近年來,隨著我國房地產業的發展,房地產檔案迅速增多,利用率也得到飛速提高。房地產檔案是房產行政工作的重要依據,完整的房產檔案不僅是審查和確認產權、保障所有權人合法權益的重要依據,而且是進行城市規劃和建設必不可少的基礎資料,是反映城市房屋現狀的縮影,也是衡量一個城市管理和房屋管理水平的重要標志之一。而且房地產檔案有穩定、單一的來源,數量眾多。因此,它具備了專門檔案的構成要素,成為一種獨立的專門檔案。而管理好房地產檔案是房地產管理必不可少的重要基礎,它對于解決房屋產權糾紛,維護房地產工作的歷史真實面貌、促進社會安定團結具有十分重要的意義。
為了管理和利用好房地產檔案,有必要對房地產檔案的本質屬性和一般屬性進行研究,找出房地產檔案的特點和規律,更好地為房地產信息開發利用服務。筆者根據多年從事房地產檔案工作經驗,認為房地產檔案具有以下五個方面的特點:
一、專業性。房地產檔案是房地產管理部門管理工作的反映,各類房地產檔案形成都有各自固定的模式,它的內容也有著嚴格的規范。因此,房地產檔案信息的專業性相當強的。
二、動態性。隨著改革開放的深入發展,交易、征地、拆遷、轉移、抵押等行業不斷發生,而每一次產權行為的發生,都必須在原有檔案上有所反映,這樣就造成了房地產檔案管理和利用上的動態性突出。
三、保管的長期性。只要其標的物(房屋、土地)還存在,檔案便要與其同在。
四、利用的廣泛性和頻繁性。不僅本單位、本系統經常使用,而且還要接待其他單位、個人查閱。如:房管部門制定政策法規、計劃;法院判決產權糾紛;房屋買賣、繼承;救災、搶災以及房屋的各項管理等等。
五、保密性。房地產檔案關系到國家、集體、個人的利益,如果我們不注意保密,將會造成許多新的產權糾紛,這樣不僅給國家造成經濟負擔,也影響安定團結的穩定局面,因此,我們要有健全的保密制度和措施,防止檔案的遺失、損壞和泄密。
檔案工作的最終目的是利用,房地產檔案管理的目的同樣是利用,因此,有了豐富的房地產檔案資源,我們必須要很好地將其利用起來,由此,我談三條適合房地產檔案信息開發的途徑。
途徑一:直接開發利用。檔案館提供檔案,讓用戶自行提取信息,即直接調檔。面對各種不同的利用要求,房地產檔案館可以根據提出的產權人房屋坐落或門牌號碼來調出檔案,并提供閱覽室,供利用者查閱,由他們自行摘抄檔案內容,經檔案工作人員核實后蓋章認可。這就是閱覽室服務方式。
途徑二:間接開發利用。這一途徑下的開發方式包括四種:咨詢服務、書面回復服務、復印服務、開具證明服務。
途徑三:主動開發信息,發掘潛藏資源。
(1)檔案展覽是主動開發檔案信息的方式之一。房地產檔案有著極其豐富的信息資源,可有針對性地列出展覽專題,如產權產籍管理制度的歷史沿革,各種契證的實體展覽,某些珍貴檔案的內容簡介等等。開辦檔案展覽不但能向社會提供檔案信息,更能啟迪人們去利用檔案。
(2)捕捉社會需求,積極開展編研工作也是主動開發檔案信息的一種方式。房地產檔案館的編研工作可有三個方面:一是針對本館館藏的特點,對人無我有的檔案信息進行編研、撰寫專門著述。二是針對社會需求,發掘潛藏信息。三是為上級主管部門提供資料服務。
(3)統計預測。這是對檔案信息更為深層的開發方式,房地產檔案工作者可以對大量的無序信息運用科學方法進行統計預測,對危房改造、落實政策、房地產開發等方面提出專業性意見和建議,供房管部門或房地產開發公司作為決策參考。