網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)分析

（一）系統(tǒng)分析階段解決的主要問題

系統(tǒng)分析是從系統(tǒng)總體上、全局上來分析思考系統(tǒng)的每一部分和建成系統(tǒng)的每一步驟。系統(tǒng)分析階段主要解決系統(tǒng)應該“做什么”的問題，主要包括以下幾個方面：

1.確定系統(tǒng)的目標和功能

目標是系統(tǒng)設計的基礎，在此基礎上確定系統(tǒng)相應的功能。一個完整的網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)除能完成檢索功能外，還應包括系統(tǒng)的建立功能和維護功能。系統(tǒng)建立功能包括系統(tǒng)初始化和建立數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)的維護功能應提供對數(shù)據(jù)進行增加、刪除、修改的功能以及數(shù)據(jù)保密和安全的功能。隨著新技術的發(fā)展，未來的網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)還可以具有自動標引等功能。

2.考察檔案界和本單位現(xiàn)有條件

包括檔案管理工作基礎、人員技術條件、資金條件、設備條件等等，確定能否在現(xiàn)有條件下順利開發(fā)網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)。

3.評價檢索系統(tǒng)建立前后的功效

建立一個檢索系統(tǒng)需要花費多少人力、物力、財力、時間資源。這項分析不僅要作定性分析而且要進行定量分析。當然人們希望以最小的開發(fā)費用建立起最大效益的系統(tǒng)。

4.選擇硬件

網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)對硬件的要求主要有以下幾個方面：一是具有足夠大的存儲量。隨著信息社會的發(fā)展數(shù)字檔案信息的數(shù)量將會十分龐大，有人預計今后每十五年電子文件的數(shù)量就會翻一番。因此對檔案數(shù)據(jù)進行處理需要大容量的存儲設備；二是具有較高的運算速度。為了滿足快速檢索的要求，特別是網(wǎng)絡檢索，要求計算機具有實時響應的能力，因而需要有較高的運算處理速度。一般網(wǎng)絡檢索的速度要求對每一檢索提問的響應時間在1秒鐘之內(nèi)，最多不超過5秒鐘；三是具有較強的比較和邏輯判斷能力。

5.軟件分析

網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)應具有以數(shù)據(jù)管理為中心的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。在系統(tǒng)設計階段必須確定數(shù)據(jù)結構和檢索軟件功能，輸出格式能夠由系統(tǒng)用戶自由選定，具有保密措施等等。軟件設計本身應具有簡明性、可靠性、可移植性等。

（二）檔案工作人員在系統(tǒng)分析中的重要作用

系統(tǒng)分析階段的工作對整個檢索系統(tǒng)的開發(fā)來說是關鍵的一環(huán)。在這一階段，技術人員必須與檔案工作者合作來確定檢索系統(tǒng)的總目標，給出它的功能、要求及條件。系統(tǒng)分析階段的組織者——系統(tǒng)分析員是計算機系統(tǒng)中最高級的工作人員，他們精通計算機技術，有相當?shù)南到y(tǒng)分析和設計能力。但是，多數(shù)計算機行業(yè)出身的系統(tǒng)分析員并不精通檔案管理工作。為此檔案人員在系統(tǒng)分析中，要發(fā)揮主要的和積極的作用，提出切實有效的功能建議。事實上，在檔案檢索系統(tǒng)的開發(fā)中，系統(tǒng)設計應以檔案工作人員為主，技術人員為輔。

本書導論中提到，筆者參與開發(fā)的《軍隊檔案事業(yè)管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)》耗費了兩年多的時間，這與檔案人員不能參與到系統(tǒng)設計中有相當?shù)年P系。在系統(tǒng)開發(fā)初期，參與的檔案人員不能提出任何建議和要求，尤其是不能確定數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，從而使整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)結構確定不下來，即系統(tǒng)之根本都難以確定。檔案工作人員對技術人員說： “你們先做出個東西來給我們看看。”對于技術人員依據(jù)自己已有的經(jīng)驗和對檔案工作的理解而提供的數(shù)據(jù)結構和系統(tǒng)功能，檔案人員提不出更多的修改意見。當系統(tǒng)研制完成交付使用后，不得已又反反復復地進行修改。現(xiàn)代化條件下，在檔案計算機管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中，檔案人員的參與是至關重要的。檔案人員必須理解相關技術，與技術人員密切合作，提出建設性意見，使系統(tǒng)設計更為科學、適用。

（三）網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)的利用需求分析

網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)較之以往的檔案計算機檢索系統(tǒng)最大的區(qū)別在于系統(tǒng)用戶的變化。網(wǎng)絡環(huán)境之前的檔案利用往往是利用者親自到某一個檔案館內(nèi)，委托檔案工作人員進行檢索。檔案工作人員根據(jù)利用者提出的要求對檔案計算機檢索系統(tǒng)進行操作，把檢索結果提供給利用者。這是一種委托性質(zhì)的檢索，利用者沒有機會對檢索系統(tǒng)直接操作，如果利用者沒能清楚地說明想要查找的檔案信息的范圍，會直接影響檢索效果。而且檔案人員進行檢索操作，利用者需要等待，影響了檢索的及時性。在網(wǎng)絡環(huán)境下，利用者對網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)的使用以自主檢索為主。利用者通過個人計算機，與網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)直接對話，提交檢索式，獲得檢索結果。利用者無論何時何地都能與網(wǎng)絡檢索系統(tǒng)對話，查詢所需要的各類檔案信息。這種檢索響應的時間不超過幾秒鐘，檢索結果也可即刻打印出來，檢索迅速、方便，既減少了工作環(huán)節(jié)，也避免了重復勞動。

為了滿足這種網(wǎng)絡環(huán)境下的利用需求，必須建立科學、系統(tǒng)、結構合理的網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)。檢索系統(tǒng)在內(nèi)容上既要全面，又要突出特色；在功能上既要簡單易操作、響應迅速，又要同時能夠滿足普通利用者與專業(yè)利用者的需求。

首先，在檢索系統(tǒng)所針對的內(nèi)容上，既要全面揭示和介紹檔案部門保存的檔案的成份和內(nèi)容，又要突出特色。網(wǎng)絡環(huán)境擴大了非專業(yè)利用者使用檔案的途徑，使檔案與休閑的聯(lián)系成為可能。如本書前面用到的實例：美國馬里蘭州檔案館對檔案館藏信息所選擇的發(fā)布與檢索方式，就充分考慮了普通利用者的需求，并以滿足這部分人的利用需求為主，以求不斷擴大用戶群；美國國家檔案館曾經(jīng)將電影《泰坦尼克號》播放引起的熱潮做為宣傳檔案工作、提供檔案利用的一次良機。該館適時地將相關檔案文獻包括各種照片和檔案全文在網(wǎng)站中進行發(fā)布，一時利用者蜂擁而至，網(wǎng)頁點擊率奇高。在這個實例成功后，該館又隨《風語者》等電影的熱播而及時提供各種相關檔案信息。該館的這項工作成為比較典型的“借東風”的例子，檔案工作及時滿足了利用者的好奇心。這種滿足也許得不到什么經(jīng)濟利益，但是卻有很好的社會效益。這種做法使得更多的利用者了解檔案館、熟悉了檔案信息，使得檔案信息近得就在利用者身邊，成為利用者生活中的一部分，不再遙遠而神秘。在電影泰坦尼克號所引起的熱潮中，有人就是想寫篇相關小文章發(fā)發(fā)感慨，有人就是好奇想見識一下相關的照片。必須考慮這部分人的檔案利用需求，否則檔案信息上網(wǎng)與不上網(wǎng)沒有什么區(qū)別。

其次，檢索系統(tǒng)在功能上要為利用者想得更加周全，為社會提供全方位、高質(zhì)量的信息檢索服務。筆者目前考慮這方面所能做的工作包括如下幾個部分：一是對檢索系統(tǒng)進行分級，分為普通用戶與專業(yè)用戶，以滿足不同層次的利用者的需求；二是檢索系統(tǒng)能兼容自然語言與人工語言。我國以往的檔案檢索針對內(nèi)容檢索重視提供主題詞、分類號等人工語言檢索途徑，而國外比較重視關鍵詞等自然語言的檢索途徑。在當前發(fā)展階段，國外出現(xiàn)了自然語言與人工語言并重的局面，如美國國家檔案與文件署以往的NAIL檢索系統(tǒng)只提供關鍵詞檢索，在升級為ARC后又提供了主題檢索，目的還是為了滿足不同層次的利用者的需求。“檢索語言的發(fā)展方向是把受控語言與自然語言結合起來，向易用化、智能化方向發(fā)展。” 我國一直比較重視主題詞檢索，但標引質(zhì)量難于控制。今后應在重視主題詞檢索的基礎上，相應增加關鍵詞檢索。三是注意網(wǎng)絡檔案信息資源的整合。在網(wǎng)絡環(huán)境下，利用者將有可能不再專門針對某一個檔案館的信息進行檢索，而是針對整個網(wǎng)絡中全部意義上的檔案信息資源。因此要對網(wǎng)絡檔案信息資源進行有效的組織，這一點在下一節(jié)中詳細論述。四是要提供多種形式的檢索結果，以利于檔案價值的實現(xiàn)。我國檔案界根據(jù)檔案價值實現(xiàn)領域和效果的不同，認為檔案價值形態(tài)主要有憑證價值和情報價值。過去我國普遍重視發(fā)揮檔案的憑證價值，為此提供的檢索結果往往是二次檔案信息，作為查找檔案原件的線索。在網(wǎng)絡環(huán)境下，有些利用需求只是對檔案信息本身的需求，不再是對原件的需求，即人們不再重視信息承載物的差別，而是注重信息的效用。為適應這種變化，網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)在檢索結果中除二次檔案信息外，應盡量提供檔案全文等一次檔案信息，并充分發(fā)掘館藏的有價值的檔案信息，讓信息流動起來，以發(fā)揮檔案信息的情報價值。如上海市檔案館編寫的《檔案情況摘報》，根據(jù)市政府各個階段的中心工作，及時提供有關的館藏檔案信息，為領導決策提供相關歷史資料，得到市領導的肯定。再如浙江省檔案館編寫的《檔案信息參閱》及有些地市檔案館編寫的直接提供給黨政機關的內(nèi)參信息，都很好地發(fā)揮了檔案信息的情報價值。五是要注重對網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)外觀和功能的設計。提供簡潔、友好的界面，注重檢索系統(tǒng)的“外包裝”。提供詳細而豐富的幫助系統(tǒng)，以利于利用者親自操作。

總之，在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案館等檔案機構要更好地服務于社會，就必須了解社會需求，并能夠從生活中發(fā)現(xiàn)社會熱點問題，掌握館藏檔案信息滿足社會需求的可能性。今后檔案機構應加強這方面的研究，有專人或?qū)ｉT的職能部門負責此項工作，通過調(diào)查、分析和預測，使檔案檢索系統(tǒng)的開發(fā)做到有的放矢。