館藏檔案文件級目錄建庫工作的總結和思考

檔案數據庫是以特定方式組織起來的檔案數據集合，一般包括檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫。而在檔案目錄數據庫中，文件級目錄數據庫因能有效提高檔案檢索的查全率和查準率、有效提高檔案全文信息閱覽速度而越來越受到重視，并成為檔案信息化建設向縱深發展的主要標志之一。近年來，各級國家綜合檔案館不斷加大檔案文件級目錄數據庫建設力度，普遍從立足自身向服務外包轉型。在此過程中，逐步積累了一些新的經驗，但也產生出一些新的問題，對此本文擬在上海市檔案館的相關工作實踐的基礎上進行總結和梳理。

一、歷程回顧

檔案編目，是按照一定的規則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。隨著計算機技術的廣泛應用及網絡建設的不斷發展，檔案工作中的編目環節顯得越來越必要和緊迫。

上海市檔案館的檔案著錄工作始于２０ 世紀８０ 年代，真正跨出檔案文件級目錄建庫工作的第一步則是在１９９７ 年。具體而言可分為三個階段:

第一階段為１９９７ 年以前。在沒有電腦設備的情況下，文件級目錄主要著錄在檔案卡片上，并按照一定的次序排列，以便檢索。

第二階段為１９９７—２００５ 年間。隨著電腦、數據庫等現代化工具的普遍使用，開始了真正意義上的檔案文件級目錄建庫工作的探索和實踐。２００２ 年１１月，國家檔案局中央檔案館在?全國檔案信息化建設實施綱要? 中明確指出:把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，其核心是檔案信息資源的建設。在此階段，隨著檔案數字化建設的深入開展，上海市檔案館縮微中心正式成立，檔案全文數字化得以全面實施，促進了文件級目錄數據庫建設的進一步發展。

第三階段為２００５ 年至今。在檔案利用需求不斷擴大、信息化浪潮席卷全球等因素的推動下，檔案基礎工作水平不斷提升。目前文件級目錄建庫工作采用外包服務公司承接著錄、校對工作，館內工作人員監督管理的方式，并取得了較好的效果。

上海市檔案館館藏檔案文件級目錄建庫工作，從摸索實踐到穩定運行，逐步形成具有一定自身特點的模式。從預算保障、制度完善、規范流程、質量監督、保密安全、隊伍建設等各個方面，都力爭朝著更加科學、全面、細致的方向發展。目前，新中國成立后檔案文件級目錄建庫工作以平均每年９０萬條的速度在不斷推進。數據庫中的新中國成立后檔案(Ａ、Ｋ、Ｂ、Ｌ、Ｃ、Ｇ 等大類) 案卷級目錄數量超過１２６ 萬條，文件級目錄數量超過８３２ 萬條。但是，占館藏數量將近一半的民國時期檔案的文件級目錄建庫工作因難度較大，尚未全面鋪開。

二、工作原則與做法

為了促進管理水平和工作能力的提高，更好地以檔案基礎工作帶動社會利用服務，上海市檔案館在館藏檔案文件級目錄建庫的實踐中，初步探索建立了若干工作原則和具體做法，具體包括:

(一) 工作原則

１ 科學原則

設置科學的工作流程和工作方案，找準對頭對路的方式方法，把握內在規律，為外包人員管理、檔案調歸卷有序安全、目錄建庫質量控制等奠定基礎和條件。

２ 安全原則

以崗位培訓為先導，結合?保密法? 等相關規定，不斷深化網絡隔離、身份認證、數據備份等措施，旨在提高工作人員的安全意識，以人防和技防并舉，確保檔案實體和信息安全的萬無一失。

３ 質量原則

堅持以“精細化管理” 為著力點，以質量為核心，通過理順各環節的工作職責，建立健全相關業務規范和標準，輔以技術手段，將檔案文件級目錄建庫工作的質量要求落實到各個工作環節，努力打造一套科學合理的質量控制體系。

４ 效益原則

以制度建設為基礎，圍繞人、財、物、事制定合理的前期規劃，注重資源的節約，樹立成本效益的觀念，力爭在有限的經費投入下實現成果的最大化，通過提高檔案文件級目錄建庫工作的效率帶動檔案工作的全面發展。

(二) 具體做法

１ 實施有針對性的工作策略

館藏檔案文件級目錄建庫工作計劃的制訂和實施，堅持“數字化優先”“價值優先” “開放優先” 的策略，采取“突出重點，區別對待，分塊實施，分步進行” 的１６ 字方針，根據全宗立檔單位職能性質、檔案內容、重要程度、檔案載體形態所具有的差異，結合輕重緩急，將檔案分成若干部分，區別對待，以滿足檢索的需要，以追求利用效益的最大化。堅持“數字化帶動”策略，以檔案數字化與檔案文件級目錄建庫工作的有機結合為抓手，注重工作人員與管理人員的協同配合及相關規范的相互補充完善，進一步推動資源共享、實體保護、科學管理、開發利用的一體化推進。通過提高檔案文件級目錄數據庫工作效率的同時，以點帶面推動檔案實體管理、檔案整理編目、檔案數字化、檔案劃控鑒定等相關工作的全面發展，爭取檔案工作整體效益的最大化。

２ 完善各項工作環節

在具體工作中，力求“精細化”: “精” 即針對工作流程的關鍵環節，“細” 即針對關鍵環節的主要控制點。“精細化” 就是要求制定各項工作制度時要精準定位、精益求精、細化目標、細化考核。為確保數據庫質量，設置了錄入、校對、抽查、審核等４ 個主要工作環節。即外包人員按照卷內目錄及檔案內容進行錄入和校對工作，再由館內工作人員以不低于２０％的比例進行抽查(其中，對于第１ 個月工作的新人實行１００％的抽查)，最后由責任部門組織的專業人員以不低于５％的比例進行審核。此外，還完善了值班制度，每天有工作人員在現場負責監督指導，在確保檔案安全的同時，及時解決社會人員碰到的新情況、新問題。在此過程中，每一環節均要經過嚴格把關、認真審核，質量不合格不能進入下一程序。正式入庫之前，還需由技術人員通過計算機對導入數據進行復檢，消除人工漏檢錯誤。確認無誤后，方能導入數據庫提供利用。

３ 建立長效工作機制

在探索文件級目錄建庫工作的過程中，著眼于建立長效的工作機制，用制度的不斷創建和完善來指導實踐、推動工作，吸收借鑒其他單位在工作中解決突出問題的優勢和做法經驗，抓住重點領域和關鍵環節，把有效做法制度化、管用經驗長效化，推動檔案文件級目錄建庫工作不斷深入。例如，在安全保密方面，按照國家檔案局和安全保密部門的統一部署要求下，實行由檔案館提供場地、社會人員具體操作、館內人員負責監督的機制；在社會人員的勞動合同中明確了安全保密的相關條款，以勞動法為約束保障檔案信息及實體的安全，在工作開始之前即讓社會人員明白安全保密的重要性；檔案實體調歸運轉由館內專人進行登記、管理。通過培訓、網絡隔離、設備監控等手段確保了檔案數據和應用系統的安全，保證了數據庫目錄建設的真實、完整和有效。根據上述工作要求，在不斷總結和完善的基礎上，上海市檔案館制定了?上海市檔案館館藏建國后檔案文件級目錄建庫工作細則?，任務承接方也先后制定了?公司派駐上海市檔案館工作人員管理暫行辦法? ?公司派駐上海市檔案館工作人員錄用要求及培訓方案? 等工作制度。

(三) 細化著錄規則

檔案著錄規則是規范文件級目錄數據庫建庫工作的技術標準。為更好適應計算機檢索要求，實現檔案著錄標準化，上海市檔案館按照?檔案著錄規則? (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９)、?民國檔案著錄細則? (ＤＡ/ Ｔ ２０ １—１９９９)、?明清檔案著錄細則? (ＤＡ/ Ｔ ８—１９９４)、?革命歷史檔案著錄細則? (ＤＡ/ Ｔ １７ １—１９９５)，根據本館目錄數據庫的結構要求，制定了?館藏檔案著錄規范?。?館藏檔案著錄規范? 主要對檔號、題名、第一責任者、起始時間和終止時間、數量、劃控標識、保管期限、提要、檔案存址、檔案館代碼等著錄項目提出具體要求，細化各種情況，列舉各種案例，以期盡量滿足館藏民國時期檔案和新中國成立后檔案的實際需要。其中如下:

１ 檔號

由“全宗號—目錄號—案卷號—文件起始頁號” 組成。全宗號、目錄號、案卷號按照案卷封面上的檔號著錄，文件起始頁號按照該文件所在案卷的起始頁號著錄。

２ 題名

按照卷內文件目錄著錄。單份文件的題名一般指文件文首的標題。單份文件沒有題名、題名不完整或不能揭示內容的，依據其內容擬寫題名。組合級文件的題名應根據組合內文件的題名或文件的內容擬寫題名。案卷的題名一般指案卷封面上的標題，如標題不完整或不能揭示案卷內容的，應根據卷內目錄或卷內文件擬寫題名。

３ 第一責任者

也稱作者，是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。團體責任者必須著錄全稱或規范化簡稱(規范化簡稱的使用方法詳見附件１)。個人責任者應使用全名并在姓名后著錄職務，外加“ () ”；無法考證職務的，可以不著錄。題名中有第一責任者的，根據題名中的第一責任者著錄；當第一責任者為多個時，中間用“；” 隔開。題名中沒有第一責任者的，翻閱卷內文件確定，原則上依據印章或落款。

４ 起始時間、終止時間

單份文件，文件的形成時間著錄在起始時間項；組合文件，按文件形成時間的先后分別著錄在起始時間項和終止時間項。時間由全數碼表示，例如: １９６３０９１３。

５ 數量

每份文件的頁數著錄在數量項，頁數＝ (文件終止頁號－文件起始頁號)＋１。案卷的頁號不準變更。整本案卷著錄結束，系統會自動判別該卷文件級機讀目錄總頁數與數據庫內案卷級機讀目錄數量是否相符。如相符，自動進入下一卷著錄；如不符，著錄員應確認最后一條文件級目錄檔號和數量是否有誤，確認無誤后再進入下一卷著錄。

６ 劃控標識

按案卷級機讀目錄的劃控標識項著錄。可通過系統的“繼承設置” 實現自動著錄。

７ 保管期限

按案卷級機讀目錄的保管期限項著錄。可通過系統的“繼承設置” 實現自動著錄。

８ 提要

提要是文件內容的簡介。卷內文件目錄無提要內容的不予著錄。

９ 檔案存址

一律著錄“上海市檔案館”。可通過系統的“繼承設置” 實現自動著錄。

１０ 檔案館代碼

一律著錄“４３１００１”。可通過系統的“繼承設置” 實現自動著錄。

２０１６ 年３ 月，國家檔案局辦公室下發了?關于做好國家重點檔案文件級目錄報送工作的通知?，根據國家檔案局、財政部? “十三五” 時期國家重點檔案保護與開發工作總體規劃? 要求，“十三五” 時期將重點推進國家重點檔案目錄基礎體系建設，完成全國５０％國家重點檔案文件級目錄采集工作任務。其中，作為國家重點檔案主體的民國檔案，立卷基礎較差，一般普遍具有卷內文件排序雜亂、無卷內目錄、與現行文種差異、繁體字及手寫草體等特征，著錄難度大，也不適宜外包。因此這一目標任務十分艱巨，需要各級綜合檔案館在工作過程中科學規劃目標、合理分配任務、及時解決存疑，并按照通知的有關要求，將國家重點檔案的文件級目錄建庫工作扎實推向深入。目前，在國家檔案局的統一部署和安排下，各地檔案部門已經開始啟動此項工作，本文上述有關內容，旨在對此項工作開展有所思考，拋磚引玉，不當之處敬請批評指正。