檔案信息化管理方法研究與創(chuàng)新

檔案記錄人類活動(dòng),見證著歷史的變遷,是知識(shí)的寶庫、文化的海洋。在人們長(zhǎng)期社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的不斷積累中,檔案成為了寶貴的歷史材料,記錄了社會(huì)各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的發(fā)展歷程,對(duì)學(xué)習(xí)歷史、參照現(xiàn)實(shí)、吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人具有極其重要的作用。因此,作為一類重要信息,檔案需要利用信息技術(shù)使其得到準(zhǔn)確的收集、科學(xué)的管理和高效的利用。近年來,隨著人們對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)的逐步加深,在信息化建設(shè)的具體操作過程中,許多亟待解決的重大問題更加值得去做有益的研究和探討。

１　檔案管理方法現(xiàn)狀分析

１.１　缺乏嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的信息化管理離不開嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。２０世紀(jì)８０年代起,我國(guó)實(shí)行了檔案標(biāo)準(zhǔn)化,在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局強(qiáng)有力的推動(dòng)下,我們制定出一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理辦法,并不斷加以發(fā)展完善,形成了一個(gè)較為完備的體系。但我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜,增加了檔案自身的復(fù)雜性與多樣性。此外,檔案存在較為明顯的地區(qū)差異和行業(yè)差異,分散管理特點(diǎn)突出。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中,過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊,管理方式不可更改的情況時(shí)有發(fā)生。在現(xiàn)階段,雖然各行業(yè)、各單位都把檔案信息化管理作為檔案管理建設(shè)的重要環(huán)節(jié),但受到經(jīng)濟(jì)條件、硬件設(shè)備、軟件技術(shù)等因素的影響,檔案信息化管理水平較低,數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象仍然明顯。這些都致使檔案發(fā)展存在著很大的盲目性。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程受到標(biāo)準(zhǔn)化程度較低的影響,出現(xiàn)了大量低水平的重復(fù)建設(shè),計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)也因此只能發(fā)揮輔助管理的職能而無法繼續(xù)向前發(fā)展。

１.２　缺乏專業(yè)人才

檔案管理是一門科學(xué),尤其在新形勢(shì)下,檔案管理擁有更加先進(jìn)的技術(shù)、豐富的內(nèi)容、專業(yè)的分工,從而對(duì)檔案管理人員的綜合能力素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)和要求。檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員這三個(gè)等級(jí)層次構(gòu)成了現(xiàn)代檔案管理人員。較高的政治理論和政策水平,較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)則是高級(jí)檔案管理人員應(yīng)該具備的基本能力與素質(zhì),他們精通檔案業(yè)務(wù),能科學(xué)有效地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃,能更好地組織協(xié)調(diào)檔案業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的各種問題,進(jìn)而能科學(xué)及時(shí)地制定決策,在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。而檔案管理人員群體的學(xué)歷層次普遍偏低,掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才更為缺乏。 據(jù)河南省檔案部門調(diào)查,高校檔案管理部門的人員素質(zhì)是各級(jí)檔案管理部門中最好的,但其檔案工作人員的學(xué)歷遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于高校教師的學(xué)歷,如:教師中研究生的比例達(dá)２４％以上,而檔案員只有２％ ,教師中大學(xué)本科的比例為７４％,而檔案員只有５６％,大學(xué)本科以下的老師只有４％,而檔案員中卻有４２％。檔案管理信息化水平在很大程度上受到檔案管理人員素質(zhì)水平的影響,檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低,檔案群體結(jié)構(gòu)失衡嚴(yán)重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。

１.３　缺乏重視,投入不足

目前,人們的檔案意識(shí)普遍較低,檔案部門沒有經(jīng)濟(jì)地位、社會(huì)地位,政治地位也無足輕重。而領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)像對(duì)待經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣,下力氣去抓檔案工作,對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的地位和作用的認(rèn)識(shí)不深入。這些都導(dǎo)致了資金投入的嚴(yán)重短缺,使檔案部門無力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備。河南省高等學(xué)校檔案館(室)的調(diào)查顯示,截至目前,仍有１０％ 的學(xué)校沒有給檔案館(室)配備計(jì)算機(jī);其中３所學(xué)校配置１０臺(tái)計(jì)算機(jī),占１４％ ;１所學(xué)校配置８臺(tái)計(jì)算機(jī),占５％ ;１所學(xué)校配置３臺(tái)計(jì)算機(jī),占５％;３所學(xué)校配置２臺(tái)計(jì)算機(jī),占１４％ ;１３所學(xué)校配置１臺(tái)計(jì)算機(jī),占６２％。這些數(shù)字表明了檔案室自動(dòng)化、數(shù)字化建設(shè)已成為奢求,投入不足已成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。不能回避的是,比起其他部門,檔案工作人員的待遇較差,在很多單位都只能充當(dāng)清水衙門的角色。同時(shí),檔案工作人員職稱晉級(jí)等問題不能得到很好地解決,這些都造成了人才流失及員工工作態(tài)度不夠認(rèn)真等問題。

很多單位沒有設(shè)立專門的檔案管理房間,硬件設(shè)施陳舊,缺乏管理設(shè)備;沒有建立完善的管理制度,檔案管理較為隨意;檔案管理工作物質(zhì)支撐不足,資金投入短缺。

２　檔案信息化管理的依據(jù)

２.１　提高國(guó)家文化軟實(shí)力

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步,文化逐漸成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉,深刻影響著國(guó)家的綜合實(shí)力。而檔案管理工作記錄了歷史,為社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步提供了可靠的借鑒資料。它所掌握的第一手原始資料,不僅能夠再現(xiàn)歷史,而且具有其他資料所不能比擬的真實(shí)性、說服力和可靠性。檔案涉及經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化等各個(gè)領(lǐng)域,是民族文化的“根”,集中體現(xiàn)了優(yōu)秀的民族文化,蘊(yùn)涵著文化發(fā)展的豐富資源,為文化創(chuàng)新提供了良好素材和堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。就一個(gè)區(qū)域的文化建設(shè)而言,檔案能夠極大地豐富文化底蘊(yùn)、提升文化品味、拓展文化發(fā)展空間。當(dāng)前國(guó)內(nèi)外文化競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈,占據(jù)文化制高點(diǎn)才能把握發(fā)展的主動(dòng)權(quán)。只有不斷提高檔案管理的科學(xué)化、信息化水平,深入開展國(guó)家軟實(shí)力建設(shè),才能充分發(fā)揮檔案的文化價(jià)值,更好地為中心服務(wù)、為大局服務(wù)。

２.２　順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

新時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程要求提高檔案管理信息化水平。隨著時(shí)代的變遷,檔案工作具有越來越突出的地位和作用,它已經(jīng)逐步滲透到各行各業(yè),融入社會(huì)生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,成為了人們單位工作和日常生產(chǎn)生活不可或缺的一部分。檔案管理任務(wù)越來越重、信息服務(wù)功能越來越強(qiáng)的新形勢(shì)迫切要求我們提高檔案管理信息化水平。

信息化發(fā)展要求提高檔案管理信息化水平。信息化浪潮的不斷涌現(xiàn)使得傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段已跟不上信息時(shí)代發(fā)展的步伐。而檔案管理信息化則有助于實(shí)現(xiàn)檔案的日常管理、分類、查詢等大量煩瑣工作的高效完成,能準(zhǔn)確、簡(jiǎn)捷、及時(shí)、高效地滿足學(xué)校以及社會(huì)各類人員對(duì)學(xué)校檔案信息資源的不同需求,真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

２.３　促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段無法滿足檔案管理任務(wù)對(duì)速度與質(zhì)量的要求,既浪費(fèi)資源又浪費(fèi)時(shí)間。而檔案管理信息化則有效地結(jié)合了檔案管理與信息科技,改善了檔案管理工作的服務(wù)手段,優(yōu)化了檔案管理工作的服務(wù)方式,大大提高了檔案管理的工作效率和檔案信息資源的利用效率,從手段上使檔案管理實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)方式向科技方式的轉(zhuǎn)變,從服務(wù)方式上也由原來的封閉管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷拈_放式管理,更能重視在管理環(huán)節(jié)質(zhì)量及成效上的轉(zhuǎn)變。信息化極大地提高了檔案管理科學(xué)化水平,是實(shí)現(xiàn)檔案管理全民性、社會(huì)性的重要途徑。在現(xiàn)價(jià)段全社會(huì)都強(qiáng)調(diào)效率與質(zhì)量的大背景下,檔案信息化管理也將促進(jìn)檔案資源不僅實(shí)現(xiàn)量的積累,更能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越。因此,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化對(duì)推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展有著及其深遠(yuǎn)的影響。

３　檔案信息化的重要手段和途徑

３.１　建立健全檔案信息化管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化、現(xiàn)代化管理要求檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)要建立在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,要求具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)。實(shí)踐證明,雖然文書處理工作的工作任務(wù)具有相對(duì)的獨(dú)立性,與檔案管理工作的工作任務(wù)截然不同,但由于文書是檔案來源,所以文書處理人員必須保證公文制發(fā)中的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,為檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)做好牢固可靠的基礎(chǔ)保障。做好文書處理工作,首先要使用高質(zhì)量的公文用紙,統(tǒng)一、規(guī)范的幅面尺寸,符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的排版形式,符合審批要求的公文簽發(fā)手續(xù)。其次,檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛的協(xié)作。在信息時(shí)代,檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,如各種檔案交換數(shù)據(jù)、信息傳遞、資料共享等,都需要制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)從而形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系,進(jìn)而能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn),遵循標(biāo)準(zhǔn),推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。就黨和政府來言,將推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展納入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃和干部實(shí)績(jī)考核應(yīng)成為工作的重點(diǎn)。就單個(gè)部門、單位而言,要著重加強(qiáng)檔案管理,完善相應(yīng)工作機(jī)構(gòu),貫徹工作責(zé)任制的落實(shí),注重發(fā)揮檔案工作的作用,創(chuàng)造有利于檔案工作科學(xué)發(fā)展的條件。具體到檔案管理部門,要提高責(zé)任意識(shí)、增強(qiáng)使命感,建立檔案收集、整理、管理和應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)相應(yīng)的管理制度,使整個(gè)工作制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

３.２　加大人才培養(yǎng),優(yōu)化整體素質(zhì)

我們要牢固樹立“檔案工作提高生產(chǎn)力,檔案管理科學(xué)講效率”的觀念,堅(jiān)持“人才是第一資源”的管理模式,著力通過培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)人才,建立一支具有較強(qiáng)學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍。只有工作人員具有較高的政治理論水平和政策水平,較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,檔案管理信息化才能得以順利發(fā)展。除此之外,一大批具有專業(yè)知識(shí)和技能,能夠以科學(xué)的態(tài)度、方法和手段從事檔案工作的檔案人才也是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。這要求檔案管理部門要堅(jiān)持以人為本,加快培養(yǎng)復(fù)合型人才,使人員終身學(xué)習(xí)的積極性得到充分調(diào)動(dòng)。高素質(zhì)的檔案人才既要熟練掌握和靈活運(yùn)用檔案管理方面的知識(shí),還要跟隨時(shí)代的發(fā)展學(xué)習(xí)包括計(jì)算機(jī)基本操作、錄入、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫使用、圖像處理、網(wǎng)頁制作等內(nèi)容的計(jì)算機(jī)技術(shù),有效地保障檔案管理信息化水平的提高。在此過程中,我們不僅要重視檔案管理人員個(gè)人能力的提高,更要重視整個(gè)檔案管理隊(duì)伍配合,注重培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感,從而提高隊(duì)伍的效率、凝聚力。

３.３　加強(qiáng)管理意識(shí),加大投入力度

一是要引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注、支持。有的領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為,檔案工作的質(zhì)量無關(guān)緊要,經(jīng)濟(jì)建設(shè)才是發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這種錯(cuò)誤想法導(dǎo)致了檔案管理工作含糊、經(jīng)費(fèi)投入不足等現(xiàn)象的產(chǎn)生。要改變這種現(xiàn)象,必須要達(dá)到以下幾個(gè)方面的要求:第一,在檔案管理工作中,領(lǐng)導(dǎo)要重視加強(qiáng)交流與合作,充分發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì),彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的不足,只有這樣,才能提高檔案現(xiàn)代化管理的工作水平。第二,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)并了解檔案工作現(xiàn)狀,主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)如此。只有有效地解決實(shí)際工作中存在的困難和問題,指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作,才能加快檔案現(xiàn)代化管理工作的進(jìn)程。第三,增加投入檔案工作經(jīng)費(fèi)。各級(jí)政府、各個(gè)部門必須依據(jù)檔案法律法規(guī),將檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)列入經(jīng)費(fèi)預(yù)算的計(jì)劃,檔案工作的經(jīng)費(fèi)開支應(yīng)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展逐年增加。要改善檔案館(室)的辦公環(huán)境、優(yōu)化檔案館(室)的辦公設(shè)施,配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)等基本辦公設(shè)備,把提高檔案辦公效率與現(xiàn)代化管理水平和穩(wěn)定檔案隊(duì)伍作為工作的重中之重。

二是要廣泛開展檔案信息化的宣傳工作,增強(qiáng)群眾對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度。由于檔案工作在社會(huì)上影響不大,知名度不高,宣傳的力度和廣度也不夠,很多人對(duì)檔案工作還不太了解,因而檔案配合工作不能得到積極有效的展開。為此,必須重視群眾檔案知識(shí)的宣傳普及工作。首先,通過報(bào)紙、廣播、電視、報(bào)刊雜志、板報(bào)、櫥窗等輿論工具廣泛宣傳檔案、檔案工作、檔案法的有關(guān)內(nèi)容,普及檔案工作的相關(guān)知識(shí),使全社會(huì)了解檔案、了解檔案工作、了解檔案法律。其次,廣泛開展檔案培訓(xùn)、檔案講座、檔案知識(shí)競(jìng)賽等有關(guān)活動(dòng),為人們學(xué)習(xí)檔案知識(shí)提供最便捷的途徑和渠道,提高人們對(duì)檔案的認(rèn)知度。為人們更好地配合和支持檔案管理工作提供更加有利的環(huán)境。