網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源組織方式

（一）內(nèi)在技術(shù)上的組織方式

網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源是網(wǎng)絡(luò)信息資源的一部分，從內(nèi)在技術(shù)上講，它與其他的信息資源在組織方式上沒有什么差別。目前對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織使用得較多的方式主要有四種：文件方式、數(shù)據(jù)庫(kù)方式、主題樹方式和超媒體方式。

1.文件方式

文件是建立在外部介質(zhì)上的記錄的集合，是計(jì)算機(jī)保存處理結(jié)果的基本單位。以文件方式組織網(wǎng)絡(luò)信息資源簡(jiǎn)單方便，可以降低信息組織的難度和成本。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)信息資源利用的普及和信息量的不斷增多，以文件方式組織網(wǎng)絡(luò)信息會(huì)使網(wǎng)絡(luò)負(fù)載日益增大，當(dāng)信息結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜時(shí)，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源有效的控制和管理，從而降低信息組織的效率。這種方式適合作為其他組織方式的輔助形式。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)方式

指將所捕獲的網(wǎng)絡(luò)信息資源按照固定的記錄格式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過使用關(guān)鍵字及其組配對(duì)其進(jìn)行查詢得到信息線索，再通過信息線索聯(lián)接到相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息資源。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)可以對(duì)大量的規(guī)范化數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，從而大大提高信息組織的效率。數(shù)據(jù)庫(kù)的最小存取單位是字段，可根據(jù)用戶需求靈活組合查詢結(jié)果集，降低網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)呢?fù)載。因此，數(shù)據(jù)庫(kù)方式成為當(dāng)前普遍使用的網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織方式。

3.主題樹方式

指將所捕獲的網(wǎng)絡(luò)信息資源按照某種已確定的體系結(jié)構(gòu)，分門別類地逐層加以組織。這種方式實(shí)際是提供一種界面機(jī)制，用戶通過樹型目錄只與網(wǎng)絡(luò)信息資源的主題目錄進(jìn)行交流，并通過主題目錄間接地連接并使用多個(gè)實(shí)際數(shù)據(jù)資源，即用戶通過瀏覽的方式逐層選擇，層層遍歷，直至找到所需信息。這種方式結(jié)構(gòu)清晰、使用方便，具有良好的可擴(kuò)充性和嚴(yán)密的系統(tǒng)性。但它只適合專業(yè)性的網(wǎng)絡(luò)信息資源組織。

4.超媒體方式

超媒體技術(shù)是超文本技術(shù)與多媒體技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，它對(duì)文本、圖形、圖像、聲音、動(dòng)畫、視頻等多媒體信息，以超文本方式有機(jī)地整合，方便地描述并建立各種媒體信息之間的語(yǔ)義關(guān)系，通過連（鏈）接成非線性的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。用戶通過鏈在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中自由航行，找到所需要的任何媒體的信息。超媒體方式采用非線性的、由節(jié)點(diǎn)和鏈接組成的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)組織信息，符合人類思維所具有的聯(lián)想和跳躍性的習(xí)慣。這種方式的不足之處在于當(dāng)超媒體網(wǎng)絡(luò)過于龐大時(shí)，用戶難以避免地會(huì)出現(xiàn)“迷航”現(xiàn)象。

對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織，上述四種方式各有優(yōu)缺點(diǎn)。目前的最佳組織方式是數(shù)據(jù)庫(kù)方式與超媒體方式相結(jié)合，即在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)上，增加一層專為超媒體方式設(shè)計(jì)的鏈服務(wù)，也就是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)建立一個(gè)超文本結(jié)構(gòu)，附加在數(shù)據(jù)庫(kù)上，然后與超媒體系統(tǒng)相連接，相關(guān)的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)地連接起來。這種鏈接是動(dòng)態(tài)隨機(jī)的，而不像單純的超媒體方式那樣預(yù)先設(shè)計(jì)好“路線”。在這個(gè)方式中，需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行再組織，形成超文本結(jié)構(gòu)，以便于與超媒體系統(tǒng)的連接。

（二）外在形式上的組織方式

明確了網(wǎng)絡(luò)檔案信息組織的內(nèi)在技術(shù)，就可以運(yùn)用各種網(wǎng)絡(luò)信息資源組織方式，整合網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息資源，從邏輯上將國(guó)內(nèi)外各類檔案信息資源聯(lián)系起來，形成信息集成系統(tǒng)，提供給利用者。從形式上看，網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源組織方式主要有下列幾種：

1.建立檔案目錄中心

嚴(yán)格意義上講，建立檔案目錄中心并不是一種信息組織方式，但其建立的最終目的與對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源進(jìn)行組織的目的殊途同歸。建立檔案目錄中心后，可將目錄中心的數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布。這實(shí)際上是通過后端檔案機(jī)構(gòu)實(shí)體的合作實(shí)現(xiàn)前端檔案信息的組織。例如中國(guó)人民解放軍檔案館要建設(shè)全軍統(tǒng)一的聯(lián)合目錄中心。在建設(shè)過程中，各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)聯(lián)系，統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換格式。各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)要通過往來協(xié)商，頻繁接觸來保證這項(xiàng)工作的有效實(shí)施，以實(shí)體的聯(lián)系促成信息的組織。

2.加入搜索引擎

這一點(diǎn)在本章第一節(jié)中已有部分論述。搜索引擎的信息搜集功能分兩種。一種是自動(dòng)定期搜索，即每隔一段時(shí)間，搜索引擎主動(dòng)派出“蜘蛛”等計(jì)算機(jī)程序，對(duì)一定IP地址范圍內(nèi)的網(wǎng)站進(jìn)行搜索，更新信息數(shù)據(jù)庫(kù)。另一種是提交網(wǎng)站搜索，即網(wǎng)站建設(shè)者主動(dòng)向搜索引擎提交網(wǎng)址，搜索引擎定期向申請(qǐng)網(wǎng)站派出計(jì)算機(jī)程序，搜集該網(wǎng)站有關(guān)信息存入數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案機(jī)構(gòu)建成網(wǎng)站后，應(yīng)該積極主動(dòng)地向各種搜索引擎如Google、百度、雅虎、搜狐、新浪等提交搜索請(qǐng)求，登錄全球著名的搜索引擎網(wǎng)站，來擴(kuò)大檔案網(wǎng)站的聯(lián)系面，使網(wǎng)絡(luò)用戶可以通過行業(yè)、區(qū)域等多途徑檢索都能輕易搜尋到檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站。

3.檔案網(wǎng)站廣泛建立鏈接

在超媒體信息組織方式中，所有的信息通過超文本標(biāo)記語(yǔ)鏈接起來，用戶通過“鏈”可從一個(gè)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)入另外一個(gè)網(wǎng)頁(yè)。在網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的組織中，要充分發(fā)揮超媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在檔案網(wǎng)站上建立廣泛的鏈接。以美國(guó)國(guó)家檔案與文件署網(wǎng)站為例，由于美國(guó)國(guó)家檔案與文件署下轄若干機(jī)構(gòu)，所以該網(wǎng)站提供了其下轄機(jī)構(gòu)的網(wǎng)址索引，使得訪問該網(wǎng)站的利用者可以進(jìn)而訪問其下轄機(jī)構(gòu)。再如加拿大國(guó)家檔案館網(wǎng)站，與加拿大省和地區(qū)檔案館、國(guó)際檔案理事會(huì)、加拿大網(wǎng)上檔案資源、加拿大國(guó)家圖書館進(jìn)行了鏈接。再如北京市檔案館網(wǎng)站，對(duì)國(guó)內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)、國(guó)外檔案機(jī)構(gòu)、北京區(qū)縣檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行了組織，建立了鏈接。檔案網(wǎng)站廣泛建立鏈接應(yīng)不僅限于檔案這個(gè)圈子內(nèi)，還應(yīng)包括與各類相關(guān)網(wǎng)站建立鏈接，如與各地政府網(wǎng)站建立相關(guān)鏈接，與一些圖書館、博物館等建立鏈接。澳大利亞國(guó)家檔案館網(wǎng)站鏈接就較為廣泛，其鏈接包括網(wǎng)站中所牽涉到的法律規(guī)章、政策指示、相關(guān)出版物、國(guó)家圖書館、各州和地區(qū)檔案館、專業(yè)協(xié)會(huì)、其他專業(yè)檔案館、個(gè)人主頁(yè)等。再上一個(gè)層次，最終要能實(shí)現(xiàn)基于檔案信息內(nèi)容的鏈接，即對(duì)利用者查閱檔案信息內(nèi)容中的有關(guān)信息如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等都能鏈接到相應(yīng)的內(nèi)容中去，對(duì)檔案形成者等都有相關(guān)鏈接內(nèi)容作介紹，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)提供全方位的服務(wù)。這是網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源組織的最高理想。

4.建立檔案專業(yè)指引網(wǎng)站

在浩如煙海的網(wǎng)絡(luò)信息資源中，要查找特定檔案信息需要一些專業(yè)指引。檔案專業(yè)指引網(wǎng)站，是指物理上并不存儲(chǔ)實(shí)際檔案信息的站點(diǎn)，但它根據(jù)檔案專業(yè)情況，對(duì)物理上分散的大量檔案網(wǎng)站進(jìn)行合理整理和組合，從邏輯上將國(guó)內(nèi)外各類檔案信息資源聯(lián)系起來，組成專業(yè)指引庫(kù)，形成信息集成系統(tǒng)，提供給利用者，指引利用者到特定的網(wǎng)站獲取所需要的檔案信息，即利用者通過對(duì)其訪問可以得到有關(guān)實(shí)際存儲(chǔ)檔案信息資源的網(wǎng)站的信息。例如聯(lián)合國(guó)教科文組織建立的網(wǎng)站中，按照世界各國(guó)的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了組織，提供了名為“世界各國(guó)檔案館”（Archives in the World）的網(wǎng)頁(yè)。它按照歐洲、北美、亞洲及太平洋地區(qū)、拉丁美洲、國(guó)際性組織五大類將世界各國(guó)的檔案館歸類。假設(shè)利用者不知道加拿大國(guó)家檔案館的網(wǎng)址，則可在此先選中北美類，再按國(guó)家尋找，在加拿大下面就可找到加拿大國(guó)家檔案館的字樣，點(diǎn)擊該鏈接，就進(jìn)入了加拿大國(guó)家檔案館網(wǎng)站?？梢姡瑱n案專業(yè)指引網(wǎng)站的內(nèi)容不是某個(gè)具體的檔案機(jī)構(gòu)及其提供的館藏檔案信息，而是提供對(duì)各個(gè)獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)所建網(wǎng)站的超級(jí)鏈接。專業(yè)指引網(wǎng)站的功能類似于搜索引擎，它將網(wǎng)絡(luò)中有關(guān)某一主題的相關(guān)站點(diǎn)集中，以用戶熟悉的方法組織，用于指引用戶到特定的地址獲取所需的信息。它可以彌補(bǔ)搜索引擎的不足，幫助用戶集中查找網(wǎng)絡(luò)上的專業(yè)信息，從被動(dòng)使用到主動(dòng)創(chuàng)造，大大節(jié)省用戶的查找時(shí)間和通信費(fèi)用，更適應(yīng)專業(yè)用戶的需求。我國(guó)交通部科技信息研究所建立的“交通專業(yè)網(wǎng)絡(luò)資源指引庫(kù)”，包括交通信息源（可以查找到交通專業(yè)的所有光盤以及比較大的數(shù)據(jù)庫(kù)）、交通專業(yè)有關(guān)的組織機(jī)構(gòu)以及與交通專業(yè)某一主題有關(guān)的站點(diǎn)等。檔案界也可以建立類似的專業(yè)指引網(wǎng)站。在國(guó)家檔案局網(wǎng)站上，建立了全國(guó)檔案工作信息網(wǎng)，這個(gè)信息網(wǎng)已經(jīng)將各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館納入其中。今后還可以在這個(gè)基礎(chǔ)上，將全國(guó)各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)組織起來。

5.針對(duì)檔案信息內(nèi)容建立分類目錄

這也是檔案信息組織的一種理想狀態(tài)，即對(duì)國(guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)中全部檔案信息，不是針對(duì)網(wǎng)站而是針對(duì)具體的檔案信息內(nèi)容建立分類目錄。使得網(wǎng)絡(luò)檔案信息通過類別進(jìn)行全面組織，圍繞某一類別，全面、系統(tǒng)地為利用者提供檔案信息。

6.申請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)實(shí)名

申請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)實(shí)名是網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源組織的一個(gè)實(shí)例。網(wǎng)絡(luò)實(shí)名，是北京因特國(guó)風(fēng)網(wǎng)絡(luò)軟件科技開發(fā)有限責(zé)任公司（3721網(wǎng)站）研究開發(fā)的新一代的網(wǎng)絡(luò)訪問技術(shù)，一種中國(guó)人使用自己的文字訪問網(wǎng)絡(luò)的全新方式。它幫助用戶使用現(xiàn)實(shí)世界中的通用名詞、機(jī)構(gòu)名稱、企業(yè)名稱、產(chǎn)品名稱、商標(biāo)等，通過瀏覽器、搜索引擎、各地信息港等各種途徑，簡(jiǎn)單快速地找到各種機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、相關(guān)產(chǎn)品等的信息。2002年5月26日，云南省陸良縣檔案局在3721注冊(cè)了網(wǎng)絡(luò)實(shí)名“云南省陸良縣檔案局”。這樣，通過瀏覽器地址欄、搜索引擎、各地信息港等各種途徑都能簡(jiǎn)單快速地找到該局網(wǎng)站。

7.以多種語(yǔ)言提供檔案信息

以多種語(yǔ)言提供檔案信息不能說是網(wǎng)絡(luò)檔案信息的組織方式，只是為網(wǎng)絡(luò)檔案信息的組織創(chuàng)造一定的條件。為了宣傳我國(guó)的檔案工作，擴(kuò)大檔案信息利用范圍，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，最好能以多種語(yǔ)言提供檔案信息。有人提出： “為適應(yīng)加入WTO后的國(guó)際形勢(shì)，檔案館網(wǎng)站最好有中文簡(jiǎn)體、中文繁體、日文、英語(yǔ)4個(gè)版本?！比缟虾Ｊ袡n案館提供了英文館藏指南，這將為擴(kuò)大我國(guó)檔案工作的影響起到一定的積極作用。

8.建設(shè)站內(nèi)搜索引擎

建設(shè)站內(nèi)搜索引擎在本章第一節(jié)中進(jìn)行了部分論述。站內(nèi)搜索引擎主要是對(duì)網(wǎng)站內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行有效的組織。北京市檔案館網(wǎng)站、上海市檔案局（館）網(wǎng)站都提供了網(wǎng)站搜索，大大提高利用者在網(wǎng)站內(nèi)查找所需檔案信息的速度，提高了利用者訪問的興趣。

9.提供網(wǎng)站地圖和索引

網(wǎng)站地圖和索引也是對(duì)網(wǎng)站內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行組織。網(wǎng)站是用超媒體技術(shù)組織的，當(dāng)網(wǎng)站內(nèi)容龐大時(shí)，利用者容易迷失其中。為此，檔案網(wǎng)站應(yīng)該提供網(wǎng)站地圖，便于利用者明確一個(gè)檔案網(wǎng)站內(nèi)的各類信息的位置。提供內(nèi)容索引，便于以內(nèi)容為線索訪問網(wǎng)站。從第一章國(guó)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)檔案信息內(nèi)容案例中，可以發(fā)現(xiàn)國(guó)外多數(shù)檔案網(wǎng)站都提供了這二項(xiàng)服務(wù)，比如澳大利亞國(guó)家檔案館的網(wǎng)站地圖，較為詳細(xì)，它以圖書目錄形式組織本網(wǎng)站內(nèi)信息，而且達(dá)到了三級(jí)目錄，利用者可以一目了然地獲悉網(wǎng)站的整體架構(gòu)，輕松自如地鏈接到相關(guān)信息。我國(guó)目前提供這項(xiàng)服務(wù)的檔案網(wǎng)站還比較少。北京市檔案館網(wǎng)站在改版后增加了這項(xiàng)服務(wù)。從網(wǎng)站地圖中可以概覽整個(gè)檔案網(wǎng)站的信息組織情況。

總之，無論個(gè)體檔案網(wǎng)站內(nèi)的信息還是網(wǎng)絡(luò)中全部檔案信息資源，都需要有效地進(jìn)行組織，使網(wǎng)絡(luò)檔案信息有序化并聯(lián)結(jié)成網(wǎng)、形成規(guī)模。如果每一個(gè)檔案網(wǎng)站都是孤立的，網(wǎng)絡(luò)檔案信息缺乏整體性、系統(tǒng)性和利用的方便性，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義就與我們的期待大相徑庭。國(guó)外許多國(guó)家對(duì)本國(guó)的、甚至國(guó)際的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源進(jìn)行了很好的組織，并與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息資源建立廣泛的鏈接。例如有人在英國(guó)公共檔案館（PRO）網(wǎng)站中遨游時(shí)，曾通過相關(guān)檔案內(nèi)容鏈入了該國(guó)一個(gè)女權(quán)運(yùn)動(dòng)委員會(huì)的網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站建立如此廣泛的鏈接是為利用者了解與檔案內(nèi)容相關(guān)的背景知識(shí)提供條件，將利用者潛在的利用需求“一網(wǎng)打盡”。目前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)檔案信息還只是一個(gè)個(gè)孤立的點(diǎn)，尚未進(jìn)行很好的組織。有人將網(wǎng)絡(luò)中孤立的檔案信息或檔案網(wǎng)站喻為“信息孤島”。孤島現(xiàn)象是與網(wǎng)絡(luò)的本質(zhì)相悖的，網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的出發(fā)點(diǎn)就在于多途徑的溝通與互聯(lián)。今后檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中重要的一項(xiàng)是在這些“信息孤島”之間架起橋梁、建立聯(lián)系，在網(wǎng)絡(luò)世界里形成一個(gè)網(wǎng)中之網(wǎng)，即數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富、上下貫通、縱橫交錯(cuò)的檔案信息網(wǎng)。