄存或代管,將非國家所有的檔案全部納入檔案資源體系建設范圍,為國家檔案資源積累寶貴財富。

２．２．４要整合館室檔案資源,創新模式　整合分散的檔案資源是檔案資源體系建設的一項重要內容。要不斷創新有利于檔案資源整合的管理模式,最大限度地發揮檔案資源的整體效益。要按照國家檔案局關于建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的要求,有效整合所有“涉及人”的檔案資源,徹底打破行業、部門、單位各自為政的局面,科學整合域內經濟、政治、科技、文化等領域的檔案資源,實行檔案資源的集中統一保管。將城建、房產、國土、科技等部門的專業檔案集中統一到綜合檔案館保存,在綜合檔案館建立城建、科技等專業檔案館,實現檔案資源體系建設的歷史性突破。

２.３　檔案安全體系建設要抓住改善條件這個抓手,建管并舉建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系,確保各類檔案安全保管,有效利用。要認真落實防潮、防水等“八防”措施,完善各類安全保管制度,深入開展檔案安全教育,強化安全防范意識和責任意識,建立檔案安全防范機制,落實檔案安全應急措施。檔案庫房要安裝防盜報警控制系統和電子監控系統,公共檔案閱覽室要安裝電子監控系統。開展經常性安全檢查,及時排除各種不安全隱患,經常深入庫房,定期開窗通風,做好除塵、保溫、隔熱、防蟲等工作,控制好庫房內溫濕度。切實改善檔案保管保密條件。電子檔案要配備防磁柜等專用設備保存,定期轉換,防止信息丟失,對重要檔案實行異地異質備份保管,確保檔案安全。

２.４　檔案信息化建設上要盯牢鏈接共享這個目標,積極推進

檔案信息化要以建設數字檔案館,實現檔案信息網絡無縫鏈接、資源共享為目標,把數字檔案館建設列入信息化建設整體規劃,按照利用優先、突出重點、整體推進的原則,統籌安排,做到“存量數字化”, “增量電子化”, “建設標準化”。積極推進館藏檔案數字化,建立檔案目錄數據庫和多媒體檔案數據庫。統一相關軟件版本、技術標準及操作規范,實現目錄數據庫、圖文掃描數據庫和電子文件的兼容互聯,與檔案信息網絡無縫鏈接,定期上傳館藏檔案數據,共享非涉密數字檔案資源,開展館藏檔案目錄數據的集中管理、即傳即用、異地備份和跨館跨地檢索服務,實現應開放檔案全部開放并提供網上查詢;加強電子文件的歸檔管理,抓好單位電子檔案的接收。對檔案信息網進行優化升級,開通上接綜合檔案館,下聯各立檔單位檔案室,延伸到各鄉(鎮)、街道社區的檔案局域網,制定相應的管理和運行機制,建立定期和即時歸檔(邏輯歸檔)制度,使各單位產生的電子檔案即時或定期向綜合檔案館傳輸移交,實現域內立檔單位和綜合檔案館間電子檔案的無縫鏈接、資源共享,切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。

２.５　檔案利用體系建設要體現便民利民這個要求,優化服務

要本著方便群眾的原則,把查閱服務室建成集檔案閱覽室、已開放現行文件查閱室和查檔接待室為一體的“開放型柜臺式”接待服務大廳,配套相應設施設備,改進查閱方式,簡化利用手續,免除利用收費,配套電子檔案查閱室,有條件的可安裝觸摸式自助查閱終端,配套飲水間、公共衛生間等人性化服務設施,創優服務場所便民利民;充分利用多種媒體資源,開通網絡、電話、短信、信函、電子郵箱等多種查閱服務方式,逐步由來人進館查詢為主向網絡遠程查詢為主,多種便捷查詢方式相互補充的格局轉變,創新服務方式便民利民;拓展服務渠道,緊緊圍繞黨委、政府和人民群眾的需要,主動開發檔案資源。緊扣全省文化傳承創新區建設、社會管理、培育踐行社會主義核心價值觀、道德傳承教育、民生民計等社會生活的熱點難點問題,提供檔案信息服務,通過編報檔案信息、編輯檔案選編、舉辦展覽、發布網絡視頻、微信微博推介、檔案信息進農村、社區等多種形式,努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”,全方位為社會提供檔案信息服務,拓展服務渠道便民利民;要改變過去長期形成的檔案服務不均等現象,既要為政府服務,也要為企業、群眾服務;既要為縣城和居民服務,也要為農村和農民服務;既為高層、上層服務,也為基層、底層服務;既為名人服務,也為凡人服務。轉變服務理念便民利民,統籌安排檔案查詢、政府信息公開、已公開現行文件查閱和其他公共服務,努力提供多種資源信息的一站式服務,整合服務資源便民利民。更好地為維護人民群眾合法權益提供支持。真正把檔案館建成愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心,推動檔案事業健康協調可持續發展。