網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的特點(diǎn)

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，是指檔案機(jī)構(gòu)通過(guò)各種類型的網(wǎng)絡(luò)直接傳遞檔案信息，為利用者服務(wù)、為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用將信息生產(chǎn)者、信息、信息技術(shù)組織在一起，使信息資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下直接作用于利用者。其目的是源源不斷地提供便捷、豐富的檔案信息及相應(yīng)的服務(wù)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所支持的檔案信息利用，伴隨著網(wǎng)絡(luò)所能提供的優(yōu)勢(shì)和檔案信息在數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布和傳播范圍等方面的變化，滋生出一些新的特點(diǎn)。

一、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有開(kāi)放性

系統(tǒng)思維的觀點(diǎn)認(rèn)為，系統(tǒng)與環(huán)境是互塑共生的。網(wǎng)絡(luò)作為一種信息環(huán)境具有開(kāi)放性特點(diǎn)，這決定了網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的開(kāi)放性。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作作為一個(gè)系統(tǒng)，基本上停留在以自給自足為特征的封閉型模式上，缺乏協(xié)作與協(xié)調(diào)的全局觀念，缺乏與利用者的廣泛交流。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)廣泛地向社會(huì)發(fā)布檔案信息，這些信息涉及一次檔案信息、二次檔案信息、三次檔案信息等各個(gè)層面。尤其是對(duì)于一次檔案信息，即檔案原件的內(nèi)容，以往只能到檔案館閱覽，極少數(shù)情況下可以外借，而在網(wǎng)絡(luò)中可以供利用者隨時(shí)隨地閱讀。網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用是一種開(kāi)放型的利用，它可以超越時(shí)空界限，實(shí)現(xiàn)各個(gè)層次的交流。

在時(shí)間上，網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用不再受時(shí)間的限制，利用者可隨時(shí)檢索和利用所需檔案信息。網(wǎng)絡(luò)上提供檔案利用服務(wù)的服務(wù)器可以不間斷地開(kāi)機(jī)，利用者在任何時(shí)間都可以利用它所提供的開(kāi)放檔案。

在空間上，網(wǎng)絡(luò)使得檔案利用服務(wù)擺脫了地域的限制，影響范圍擴(kuò)展到無(wú)限大。利用者作為網(wǎng)絡(luò)用戶可以從任意地點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行提取，網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用打破了地點(diǎn)區(qū)域的局限，甚至突破了國(guó)界的限制。檔案信息利用突破空間限制，一方面使得利用者可在異地遠(yuǎn)程獲得檔案信息，免除長(zhǎng)途奔波的勞累，省時(shí)省力；另一方面，有利于檔案這一人類共同的文化遺產(chǎn)得以被人們共享，推進(jìn)世界上多種文化的共生和交融。

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的開(kāi)放性必將引導(dǎo)檔案管理工作由封閉型、半封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，面向社會(huì)開(kāi)放。打破自我封閉，改變“等、靠、要”狀況，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)放程度，促進(jìn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化。

二、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有及時(shí)性

信息社會(huì)是一個(gè)高速高效的時(shí)代，科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新，知識(shí)老化節(jié)奏加快，技術(shù)成果應(yīng)用周期縮短。檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供利用，可以及時(shí)更新檔案信息，大大縮短對(duì)最新檔案信息利用的時(shí)差，使得檔案利用服務(wù)跟上時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏。

網(wǎng)絡(luò)檔案信息的更新不僅僅是指網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地進(jìn)行增、刪、改，更主要的指檔案事業(yè)的新發(fā)展、檔案實(shí)踐工作的新突破、檔案學(xué)研究的最新成果、檔案工作的最新動(dòng)向，以及檔案界的新熱點(diǎn)等信息在網(wǎng)絡(luò)中以最快的速度加以報(bào)道。在各檔案網(wǎng)站“新聞與事件”欄目中，往往是昨天的新聞變成了今天的舊知；在“出版物”欄目又刊出了新的研究成果；開(kāi)放檔案欄目中又公布了若干剛剛解密開(kāi)放的檔案信息 ；……。例如，許多檔案信息網(wǎng)頁(yè)都標(biāo)有最后更新的時(shí)間。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）下屬的胡佛總統(tǒng)圖書(shū)館主頁(yè)上標(biāo)有“Last Updated：November 15,2002 7:50 AM”的信息。加拿大國(guó)家檔案館（NA）的主頁(yè)上標(biāo)有“Date Modified：2001-11-28”以顯示數(shù)據(jù)修改日期，并且多數(shù)網(wǎng)頁(yè)都標(biāo)有“Last Updated：021116”等字樣，以說(shuō)明本網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容的最后更新日期。再如，檔案網(wǎng)站對(duì)于新近開(kāi)放或公布的檔案信息都有專門(mén)的內(nèi)容介紹。如NARA的許多欄目下都有“What’s new”來(lái)介紹新增的內(nèi)容。另外，NARA數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容更新也很快，其數(shù)據(jù)每周進(jìn)行一次更新，每年的數(shù)據(jù)更新量在44萬(wàn)份檔案左右。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中新增內(nèi)容一般都有按時(shí)間排序的專門(mén)的介紹。檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁(yè)布局也會(huì)隨著功能的增減形成新的版面。

檔案利用者會(huì)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)中檔案信息的流轉(zhuǎn)速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)傳統(tǒng)工作中的檔案信息，只有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源的時(shí)效性才能夠得以充分發(fā)揮。

三、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有全面性

傳統(tǒng)的檔案利用工作是以某一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)本身為主體為利用者提供服務(wù)的，在全面性、系統(tǒng)性方面一直無(wú)法更好地滿足利用者的要求。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息利用，可以進(jìn)一步提供更為全面的信息。

從縱向上看，網(wǎng)絡(luò)檔案信息由于其來(lái)源的不同，在網(wǎng)絡(luò)中的分布具有明顯的層次性。網(wǎng)絡(luò)檔案信息的分布主要可表現(xiàn)為四層次：第一層次是有關(guān)各類檔案館的檔案信息。包括中央級(jí)檔案館的檔案信息、州或省級(jí)檔案館的檔案信息、市級(jí)檔案館的檔案信息、區(qū)縣級(jí)檔案館的檔案信息。此外，還有各種專門(mén)檔案館、專業(yè)檔案館、內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息；第二層次是檔案行政管理機(jī)構(gòu)的檔案信息；第三層次是國(guó)際上和各個(gè)國(guó)家的檔案學(xué)術(shù)組織與專業(yè)組織的檔案信息；第四個(gè)層次是其他相關(guān)的檔案信息。

從橫向上把網(wǎng)絡(luò)中全部的檔案信息作為一個(gè)資源系統(tǒng)來(lái)看，其內(nèi)容具有綜合性的特點(diǎn)。無(wú)論是檔案館的信息，還是檔案學(xué)術(shù)組織與專業(yè)組織的信息，除具有自身的特點(diǎn)之外，在內(nèi)容上都顯現(xiàn)出一定的綜合性。以檔案館的檔案信息為例，其內(nèi)容既包括了對(duì)整個(gè)國(guó)家檔案信息資源的全面介紹，又有各個(gè)檔案館具體的館藏檔案信息內(nèi)容；既提供了各種檢索工具，又提供了一次檔案信息；既有檔案學(xué)研究理論信息，又有檔案實(shí)踐工作發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)；既有檔案學(xué)專業(yè)教育信息，又為各方面的受教育者提供進(jìn)行學(xué)習(xí)與研究所需的檔案信息；既有檔案學(xué)術(shù)活動(dòng)的信息，又有檔案科研項(xiàng)目的最新報(bào)道；? .。總之，內(nèi)容林林總總，具有較強(qiáng)的綜合性，體現(xiàn)了檔案館全部的工作內(nèi)容。再以檔案學(xué)術(shù)組織與專業(yè)組織的檔案信息為例，其信息涉及面也很廣。其中既有本組織長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略報(bào)告和計(jì)劃，又有年度發(fā)展報(bào)告及年度計(jì)劃；既有組織結(jié)構(gòu)和行政管理情況介紹，又有其所辦主要刊物的內(nèi)容介紹和近幾年刊物的內(nèi)容提要或目錄；既有一些學(xué)術(shù)熱點(diǎn)問(wèn)題的專欄討論，又有學(xué)術(shù)界最新動(dòng)態(tài)的信息發(fā)布等等。總之，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以發(fā)布館藏檔案信息；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以發(fā)布檔案機(jī)構(gòu)的職能信息，如部門(mén)設(shè)置、主要領(lǐng)導(dǎo)、崗位職責(zé)、例行服務(wù)、聯(lián)系途徑以及檔案館室的歷史背景、發(fā)展計(jì)劃、近遠(yuǎn)期目標(biāo)、實(shí)施項(xiàng)目等介紹性信息；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以發(fā)布服務(wù)信息，介紹各檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)對(duì)象、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)方式、服務(wù)政策和服務(wù)限制；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以提供查檔指南，包括查檔手續(xù)、查檔范圍、查檔方法、查檔程序、查檔收費(fèi)及為研究者提供的各種可用工具等；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)還可以發(fā)布檔案工作信息，例如國(guó)家、省市及國(guó)外檔案工作動(dòng)態(tài)信息，國(guó)家與地方的檔案政策法規(guī)信息，檔案工作的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，檔案會(huì)議信息，檔案展覽信息，檔案刊物信息，公共活動(dòng)安排等。這種綜合性實(shí)質(zhì)上體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)檔案信息的系統(tǒng)性。從而使我們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境中得到了一個(gè)與現(xiàn)實(shí)檔案界類似的虛擬的檔案界。

這樣，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源盡可能地達(dá)到豐富，利用者對(duì)整個(gè)社會(huì)的檔案信息占有度提高，從而可能在總體上對(duì)所有檔案信息進(jìn)行全面的利用。在這樣的前提下，利用者無(wú)不想盡可能全面地得到與自己需求相關(guān)的檔案信息。而各類檔案信息可以在網(wǎng)絡(luò)中形成以利用者為中心的虛擬的信息體系，圍繞利用者特定需求進(jìn)行信息的檢索、獲取、處理。各種利用需求可以通過(guò)靈活聯(lián)結(jié)和調(diào)用各類系統(tǒng)與資源集成地完成。這與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式有了本質(zhì)的不同。過(guò)去只是在一個(gè)檔案館或一定范圍內(nèi)全面滿足利用者的需求。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用者的需求可以在更加全面地得以滿足。

四、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有檢索的方便性

這是網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用優(yōu)于傳統(tǒng)檔案利用的最大特點(diǎn)。以信息社會(huì)的觀點(diǎn)來(lái)看，一個(gè)人知識(shí)水平的高低并不取決于他已獲得知識(shí)的多少，而取決于他獲取信息能力的強(qiáng)弱。方便而快捷的檢索系統(tǒng)，是人們獲得檔案信息必不可少的工具。將功能完善、方便易用的檢索工具在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布，利用數(shù)字化的檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化的傳輸手段，形成對(duì)全社會(huì)開(kāi)放利用的服務(wù)平臺(tái)，極大地?cái)U(kuò)展了檔案利用服務(wù)的空間，使利用者可以更方便地檢索所需檔案信息。如在美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）、加拿大國(guó)家檔案館（NA）、英國(guó)公共檔案館（Public Record Office，PRO）網(wǎng)站所提供的檢索系統(tǒng)中，都設(shè)置了基于自然語(yǔ)言的關(guān)鍵詞檢索，并支持布爾邏輯檢索，而且有很詳細(xì)的使用說(shuō)明，檢索方便快捷。再如NARA網(wǎng)站、山東省臨沂市檔案局（館）網(wǎng)站所提供的網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)中，根據(jù)易用程度分為基本檢索與高級(jí)檢索。前者是為普通檔案利用者設(shè)計(jì)的，后者則專為檔案專業(yè)人員或具備一定檢索知識(shí)的專業(yè)人士設(shè)計(jì)。這樣一來(lái)，普通的檔案利用者可以方便地檢索檔案信息，而專業(yè)人士也可通過(guò)各種檢索優(yōu)化技術(shù)更精確地檢索檔案信息，從而滿足了不同層次的利用者的需求。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突破了傳統(tǒng)檔案利用中的線性檢索結(jié)構(gòu)，創(chuàng)造了全新的超媒體檢索方式。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的聯(lián)結(jié)不再是線性的，而是網(wǎng)狀的，可以有多種組織方式和檢索方式，從而打破了傳統(tǒng)文本單一的線性結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展加速了檔案信息檢索的速度，使網(wǎng)絡(luò)檢索工具具有方便性、大眾化的特點(diǎn)。這無(wú)疑為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用奠定了最好的基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)檔案信息只有在易于被檢索到的情況下，才能發(fā)揮其真正的價(jià)值。

五、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有交互性

網(wǎng)絡(luò)是一種雙向主動(dòng)式的服務(wù)手段，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最具傳播發(fā)展?jié)摿Φ拇蟊妭髅健＞W(wǎng)絡(luò)尤其是因特網(wǎng)的全球化和開(kāi)放性加強(qiáng)了國(guó)際檔案信息的交流。檔案信息不僅是人類社會(huì)寶貴的資源，更可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流使得這些寶貴資源在國(guó)際檔案界以及人類社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮作用，從而更好地促進(jìn)人類社會(huì)發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案信息傳播交流方式相比，網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有很強(qiáng)的交互性。

對(duì)于傳統(tǒng)檔案材料，主要通過(guò)全宗介紹、案卷目錄等方式來(lái)體現(xiàn)其關(guān)聯(lián)性，引導(dǎo)利用者查找檔案信息。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，可以利用超媒體技術(shù)、通過(guò)鏈接手段指引利用者查閱具有各方面聯(lián)系的檔案信息，使具有某種聯(lián)系的檔案信息圍繞利用者的需求在邏輯上形成一個(gè)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)中還有專門(mén)供檔案專業(yè)人員和利用者進(jìn)行交流的空間，如檔案專業(yè)協(xié)會(huì)及討論組、檔案論壇等。檔案工作者、檔案學(xué)專家、檔案利用者可以就某一問(wèn)題在網(wǎng)上及時(shí)交流觀點(diǎn)，展開(kāi)討論，實(shí)現(xiàn)信息交換。利用電子郵件等網(wǎng)絡(luò)工具，還可以提供參考咨詢、開(kāi)展定題服務(wù)、傳送檢索結(jié)果和目錄文件等、為利用者提供復(fù)制件乃至在技術(shù)許可的條件下提供檔案證明，并隨時(shí)接受反饋信息。網(wǎng)絡(luò)中各種檔案機(jī)構(gòu)一般都清楚地列出本機(jī)構(gòu)的電子郵件地址，鼓勵(lì)利用者： “請(qǐng)把你的意見(jiàn)和建議發(fā)送給我們。”檔案機(jī)構(gòu)還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)行本機(jī)構(gòu)的電子刊物，將館藏檔案信息和檔案宣傳信息輸送到特定利用者的郵箱內(nèi)，做到“送貨上門(mén)”。利用者可以隨時(shí)自主地訂閱，以定期獲取最新的檔案信息。這些網(wǎng)絡(luò)交流手段在世界范圍內(nèi)敞開(kāi)了檔案工作者之間、檔案工作者與利用者之間交流的大門(mén)。

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息交流的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，是檔案部門(mén)通過(guò)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)吸引大批研究者涉獵其中，這些研究者在研究利用檔案信息過(guò)程中又迸發(fā)出更多思想的火花反饋給檔案部門(mén)。能夠?qū)崿F(xiàn)廣泛的交流，無(wú)疑為更好地指導(dǎo)檔案學(xué)術(shù)研究、檔案實(shí)踐工作及檔案教育工作，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展注入了新的活力。檔案部門(mén)之間、檔案利用者之間、檔案部門(mén)與檔案利用者之間的地理距離將因網(wǎng)絡(luò)連接而消失，彼此之間的交流與合作將變得頻繁而快捷。網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的交互性極大地深化了檔案信息服務(wù)的服務(wù)層次和服務(wù)水平。

六、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用在形式上具有多樣性

基于多媒體技術(shù)的支持，網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息除了抽象化的文本信息之外，還有照片、圖片、動(dòng)畫(huà)、音頻、視頻等多種表現(xiàn)形式。傳統(tǒng)檔案管理工作中不同載體的檔案轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息后，仍可保持其原有的表現(xiàn)特性。如在世界建筑檔案館網(wǎng)站中的檔案信息（The Digital Archives of Architecture），多數(shù)以圖片、照片、聲音、影像等多媒體形式表達(dá)，利用者可以全面地感受到這些檔案信息的各種表現(xiàn)特性。以多媒體文件的文件格式作為檢索入口，還可以相應(yīng)地提高檢準(zhǔn)率。文字、圖片、照片、聲音、影像、??，多樣性的網(wǎng)絡(luò)檔案信息為利用者呈現(xiàn)了一片檔案開(kāi)發(fā)與利用的新天地。這種形式的多樣性還有利于開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案宣傳。對(duì)于各館珍貴檔案、特色檔案可實(shí)現(xiàn)在線展覽，史料匯編也可以進(jìn)行在線出版。還可以抓住各種重大活動(dòng)或重大事件等社會(huì)熱點(diǎn)，公布相應(yīng)館藏，吸引更多利用者。

七、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有資源共享性

自古以來(lái)所有文獻(xiàn)形式的記錄，無(wú)論是文件還是圖書(shū)，其信息都被固定在某一載體上，信息與載體構(gòu)成不可分離的一個(gè)“實(shí)體”。離開(kāi)了其中任何一方，文件便不成其為文件，圖書(shū)也不成其為圖書(shū)。在傳統(tǒng)檔案的利用中，由于原始性的限制，一份檔案往往只保存在一個(gè)特定的檔案館中，一次只能供一個(gè)利用者利用。而網(wǎng)絡(luò)檔案信息可以供所有需要它的人共享，一份檔案可以同時(shí)在若干個(gè)利用工作站上進(jìn)行查閱。網(wǎng)絡(luò)檔案信息可以根據(jù)需要隨時(shí)改變其存儲(chǔ)載體，可以從磁盤(pán)拷入軟盤(pán)或光盤(pán)，可以從一張軟盤(pán)、磁盤(pán)拷入其他軟盤(pán)或磁盤(pán)之中，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)“流”向異地。有人將網(wǎng)絡(luò)檔案信息的這種特性歸納為“信息與載體的可分離性”。這樣，有利于網(wǎng)絡(luò)檔案信息的資源共享。

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，信息資源日益成為一種能產(chǎn)生巨大價(jià)值的資源，獲取信息就意味著占據(jù)了資源，能創(chuàng)造出為當(dāng)前社會(huì)所承認(rèn)的效益。因此，有別于過(guò)去檔案利用方式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的利用者對(duì)檔案信息的需求與使用，可能會(huì)成為日常行為必需的一部分，利用者群體空前龐大。信息資源較之材料資源和能量資源的優(yōu)越之處，就是能夠?qū)崿F(xiàn)共享而不損害其本身的完整性。網(wǎng)絡(luò)檔案信息可以從其原始載體上游離出來(lái)，根據(jù)利用需要，進(jìn)行多種形式的顯示、輸出，充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢(shì)。

八、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有服務(wù)的主動(dòng)性

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用有利于發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，所有的檔案都有可利用性。由于以往檔案工作長(zhǎng)期處于封閉半封閉狀態(tài)，許多利用者往往不知道檔案館保存著什么檔案，因而不會(huì)利用檔案。檔案部門(mén)也未能及時(shí)宣傳館藏內(nèi)容，造成保管與利用的脫節(jié)。

有人曾舉過(guò)一個(gè)例子：當(dāng)年在沈陽(yáng)，隨著教育改革的深入，民辦教育、私立教育作為新生事物初露頭角，相關(guān)部門(mén)為了實(shí)現(xiàn)對(duì)其發(fā)展過(guò)程的政策引導(dǎo)工作而進(jìn)行調(diào)查研究。在調(diào)查私立教育發(fā)展歷史時(shí)，他們是“踏破鐵鞋無(wú)覓處”，不得不到一些已退下來(lái)的老校長(zhǎng)、老教師那里去找信息、問(wèn)情況。與此同時(shí)，在沈陽(yáng)市大東區(qū)檔案館館藏檔案中，60年代就有一些零星的、分散的私立教育、私立學(xué)校的檔案，改革開(kāi)放后也陸續(xù)有這方面檔案進(jìn)館。但由于檔案部門(mén)沒(méi)有向社會(huì)介紹過(guò)館藏檔案中存有私立教育方面的信息，那些檔案只能靜靜地躺在那里，無(wú)人問(wèn)津。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種供需脫節(jié)的情況可以得到極大改善。檔案部門(mén)可以積極利用網(wǎng)絡(luò)“推銷”各類檔案信息，定期或不定期地針對(duì)社會(huì)生活及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的熱點(diǎn)、重點(diǎn)，對(duì)外發(fā)布檔案信息。廣泛宣傳檔案館有哪些可利用的檔案信息，從而使社會(huì)各方面逐步為檔案館的存在提供一個(gè)心理”位置，使他們一有利用需求時(shí)，就會(huì)很自然地想到檔案館。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)很容易受到時(shí)間地域、利用手續(xù)、需求心理等方面的限制。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了便捷的人機(jī)對(duì)話方式，利用者很容易從被動(dòng)的檔案利用者，變?yōu)橹鲃?dòng)的檔案信息資源探索者。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用者利用檔案信息，不再僅僅是為取得某種檔案憑證而被迫利用，而且常常是主動(dòng)地為了獲得知識(shí)，甚至是為了獲得對(duì)歷史文化的審美樂(lè)趣而利用檔案信息。

總之，網(wǎng)絡(luò)可以充分發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)和利用者的主動(dòng)性，便于全社會(huì)了解檔案的可用性和使用價(jià)值，使檔案信息利用服務(wù)跟上整個(gè)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)改革發(fā)展的步伐。

九、網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用范圍還有一定的限制

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務(wù)的范圍，必須是依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，經(jīng)過(guò)鑒定、劃密等工作后被確定為對(duì)社會(huì)開(kāi)放的檔案信息。由于網(wǎng)絡(luò)檔案信息的內(nèi)容范圍還缺乏法律的界定，網(wǎng)絡(luò)檔案信息是否具有憑證價(jià)值還沒(méi)有法律定論，目前只有一部分檔案信息可以成為網(wǎng)絡(luò)中的公共信息。根據(jù)檔案的特殊性，網(wǎng)絡(luò)中開(kāi)放的檔案信息還應(yīng)區(qū)分無(wú)條件利用和有條件利用兩部分。無(wú)條件利用的檔案信息可供任何身份的利用者隨時(shí)自由利用。而有條件利用的部分，要在物理網(wǎng)絡(luò)、使用權(quán)限、費(fèi)用等方面進(jìn)行限制，對(duì)利用者必須要經(jīng)過(guò)身份確認(rèn)或?qū)嵭杏袃敺?wù)。對(duì)開(kāi)放檔案之外的檔案信息利用還只能采用傳統(tǒng)的利用方式，到相應(yīng)的檔案館進(jìn)行利用。

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用是檔案管理工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物，具有潛在的強(qiáng)盛生命力。與傳統(tǒng)的靜態(tài)信息服務(wù)相比，利用者更愿意接受現(xiàn)代化的動(dòng)態(tài)的網(wǎng)絡(luò)信息；與傳統(tǒng)的單一性信息服務(wù)方式相比，利用者更愿意選擇新型的網(wǎng)絡(luò)交流方式。但要順利實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，必須認(rèn)真研究檔案利用工作的新特點(diǎn)，解決好相關(guān)技術(shù)難題，構(gòu)建出便捷的利用形式，將檔案信息以最快的速度、最佳的效能和最好的流向分配給最適宜的利用者，提高檔案利用服務(wù)的功能與效益。