學生檔案影響大學生就業的因素分析

高校學生檔案是高校學生從錄取入學到畢業所形成的各種文字材料,主要指高校在學生管理活動中形成的反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的原始記錄。它的特點是以學生本人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。反映大學生在校學習和生活情況,是用人單位考查大學生的重要依據。主要包括大學生錄取、學習過程培養以及學生德、智、體、美、勞動和健康情況記錄等方面的原始材料。目前,高校學生檔案管理部門不統一,有的學校由學生處負責管理,有的在各院(系)管理,有的在學校檔案館(設學生檔案室),并且有些學校為縮減人員編制,減少開支,直接聘用臨時工管理學生檔案,造成高校學生檔案管理的混亂局面。

１　學生檔案對大學生就業的重要性

１.１　學生檔案反映大學生的綜合素質

深入開展和推進高校素質教育,加強對素質教育的理性思考尤為重要。學生檔案是反映學生成長的一面鏡子,它從不同角度反映出學生的不同素質和成長過程。素質教育是面向未來的一種教育思想,沒有固定的教育模式。實施素質教育的目標是采取更加科學的教育方式和方法,促進學生生動活潑地成長,使全體學生在德、智、體、美等方面都得到發展與提高。這些方面可以從學生的學習成績表,實習材料、獎勵材料、體檢材料中反映出來。所以說它是反映高校學生綜合素質的主要途徑。

１.２　就業單位重點審查學生檔案

用人單位不允許大學生違犯校規校紀,查閱學生檔案就是最好的實證材料,然后確定是否錄用。如何預防大學生違紀、違規,減少犯罪已成為當前思想政治教育工作的首要任務。大學生違紀、違規,甚至犯罪的原因是多種因素在特定環境下的有機結合。主要有市場經濟體制不完善和不良的社會環境導致價值觀的淪喪,教育體制的負面影響,家庭培養制度的落后,不良社會文化的影響以及大學生個人因素等。在對大學生思想政治教育時,用人單位可以借助學生檔案,分析以前學生的違紀事實和處理決定,重點是對大學生就業后可能產生的不良后果來確定是否錄用大學生,學生檔案是最好的實證材料。

１.３　大學生工作后檔案為其切身利益服務

由于檔案記錄的原始性、真實性而且具有很強的法律效力。它不僅為領導決策及管理工作服務,還能為自己切身利益服務。檔案的憑證作用在于無論是學生就業,職務晉升還是工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整、勞動保險,還是入團、入黨以及離退休手續的辦理、各項證明的出具等都以檔案材料為依據。按照有關規定各級政府人事部門人才流動服務機構保存人事關系的人員,人才中心將保障其合法權益和應有的待遇。如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升、轉正定級、職稱評定、出國(境)政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、出具以檔案為依據的各種證明材料等。學籍檔案可以為各類在校畢業生的就業、留學或畢業證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、參加工作時間等有關證明。可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫自己的歷史,同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內容。所以說學生檔案伴隨人的一生而且發揮著極其重要的作用。招聘單位重視學生檔案,對于用人單位來說,學生檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄,通過利用學生檔案,用人單位可以清楚地了解學生學習成績和思想政治表現情況而作為錄用大學生的重要依據。在人才使用過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總后歸入本人檔案作為考核定級的依據,考察其德、能、勤、績等方面的情況。從而全面準確地了解學生情況,為人力資源的正確選拔和錄用起到了重要的參考作用。

２　學生檔案影響大學生就業的主要因素

２.１　有些高校學生檔案不夠齊全、完整

學生檔案如實記載了大學生在校德、智、體、美等方面的發展情況。這些檔案材料對大學生入黨,評先評優,學習正常晉級,保送免試推薦研究生,就業推薦,用人單位考察甚至就業后對其選拔提升等方面提供了重要依據。因此,學生檔案內容對大學生能起激勵和約束作用,對鼓勵先進,抑制落后學生有積極意義。大學生非常重視自己的檔案材料,并有意識地在政治思想,專業學習,社會生活諸方面盡量表現自己,以使自己能有較好的檔案材料,尤其不希望自己的檔案有污點。因此,作為高校檔案館學生檔案室應重視學生檔案的管理,重視大學生在校表現的歸納總結和全面正確的評價,以此促進大學生全面成才。學校鑒定實事求是,如?大學生學年鑒定表?和?素質拓展證書?記錄了學生在校期間思想、品德、學習、工作以及參加各項活動的情況。這些記錄作為重要的檔案資料,是評優鑒定和學生以后就業、提職的依據,也是大學生誠信評價體系的重要內容。現在大學生的就業壓力很大,如果簡單地從需求崗位和每年的畢業生人數對比來看,人才市場屬于買方市場,學生只有達到用人單位提出的標準才能順利就業。基于這種局面,使得用人單位提出的要求對學生的約束和導向要比學校要求更容易為學生接受。但是,目前有些高校學生檔案不完整,主要表現在缺少入學錄取通知書,有的入黨(入團)材料不完整,有的缺少入學登記表,還有的學校缺少授予學位證明(包括畢業證和學位證復印件),有些缺少畢業生登記表,有的學校沒有?大學生學年鑒定表?和?素質拓展證書?等。如果這樣不完整的檔案轉出就會影響學生就業。

２.２　學生檔案有不真實現象發生

目前大學在校生多為上世紀九十年代出生的人而且多為獨生子女。他們的成長經歷、興趣取向、社會認知和適應能力與七、八十年代出生的大學生存在很大差異。我們可以利用學生檔案,將用人單位和學生聯系起來,將用人單位需求的信息在學生檔案中以品行學能鑒定等方式體現出來,這樣就將社會因素成功地引入了學生的教育與管理當中。這樣做會對學生檔案管理和大學生就業產生良好的促進作用,就會產生學校和用人單位雙贏的新局面,對廣大學生簽訂三方協議一定很有幫助。基于這種因素有些學校學生檔案管理不嚴格,尤其是學生檔案在學院(系)分管時就會出現學生成績單不真實,學生鑒定不客觀,學生獲獎等級偏高等情況發生。當學生報道后,進入工作見習期后,學校檔案館學生檔案室寄出的檔案與原來學生推薦信上的記錄不符時才被就業單位發現問題,有的甚至不能勝任工作而被用人單體辭退,直接影響大學生就業。

２.３　學生檔案管理不規范,大學生工作后要求補檔案人數多

?高等學校檔案管理辦法? (第２７號令)于二○○八年八月二十日頒布實施,最重要的是增加了學生類檔案管理。但是,現在實際情況是大部分高校學生檔案建檔和管理工作還處于比較低的層次,只是單純地被動地記錄,沒有實現學生檔案信息化管理。它在學生日常管理和思想政治教育工作中的評價、約束和激勵作用沒有得到很好地開發和利用,學生檔案的作用沒有被活用,明顯落后于大學生就業時對學生檔案的嚴格要求。有此高校學生檔案沒有專人管理,甚至由臨時工來進行替代管理。由于人員不穩定,學生檔案管理制度不健全,學生檔案郵寄環節不嚴格,出現學生檔案不完整、裝錯和郵寄地址寫錯等時常發生。就業單位收到學生檔案后才發現很多問題,要求大學生回學校重新補檔案,否則直接影響大學生的切身利益,給學生就業工作帶來困擾。

３　做好學生檔案管理的具體措施

３.１　認真學習國家教委?高等學校檔案管理辦法?(第２７號令),規范學生檔案管理科學發展觀的第一要務是發展,其核心是以人為本。?高等學校檔案管理辦法?(第２７號令)是新時期新階段國家為促進高等教育又好又快發展做出的一項重要舉措,是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文件。?高等學校檔案管理辦法?(第２７號令)在原分類方法的基礎上增加了學生類檔案,主要包括高等學校培養的學歷教育學生高中檔案,入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等材料。對加快高校檔案管理制度化建設,規范高校檔案管理行為,深化高校檔案管理工作內涵建設,提高學生檔案管理水平具有十分重要的意義。

３.２　建立大學生誠信檔案

誠信是大學生的立身之本。加強當今大學生誠信教育,是高校政治思想工作的當務之急。通過我們的實踐,建立大學生誠信檔案管理制度是對大學生實施誠信教育的有效手段。誠信教育是高校教育的重要內容。面對當前大學生道德滑坡、誠信缺失現象,大學生誠信意識淡薄、誠信行為的失信已不僅僅是個別行為和偶然現象。考試作弊、論文抄襲、拖逃學費和騙取助學貸款、制造虛假履歷、隨意違約、急功近利、不講信用等失信行為在一些大學生身上屢屢發生。高校學生誠信檔案是以本人為立卷單位,按照一定的原則和方法加工整理的個人全部信用情況。它具有憑證性、階段性、現實性和機密性等特點。主要包括(１)個人的基本情況。例如:姓名、性別、民族、出生年月、身份證號、政治面貌和健康狀況等。(２)學習和社會實踐方面的記錄。主要包括接受各類教育的學習成績表,學歷和學位情況,學習評定材料。各種培訓、技能鑒定和能力測評等。參加科技創作活動,包括發表的論文,創造發明、科研成果、技術成果以及社會實踐記錄等。(３)優良記錄。主要包括政治思想品德、平常表現和特殊時期的表現、參加各種競賽獲得的表彰和記錄,國家助學貸款的信用度優良證明和遵紀守法以及參加公益活動的有關記錄等。(４)不良記錄。主要包括損壞公共設施,擾亂教學公共秩序、違約借款行為,無故不交納學費等經濟活動中不誠信的行為以及違犯校規校紀和其它違法亂紀的不良行為等。

３.３　加快學生檔案管理信息化建設,為大學生就業工作服務

學生檔案信息管理系統是高等學校學生管理必不可少的組成部分,它對于學校的管理來說至關重要。計算機科學技術的不斷提高,高校辦公自動化系統(OA)日漸成熟,為了提高學生檔案管理效率,人工管理學生檔案的方式就顯得比較落后、保密性也差,這已不能滿足學生就業需求。用計算機對學生檔案進行管理,具有手工管理無法比擬的優點。例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、電子檔案存儲時間長、成本低等。這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率。

學生檔案信息化建設基礎業務主要包括兩方面:一是傳統學生檔案的數字化處理,即將已保存的學生實體檔案通過掃描儀電子化;二是學生檔案的數字化管理,主要涉及學生電子檔案的生成、接收、傳遞、保存和查詢利用。首先,對原有館藏的學生紙質檔案,學校應通過前期調研、規劃,制定符合本校的數字化加工方法進行數字化轉換,即選擇自主加工還是委托加工,并且做好轉換檔案目錄庫建設;其次,對正在形成的學生電子檔案,各高校應根據自身實際情況,結合已出臺的國家相關標準,積極制定適合本校的學生電子檔案歸檔標準,明確學生電子檔案的數據格式、收集范圍、接收規范等內容。從大學生入學一開始就要加強學生檔案的信息化管理工作,不斷豐富和完善他們的檔案材料,努力作到每個學生的檔案都要齊全和完整,讓學生檔案管理在學生就業工作中發揮更大的作用。

４　結論

大學生代表著民族的未來,學生就業工作將為學生成為國家棟梁之才創建平臺,學生檔案管理顯得優為重要。因此,加強和改進大學生檔案管理工作責任重大、使命光榮。我們要以高度負責的工作態度、嚴謹細致的工作作風率先垂范,切實關心和愛護學生,把學生檔案管理工作、學生檔案信息化建設和大學生創新能力的培養結合起來進行系統研究,真正成為大學生就業工作的指導者和引路人,更好地為大學生就業工作服務。