整理工作將貫穿檔案信息化的全過程

如果放在信息化的維度下，對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化前整理是處于前端位置。檔案數(shù)字化前整理以紙質(zhì)檔案為工作對象，既要遵循傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理的特點(diǎn)，保留以往管理痕跡和檔案實體內(nèi)部的邏輯秩序；也要適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化管理、存儲及利用等需求，保證數(shù)字化成品的品質(zhì)。因此，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑，也是建成數(shù)字檔案館的前期準(zhǔn)備。國家檔案局在?數(shù)字檔案館建設(shè)指南? 中明確指出: “檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進(jìn)行全面的梳理。要高度重視檔案整理、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來源。”

即便是在全部館藏紙質(zhì)檔案被電子掃描之后，檔案整理工作也決不可能就此止步，繼數(shù)字化前整理之后，還會有數(shù)字化后整理，也就是對電子檔案的深度整理。在進(jìn)入以數(shù)字檔案館和智慧檔案館為標(biāo)志的檔案大數(shù)據(jù)時代之后，對檔案數(shù)據(jù)的整理和利用將發(fā)生翻天覆地的轉(zhuǎn)變，需要檔案工作者從新的視角審視檔案資源建設(shè)、管理和利用，采用新的手段對海量的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、挖掘、分類、相關(guān)性分析，提高檔案價值，將靜態(tài)的檔案信息激發(fā)變成活力四射的知識資源。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)為王，檔案館作為國家與社會的信息集散重地，坐擁龐大的數(shù)據(jù)資源，必將逐步登上巨大的社會價值產(chǎn)出高地。對此，國家檔案局在?數(shù)字檔案館建設(shè)指南? 中也明確表述:“數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫等內(nèi)容。”

總之，檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，涉及的范圍很廣，幾乎涵蓋了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的所有內(nèi)容。在這個發(fā)展進(jìn)程中，對館藏檔案信息的組織加工管理會貫穿始終。檔案信息的組織加工管理的主要目的就是將原本大量的、分散的、雜亂的信息經(jīng)過篩選、分析、標(biāo)引、著錄、整序、優(yōu)化，形成一個便于用戶有效利用的系統(tǒng)的過程。這種對檔案信息加以組織、加工和管理的行為，就是我們常常掛在嘴邊的“整理”。所以說，在檔案信息化的浩蕩歷史進(jìn)程中，檔案整理將如影隨形，檔案整理專業(yè)人員將大有可為。