數(shù)字化時代檔案職業(yè)的要求與挑戰(zhàn)

１　引言

反映檔案管理的職業(yè)領(lǐng)域就是檔案職業(yè),屬于傳統(tǒng)職業(yè)范疇。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是數(shù)字化時代的來臨,檔案職業(yè)面臨新的要求與挑戰(zhàn),這些已經(jīng)成為檔案界人士關(guān)注的焦點和熱點。需要檔案職業(yè)研究人員在實踐中去探索、研究和發(fā)現(xiàn)。

數(shù)字化時代涉及檔案職業(yè)的基本內(nèi)容、特征、形態(tài)、身份、資格等都發(fā)生了深刻的變化,檔案職業(yè)的要求必然發(fā)生變化和面臨著新的挑戰(zhàn)。因此,必須探求數(shù)字化時代檔案職業(yè)會有什么樣的要求,然后針對這些要求,尋找應(yīng)對策略;必須清醒地認(rèn)識到檔案職業(yè)將面臨的挑戰(zhàn),研究出其破解方案。要通過檔案學(xué)理論研究與檔案職業(yè)具體實踐有機(jī)結(jié)合,剖析數(shù)字化時代檔案職業(yè)特點、基本狀況、發(fā)展歷程,來探索建立我國檔案職業(yè)資格評價體系可行性。要對檔案職業(yè)主體、客體、內(nèi)容、規(guī)模和價值進(jìn)行科學(xué)評估,才能尋找到科學(xué)地應(yīng)對方案。

２　數(shù)字化時代檔案職業(yè)的要求

通過認(rèn)真調(diào)查研究和對檔案職業(yè)現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn),數(shù)字化時代檔案職業(yè)的要求主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

２.１　掌握檔案職業(yè)發(fā)展內(nèi)在規(guī)律

必須掌握檔案職業(yè)的內(nèi)在發(fā)展規(guī)律包括檔案職業(yè)的含義、特征、形態(tài)、產(chǎn)生、變化及發(fā)展趨勢;才能了解中外檔案職業(yè)從業(yè)人員的教育與培訓(xùn)、資格認(rèn)證、法律與職業(yè)道德規(guī)范情況;才能認(rèn)識、整理和挖掘檔案職業(yè)歷史發(fā)展數(shù)據(jù)、規(guī)律和經(jīng)驗教訓(xùn),找準(zhǔn)檔案職業(yè)發(fā)展目標(biāo),拓展數(shù)字化時代檔案職業(yè)的發(fā)展空間。

２.２　認(rèn)識數(shù)字化時代檔案職業(yè)整體情況

２.２.１認(rèn)識數(shù)字化時代檔案職業(yè)管理機(jī)構(gòu)的構(gòu)建模式　如檔案室、檔案館和各級檔案行政管理部門的演變、職能、性質(zhì)、任務(wù)和地位。從而認(rèn)識檔案職業(yè)所涵蓋的檔案歷史保存、文化積累和文明傳播的社會功能,認(rèn)清檔案機(jī)構(gòu)的社會化服務(wù)理念、模式、方法和途徑。關(guān)注數(shù)字化時代檔案職業(yè)管理模式轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新實踐,提出數(shù)字化時代檔案職業(yè)管理環(huán)境的優(yōu)化方案。

２.２.２認(rèn)識檔案職業(yè)主體規(guī)模構(gòu)建情況　通過分析檔案職業(yè)從業(yè)主體年齡、職稱、學(xué)歷、專業(yè)、性別結(jié)構(gòu)及從業(yè)人員更新情況,提出數(shù)字化時代檔案職業(yè)從業(yè)人員資格的準(zhǔn)入條件和從業(yè)理由。因此,必須對檔案職業(yè)主體的年齡、職稱、學(xué)歷、專業(yè)、性別結(jié)構(gòu)和規(guī)模等進(jìn)行全面分析,從中找出其內(nèi)在規(guī)律。特別要注意到檔案職業(yè)技能在檔案職業(yè)中的獨特地位,通過對檔案職業(yè)技能層級構(gòu)成的研究來探索檔案職業(yè)技能的拓展和優(yōu)化路徑。

２.２.３認(rèn)識檔案職業(yè)客體建設(shè)情況,就是要認(rèn)識檔案資源建設(shè)　首先,要對數(shù)字化時代檔案資源的基本構(gòu)成、價值、作用及建設(shè)不均衡有一個基本的認(rèn)識。認(rèn)識到我國各級檔案機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)規(guī)律、歷史、開放、利用所面臨的問題,規(guī)劃好檔案資源整體化建設(shè)目標(biāo)、保障條件。從館藏檔案資源的宏觀建設(shè)與微觀結(jié)構(gòu)的角度,分析檔案資源存儲量、各門類和珍貴檔案資源所占比重;從檔案資源的藏量與功能角度,分析檔案資源影響力、地位、決策、歷史和傳承文化等功能,掌握檔案資源建設(shè)規(guī)律。必須密切檔案職業(yè)主客體關(guān)系,將館藏檔案資源建設(shè)量的豐富、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)和服務(wù)到位作為中心工作。

２.２.４認(rèn)識數(shù)字化時代檔案職業(yè)環(huán)境,必須從技術(shù)和法律環(huán)境兩個層面進(jìn)行剖析　檔案職業(yè)技術(shù)環(huán)境對主客體的影響,從技術(shù)層面上看,數(shù)字化時代檔案職業(yè)從業(yè)人員必須掌握現(xiàn)代化信息操作技能才能有效地開展檔案資源建設(shè)工作,現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)引入檔案職業(yè)程度越高,對檔案信息資源建設(shè)的水平就越高,管理手段現(xiàn)代化程度越高,對檔案資源的管理水平就越高。從法律層面上看,檔案職業(yè)法律環(huán)境的優(yōu)化,可幫助檔案資源建設(shè)管理規(guī)范、產(chǎn)權(quán)明析,利用科學(xué)并能得到有效地保護(hù)。

２.３　認(rèn)識檔案職業(yè)發(fā)展趨勢

數(shù)字化時代必須認(rèn)識檔案職業(yè)發(fā)展趨勢,發(fā)現(xiàn)其中內(nèi)在運行規(guī)律以便采取有效措施順應(yīng)檔案職業(yè)的發(fā)展。要以檔案職業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向,選擇檔案教育、辦學(xué)戰(zhàn)略和模式,制定檔案職業(yè)準(zhǔn)入和檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度。要通過對國外成功的檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度的分析和我國檔案職業(yè)資格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)體系建立的實際,組織制定和實施我國檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度。檔案職業(yè)資格認(rèn)證包括檔案職業(yè)道德規(guī)范建設(shè)、在職培訓(xùn)、監(jiān)督和激勵與評價機(jī)制等內(nèi)容。

要熟悉數(shù)字化時代檔案職業(yè)從業(yè)者及國家層面的檔案職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃;要掌握數(shù)字化時代檔案職業(yè)內(nèi)容的技術(shù)化發(fā)展趨勢、管理過程、方法、設(shè)備、資源和特征;要注意數(shù)字化時代檔案職業(yè)地位的邊緣化趨勢;要注意數(shù)字化時代海量的網(wǎng)絡(luò)信息資源的影響下檔案資源稀缺度和壟斷性;要面對檔案職業(yè)從業(yè)人員在社會職業(yè)體系中的仍然屬于弱勢群體,處于邊緣地位的事實。

要認(rèn)真思考檔案職業(yè)崗位需求、從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能和檔案職業(yè)資格證書制度等問題。探討如何從個體層面與國家層面建立起檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度,從精神、技能和機(jī)制三方面保證檔案職業(yè)內(nèi)涵的可持續(xù)發(fā)展。

３　數(shù)字化時代檔案職業(yè)面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)字化時代不僅改變了人們對檔案職業(yè)本質(zhì)的認(rèn)識,而且也改變了檔案職業(yè)內(nèi)涵本身。多媒體、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化檔案信息技術(shù)導(dǎo)致檔案職業(yè)發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變,數(shù)字化時代檔案職業(yè)面臨的挑戰(zhàn)必須正確應(yīng)對。

３.１　檔案信息資源的鑒定問題

數(shù)字化時代檔案信息資源的生成成本低、容易獲得、重復(fù)率高和價值不確定性,影響到數(shù)字化檔案信息資源的整體質(zhì)量。歸檔電子文件易更改性、對設(shè)備具有依賴性和遷移性等三大特性,又使得數(shù)字化檔案信息資源存在真實性、可靠性和安全性問題,需要做真實性、可靠性鑒定和安全性評估。

隨著我國檔案數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是多媒體技術(shù)和數(shù)字化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,得以產(chǎn)生海量的數(shù)字化檔案信息資源,這些資源不但成本不高,獲取途徑簡單而且效果明顯。比如數(shù)字化攝像、攝影技術(shù)普及,使得聲像數(shù)字化信息資源成幾何級數(shù)增長,生成海量數(shù)字化影像檔案信息資源。在實踐中不難發(fā)現(xiàn)基其中存在大量重復(fù),價值不大的,沒有保存價值的數(shù)字化聲像檔案信息資源。如果不加以鑒定和做清除處理,不僅會占據(jù)大量的電腦儲存空間,而且會占據(jù)大量的儲存資源,更值得人們注意的是,會嚴(yán)重影響檔案信息資源的質(zhì)量。因此,必須通過價值性鑒來優(yōu)化數(shù)字化檔案信息資源。

３.２　檔案職業(yè)工作模式

過去傳統(tǒng)的檔案職業(yè)工作模式,已經(jīng)被計算機(jī)智能化管理模式所取代。計算機(jī)技術(shù)的普及使得文件的生成和載體也發(fā)生根本性地改變,由單純的紙質(zhì)載體檔案發(fā)展成為歸檔電子文件和紙質(zhì)檔案共存的局面。實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變的速度太快,檔案職業(yè)從業(yè)人員不論從思想上還是技能上大多不能適應(yīng)這種變化,也根本來不及準(zhǔn)備。主要是缺乏計算機(jī)管理知識和技能,還不能很好地掌握現(xiàn)代化檔案管理模式。因此,需要用一定的時間、精力和平臺去學(xué)習(xí)、探索和實踐,最終才能具備掌握現(xiàn)代化檔案管理模式的技能,否則就會被數(shù)字化時代檔案職業(yè)所淘汰。

３.３　館藏檔案資源存儲載體多樣化

數(shù)字化時代館藏檔案資源不僅包含實體檔案資源,而且包含歸檔電子信息資源。儲存載體也發(fā)生了根本性的變化,主要表現(xiàn)實體檔案資源的載體沒有變化,而歸檔電子檔案資源的載體則有變化,是因其有現(xiàn)實體檔案資源不同的獨特性質(zhì),不論從產(chǎn)生、傳遞、整理和儲存載體都離不開相應(yīng)的硬件設(shè)備。只有很好地利用這些特性才能有效地管理好歸檔電子檔案,挖掘歸檔電子檔案資源的利用價值為社會服務(wù)。實際上,歸檔案電子信息資源對硬件設(shè)備的依賴性還表現(xiàn)在其儲存載體并不是單一的,而是多樣的,如計算機(jī)硬盤、U 盤和光盤等都是歸檔電子信息的載體。

３.４　檔案職業(yè)管理技能

數(shù)字化時代檔案職業(yè)從業(yè)人員必要掌握現(xiàn)代檔案管理操作技能。否則,就不能有效地駕馭數(shù)字化檔案信息資源管理軟硬件設(shè)備,不能對數(shù)字化檔案信息資源實行有效管理,檔案數(shù)字化工作也就無從開始,只能停留在原始操作水平將會與社會發(fā)展相脫離,根本無法與數(shù)字化時代檔案管理相接軌。因此,檔案職業(yè)現(xiàn)代化操作技能必須掌握和靈活運用,必須結(jié)合檔案職業(yè)從業(yè)人員崗位角色學(xué)習(xí)和掌握相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)能力,明確現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)在檔案職業(yè)中的地位。檔案職業(yè)管理技能的基礎(chǔ)是普通技能,是確保檔案資源建設(shè)工作正常運行的基礎(chǔ)條件,是檔案職業(yè)從業(yè)人員必備的最低層次操作技能。

３.５　檔案職業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)

數(shù)字化時代檔案職業(yè)從業(yè)人員,大多不具備檔案職業(yè)應(yīng)有的專業(yè)技能。由于普遍年齡偏大,知識結(jié)構(gòu)不合理,比較適合從事傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理工作,但無法完成數(shù)字化時代檔案職業(yè)檔案信息資源的建設(shè)工作。為了改變這一現(xiàn)狀,必須徹底改變檔案職業(yè)從業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)。從高校引進(jìn)檔案專業(yè)人才,加大檔案職業(yè)從業(yè)人員專業(yè)知識的培訓(xùn)力度,提升他們的檔案職業(yè)必備的操作技能。理清檔案職業(yè)從業(yè)人員思維,逐步從隨意轉(zhuǎn)向?qū)I(yè),從非理性轉(zhuǎn)向科學(xué)化。檔案職業(yè)從業(yè)人員從輔助轉(zhuǎn)向參與,從被動轉(zhuǎn)向主動,檔案職業(yè)技能從手工轉(zhuǎn)向自動,從經(jīng)驗轉(zhuǎn)向科學(xué)。

３.６　檔案職業(yè)門檻低

檔案職業(yè)目前仍沒有確定的門檻,也就是沒有檔案職業(yè)準(zhǔn)入的具體規(guī)定,特別是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu),因為屬于單位的附屬機(jī)構(gòu),歷來處于邊緣地位,必須建立職業(yè)準(zhǔn)入制度和職業(yè)認(rèn)證制度。只有這樣才能實現(xiàn)檔案職業(yè)人力資源建設(shè)走向規(guī)范化、制度化和專業(yè)化道路,這也是檔案職業(yè)逐步走向職業(yè)化發(fā)展道路的基本條件,對于提高檔案職業(yè)社會地位、經(jīng)濟(jì)地位和政治地位,推動檔案職業(yè)社會化具有積極作用。要從檔案管理頂層國家層面牽頭建立檔案職業(yè)資格認(rèn)證機(jī)構(gòu)、科學(xué)地認(rèn)證制度、認(rèn)證方式與認(rèn)證體系,確保檔案職業(yè)準(zhǔn)入門檻不至于過低。

３.７ 　檔案職業(yè)分布的領(lǐng)域不寬

從檔案職業(yè)的分布領(lǐng)域可以看出只有政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及大型的企業(yè)才會單獨設(shè)有檔案機(jī)構(gòu),一般的小企業(yè)雖然也有檔案職業(yè)崗位,一般由行政或人事部門兼管,為本單位提供檔案信息服務(wù)。因此,為了拓展檔案職業(yè)的分布領(lǐng)域,有必要擴(kuò)大檔案職業(yè)的社會性功能,密切檔案職業(yè)與社會、政治、經(jīng)濟(jì)及其他領(lǐng)域的關(guān)系,建立自上而下,左右聯(lián)通的檔案職業(yè)網(wǎng)絡(luò),使檔案職業(yè)滲入到全社會各個領(lǐng)域中去,實現(xiàn)獨立行使檔案職業(yè)的社會職能,更好地為社會服務(wù)。

３.８　社會對檔案職業(yè)認(rèn)可度低

雖然人們對檔案職業(yè)的認(rèn)可度有所提高,但總體上還停留在比較低的層面。造成我國檔案職業(yè)認(rèn)可度低的因素固然很多,主要的應(yīng)表現(xiàn)在檔案機(jī)構(gòu)除了國家綜合檔案館和專業(yè)檔案館外,大多數(shù)不是一個獨立的管理機(jī)構(gòu),而是附屬在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所屬服務(wù)部門,而且在單位上也是屬于邊緣化部門。如果站在本單位這一層面來分析檔案職業(yè)無疑是屬于邊緣化或冷門職業(yè)。不論從那一個角度來看檔案職業(yè)都是單位的一種輔助職業(yè)而不是單位的核心或中心工作,這是檔案職業(yè)在單位上的所處的地位和發(fā)揮的作用造成的,這也是不可改變的客觀現(xiàn)實。而與其他輔助職業(yè)如文秘從業(yè)人員、圖書館從業(yè)人員、檔案從業(yè)人員的認(rèn)可度相對也要低。要改變這種現(xiàn)狀,應(yīng)立足于檔案資源建設(shè),加快數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的速度,拓展數(shù)字化檔案信息資源服務(wù)和文化功能,通過各種渠道宣傳檔案文化,凸顯檔案利用功能,提升檔案價值和影響力,才能逐步提升檔案職業(yè)的認(rèn)可度。

３.９　社會對檔案職業(yè)回報指數(shù)低

檔案職業(yè)從業(yè)人員普遍認(rèn)為檔案職業(yè)的社會地位、政治地位和經(jīng)濟(jì)地位還不如圖書管理職業(yè)等相近行業(yè)高。究其原因,跟檔案職業(yè)的客體有關(guān),檔案最本質(zhì)的東西是具有原始記錄性,而這些記錄的保密程度劃分相應(yīng)密級,無法讓全部的檔案為社會服務(wù),利用率必然較低。客觀地說檔案職業(yè)內(nèi)容包括收集、整理、錄入、進(jìn)館和利用查詢等簡單任務(wù),難度系數(shù)相對低,易于替代必然導(dǎo)致社會對檔案職業(yè)的回報指數(shù)低。然而,數(shù)字化時代的到來為徹底改變社會對檔案職業(yè)回報率低的現(xiàn)狀提供了可能。因為,數(shù)字化時代檔案職業(yè)的客體是數(shù)字化檔案信息資源建設(shè),而數(shù)字化檔案信息資源是社會信息資源庫的組成部分。所以,只有做大做強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源對社會做出較大的貢獻(xiàn)才能真正贏得社會認(rèn)可。

４　結(jié)語

檔案職業(yè)雖然是一個歷史悠久的職業(yè),但是從業(yè)崗位或領(lǐng)域并不寬,分布也不是很廣,不是大多數(shù)擇業(yè)人員的理想職業(yè)或崗位,與類似職業(yè)比較不論社會地位還是經(jīng)濟(jì)利益都沒有優(yōu)勢,這是與檔案職業(yè)的邊緣性和輔助性特性所決定的。數(shù)字化時代來臨,現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)滲入檔案職業(yè),使得檔案職業(yè)的客體檔案資源建設(shè)內(nèi)容和形式發(fā)生了巨大的變化,數(shù)字化檔案信息資源已經(jīng)成為社會信息資源的組成部分,通過做大做強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源,豐富社會共享的社會信息資源,從而有效地拓展和弘揚檔案文化,不僅能為社會提供更有效地利用服務(wù),而且可以有效提升檔案職業(yè)的社會地位、政治地位和經(jīng)濟(jì)地位。