隨著人類進入信息社會及現(xiàn)代電子計算機技術和通訊技術的應用與發(fā)展，由計算機網絡構筑而成的數字化虛擬環(huán)境對人類社會發(fā)展所起的作用越來越大。人類社會信息的生成，也由單一的傳統(tǒng)環(huán)境逐漸向主要由計算機網絡構成的數字化環(huán)境過渡。因此，新的數字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，電子文件以其無可爭議的生命力，成為人類社會記錄信息、傳達信息、留存信息的重要工具。它的管理體制與運作方式在短期內尚未完善和統(tǒng)一，電子文件的歸檔成為突出問題。本文通過對比電子文件與傳統(tǒng)文件的差別，談談如何加強電子文件的歸檔。
　　一、電子文件的特點
    電子計算機及網絡中生成的社會活動記錄，以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀，處理并可在通信網絡上傳遞的文件。它與傳統(tǒng)的文件相比有以下特點：
    １、電子文件信息的非人工識讀性。傳統(tǒng)文件的內容主要是記錄在紙張上，使用的都是人工可以識讀的記錄符號，人們可以直接讀出文件中的信息，理解它的意思，不需要任何中介物。電子文件的內容是記錄在高密度的磁性載體或光學材料上，其信息是經過編碼的二進制數字符號，不能被人直接閱讀，只有通過計算機系統(tǒng)，其信息才能被人們讀取。
    ２、對系統(tǒng)的依賴性。電子文件的制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到困難。當生成一份文件的軟件、運行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代時，需要保留舊系統(tǒng)，或進行一系列適應新系統(tǒng)的轉換，才能保證該文件的可讀性和管理性。
    ３、電子文件信息與載體的可分離性。傳統(tǒng)文件的內容是記錄在紙張等載體上，與載體不能分離，而電子文件的內容可以從一種載體上分離出來并移到另一種載體上，擺脫文件壽命對載體的依賴。
    ４、電子文件信息的易逝性。電子文件可以直接用計算機進行處理，文件信息的處理非常高效、便捷。但由于電子文件載體性能不穩(wěn)定會造成文件信息改變或丟失，大多數電子計算機系統(tǒng)在相當短的時間內還會過時，使用這些過時的計算機系統(tǒng)產生的電子信息可能在更新?lián)Q代以后的計算機系統(tǒng)中無法讀取。
    ５、電子文件信息具有共享性。電子文件的利用不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現(xiàn)信息共享。
    ６、電子文件的可操作性。電子文件中的信息不是靜態(tài)、固態(tài)、消極的，而是動態(tài)、可變、積極的。人們可以對信息隨時進行存儲、刪除。
　　二、電子檔案的歸檔
    由于電子文件存在以上特點，所以檔案工作者不能沿用傳統(tǒng)的工作方式對電子文件進行歸檔、鑒定和整理，必須轉變觀念，探討適應電子文件管理的方法。電子文件的歸檔是將應歸檔的、經過整理的電子文件確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存貯器上拷貝或記錄到可移動的磁性材料或光盤等載體以便長期保存的工作過程。在工作中應當注意以下幾點：
    首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質量的關鍵。紙質文件具有直接性，人們可以在載體上直接寫入或讀出信息，并理解它的含義。電子文件是通過計算機產生或讀取，它是若干數字代碼的組合，其過程全由計算機完成，離開計算機人們無法讀取信息。因此電子文件的歸檔不僅包括電子文件本身，對產生電子文件的硬件平臺予以說明也是不可缺少的。同樣的道理，電子文件的產生或讀取還需要相應的軟件，因此，檔案部門對本單位普遍應用的操作系統(tǒng)和產生電子文件的應用軟件也應納入歸檔范圍。
    其次，電子文件的歸檔要在文件設計和形成階段做起。傳統(tǒng)文件是根據文件的保存價值在文件辦結后，對其進行收集、整理和歸檔。電子文件要求檔案部門在設計形成階段就參與和監(jiān)督，使電子文件格式與環(huán)境條件相匹配。如辦公自動化系統(tǒng)在公文處理設計時，要考慮文件的歸檔問題，在字段、庫結構方面的設計要與歸檔后的管理相匹配，否則會造成文書與檔案管理的脫節(jié)，數據不能共享，以致于歸檔后需要對公文處理系統(tǒng)進行改造。
    再次，強化管理，提高電子文件的質量。為了保證電子文件內容能夠準確無誤地被使用，必須在歸檔時嚴把檢測關。一是檢查電子文件是否感染病毒，內容是否完整、真實和有效。傳統(tǒng)文件形成后內容和載體是固定統(tǒng)一的，不會發(fā)生變化。但電子文件由于具有可操作性，人們對信息可以隨時進行存儲或刪除。檔案部門在接收電子文件時要求電子文件必須刻錄在只讀或一次寫光盤上，并對文件內容的完整性、原始性及版本的終結性進行檢查。二是檢查電子文件的載體。傳統(tǒng)文件的載體是紙張，不易損壞。電子文件的載體質量好壞直接關系到貯存信息的質量，所以檔案部門在接收電子文件時，要檢測載體，確認磁盤或光盤是否有物理損壞，如有無霉斑、劃傷，保證電子文件的可讀性。三是歸檔的電子文件必須按照統(tǒng)一要求轉換為標準的文件格式，保證日后能順利讀出，滿足在不同軟、硬件環(huán)境下查閱。四是歸檔的電子文件必須經過整理和編輯。編制歸檔說明，保證其內容與文件正本一致。五是確保電子文件的安全。電子文件歸檔時要拷貝兩套，保存一套，借閱一套，必要時拷貝三套，第三套異地保存，提高電子文件的安全可靠性。
    雖然電子文件形成時間不長，檔案部門的保管條件尚不能滿足各類電子文件的保存，在管理模式和方法上還有不同的認識，但在一個根本點上已經達成共識：電子文件的管理及其歸檔工作在檔案管理領域越來越引起高度重視，電子文件逐步成為檔案工作的主要管理對象和社會服務資源。