檔案信息數據庫建設步驟

（一）檔案信息的收集

如前所述，網絡檔案信息的主要來源是傳統檔案的數字化和電子文件。除此之外，一些檔案機構和管理部門也是數值數據和事實數據的重要來源。在建立相應的數據庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行全面地收集。

（二）檔案信息前處理

這是一項基礎工作，為數據庫提供經過加工處理的數據。主要是將檔案的內容特征和形式特征著錄、標引出來。著錄標引必須達到規范化、標準化的要求。這是建立數據庫的必要過程，也是保證檢索質量的前提條件。

（三）確定數據結構

這項工作主要由技術人員根據檔案人員提供的著錄信息來完成。

（四）數據錄入

將檔案信息前處理的結果轉化成機讀數據。錄入過程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數據形式是否正確；字段長度與確定的結構長度是否符合；各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數據進行轉換。

（五）數據庫的網絡發布

由于計算機硬件能力奇跡般地不斷更新，計算機網絡技術爆炸般地迅猛發展，數據庫系統發生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數據、軟件和硬件，但是它們的范圍、規模和復雜性都大大地擴展了。其中最主要的變化就是數據庫產品具有了Web連接性，利用網絡作為查詢和發布庫中數據的手段。數據庫方式成為網絡信息資源組織與發布的重要方式。對于檔案信息資源來說，數據庫也是其在網上的最佳表現形式。數據庫是信息資源存儲和開發利用的基礎，是信息資源共享的先決條件，是信息系統的核心。數據庫技術與網絡技術的融合極大地方便了檔案信息的管理與開發利用，提高了檔案工作效率。因此許多檔案機構都把數據庫建設作為當前檔案信息發布的核心工作。檔案數據庫建設越有成效，網絡檔案信息管理與服務也就越有保證。