淺談科技檔案信息資源的開發利用 

攀鋼工程技術有限公司  侯 萍

 內容摘要： 本文論述了科技檔案信息資源的開發利用。闡述了科技檔案信息資源開發的重要性、開發的內容、如何開發利

用等，結合本公司科技檔案管理工作實際情況，對本公司科技檔案信息資源的開發利用及出現的實際問題進行具體論述。                                                                    

關鍵詞：科技檔案  信息資源  開發  利用

 0.引言

科技檔案是集中保存起來以備查考直接記述和反映立檔者科技、生產等活動的科技圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其它各種方式和載體的科技文件材料?？萍紮n案信息資源的開發利用直接為本公司或社會服務，是檔案工作的宗旨和生命線。只有把檔案信息開發出來，提供給企業廣泛利用，檔案的潛在價值才能變為現實價值，發揮它巨大的作用。

1. 開發科技檔案信息資源的重要性

（1）能夠實現檔案信息資源的有效性

決定檔案信息資源有效還是無效，主要有三個因素。一是檔案信息資源本身的價值；二是企業是否需要；三是提供是否及時。開發利用科技檔案信息資源，就是要針對企業的不同需要，挑選最有價值的檔案信息，及時提供給企業利用，從而實現檔案信息資源的有效性。

（2）能夠實現檔案信息資源的可共享性

檔案不同于一般的書籍。產生書籍的目的就是為了傳播和分享信息，而檔案數量有限，一般是孤本，這樣就必須實現從實體管理到信息管理轉變，利用計算機及網絡技術建立檔案管理系統，逐漸實現檔案信息化管理，從而實現信息資源的可共享性。

2. 開發科技檔案信息資源的內容

（1）加強科技文件材料收集工作，保證科技檔案的齊全、完整、準確。檔案的收集工作是檔案工作的起點，檔案收集歸檔齊全完整，庫藏豐富是開發信息資源的前提，沒有檔案的收集，就沒有檔案的利用。特別是在市場經濟下，對檔案的需求越來越大，使用頻率越來越高，這就要求收集工作必須滿足走上市場的需要，保證收集的檔案材料齊全、完整、準確。

（2）做好科技檔案的整編工作，形成系統化、規范化、信息化的檔案管理體系?？萍紮n案的整編工作，即是對檔案材料進行整理、編目，使分散的檔案材料系統化、有序化的過程。在整理過程中，應嚴格按照國家標準、企業標準和本公司相關標準進行整理，對各種科技信息做進一步的加工，利用計算機檔案管理系統完成電子歸檔，使紙質案卷與電子歸檔案卷的編目、卷內文件內容一致，實現檔案管理系統化、規范化、信息化。

  （3）采取多種方式，直接提供服務。主要包括提供科技檔案原件、復印件、掃描件，提供有關目錄、目錄文件，以及提供有關的咨詢服務等，從而達到有效地開發利用科技檔案信息資源，為企業建設服務的最終目的。

3. 如何開發利用科技檔案信息資源

  （1）利用多種形式廣泛宣傳檔案工作，為開發利用科技檔案信息資源開辟渠道

科技檔案的價值體現在檔案的利用之中，只有充分利用檔案資源，才能使大家重視科技檔案工作。過去人們不大重視科技檔案工作，究其原因，在于他們沒有充分利用科技檔案。如果人們不了解科技檔案，不知道檔案部門能提供些什么，不知道科技檔案能起什么作用，又怎能利用和重視它呢？因此，應盡可能的采取口頭宣傳、直觀宣傳、文字宣傳等多種形式，廣泛宣傳科技檔案工作，使人們從不同角度了解和認識科技檔案，使越來越多的人們意識到它的存在和重要。同時也要加強科技檔案信息宣傳，將庫藏科技檔案信息的內容、形式特征及其他情況告知于人們，從而增加人們對科技檔案的了解，促進和指導人們更加充分而有效地利用科技檔案信息，把科技檔案這一概念逐漸滲透到工程管理、工程設計及相關人員的認識范圍和思想觀念中去，獲得他們的普遍認可，并認識檔案的價值和重要性，進而能夠自覺地維護、利用科技檔案，為開發科技檔案信息資源開辟渠道。

  （2）建立檔案管理系統，加強電子歸檔管理，逐步實現檔案信息化管理

隨著企業發展的需要，科技檔案信息資源管理正從實體管理向信息管理轉變，應利用計算機技術建立科技檔案管理系統，加強電子歸檔管理，加強科技檔案信息著錄和檔案信息檢索，完善各項功能，逐步實現科技檔案信息化管理，從而提高科技檔案信息資源管理效率和利用率。

當然，要實現科技檔案信息化管理，不但需要完成大量的基礎工作，還需要我們要有合格的科技檔案工作者，他應具備比較完整的知識結構，既要掌握政治理論知識，檔案專業知識，熟悉檔案相關法規、制度、規定，又要掌握科技檔案各項業務工作的原則和方法，還要掌握計算機等相關學科的技術知識。同時也要有全心全意為人民服務的思想，明確方向，端正態度，要做到主動、超前、跟蹤、定題服務，及時了解科技人員的需求，滿足他們的需要。

（3）加強科技檔案的開發利用工作，是科技檔案產生社會效益和經濟效益的主要途徑

   開發科技檔案信息資源的目的在于利用，以實現科技信息的使用價值，創造出它的經濟效益和社會效益。對于一個企業來說，充分利用檔案使其能創造出經濟效益的因素是多方面的，如降低成本，提高功能，節約人力、物力、用最小的工作量取得最佳的工作成果。是檔案提供利用的目的之一。

  （4）建立和完善信息反饋，科學地開發檔案信息資源

科技檔案在開發利用中，有一系列的信息可以反饋回來，通過各種方法和手段把這些信息系統地收集起來，對反饋信息進行系統的研究、分析，了解和熟悉過去檔案利用的狀況，掌握各類檔案信息的傳遞效果和檔案利用過程所起到的作用，以此為依據來改進工作，補充不足，為進一步科學開發檔案信息資源提供充分依據，實現科學地開發檔案信息資源，為檔案利用者提供必要、系統、準確的數據，更好地為企業生產建設服務。方法可以采取以下幾種：

一是通過利用登記簿，統計利用人次、調卷數、類型、方式、目的、查全率、查準率等等，分析利用者的構成及數量，各類利用者對檔案利用率以及各類檔案的被利用次數，就可得到某個時期某類檔案的被利用情況。

二是直接向利用者調查研究，與利用者會談，了解來查閱檔案的方向，所獲檔案信息對他的工作和研究有何影響等方面的內容。這樣反饋的信息更加切合實際，比單純從登記簿中獲得的信息全面。

三是加強交流。通過同類企業館際間開發利用檔案信息的交流，可以了解各級各類檔案開發利用的有關情況，這樣互通信息、相互交流，可以總結檔案開發利用工作的經驗，摸索一定時期檔案開發利用的規律。

4. 目前公司科技檔案現狀、利用效果及存在的主要問題

  （1）科技檔案現狀

    新公司成立以來，根據科技檔案工作實際情況和工作要求，對科技檔案管理標準和工作流程進行了改進，制定了一套完整的檔案管理標準及相關制度，為公司科技檔案信息資源開發利用打下了良好基礎。目前公司科技檔案管理采用的是集中統一管理和兩級管理相結合模式。根據多年的實踐證明，實行檔案集中統一管理，更利于公司今后科技檔案信息資源的開發利用工作的開展。

在科技檔案科技文件材料收集整理方面，我們從基礎工作抓起，采用歸檔資料 “三審”負責制，即項目管理員一審，對項目歸檔的竣工資料的完整性、規范性負責；項目經理二審，對項目歸檔的竣工資料的完整性、準確性負責；檔案管理員三審，對項目歸檔的竣工資料的完整性、準確性、規范性負責，以加強科技文件材料收集工作。另外，實行歸檔資料驗收合格后財務方可辦理結算的規定，更加保證了科技檔案科技文件材料收集的齊全、完整、準確。

在科技檔案信息資源開發利用及信息化建設方面，公司建立了檔案管理系統，可將檔案信息內容即：檔號、案卷名稱、卷內目錄名稱、卷內目錄文件內容、圖號、編制時間、歸檔時間、編制單位、密級、頁數等相關信息錄入系統并將電子文檔上傳計算機進行存儲。目前，實現案卷級、目錄級入機率100%，文件級入機率65%，實現通過檔案管理系統進行查、借閱檔案案卷、卷內目錄及部分案卷內容，也就是說，部分檔案不用調閱紙質案卷，直接進入檔案管理系統即可查閱案卷完整內容，從一定程度上提高了檔案信息資源的利用率。

  （2）科技檔案利用效果顯著

    幾年來，公司檔案管理部門始終堅持把為公司生產建設服務作為檔案開發利用的指導思想，改變原有封閉內向、被動的工作方式，大力開發科技檔案信息資源，較好的發揮了科技檔案的服務功能，取得了較顯著的經濟效益和社會效益。如通信公司程控大樓新觀光電梯新建項目，設計單位和施工單位借閱了有關程控樓土建施工-結構部分、建筑部分、電氣部分、給排水部分、設計部分等大量竣工檔案。通過對檔案原始資料的查考，為設計單位提供了大量的技術參數等大量可靠數據和理論依據。為集團公司相關部門及領導提供了決策依據，也避免了投入大量的人力施工、費用支出不合理等問題，使該新建工程項目工程量和費用等都得到有效控制，節約了資金，達到預期效果。又如電機修造公司“干燥爐改造”項目，設計人員通過查閱干燥爐設計圖、竣工資料及往年改造的相關資料，為項目的開發、設計、施工提供了有效參考，從一定程度上節約了人力、物力和設計費用。另外，公司設備檔案利用較高，由于公司許多設備使用年限較長，使用時間久了就不可避免出現故障，有些設備是生產急需設備，設備故障修理時間長短成了關鍵。要想盡快修理好設備，就必須要了解設備，設備檔案將起到重要作用。從另一個角度看，設備檔案的完整、及時提供利用，不僅給設備故障排除提供了技術支持，為公司生產正常運行提供了保障，也為公司節約了不必要的資金支出。以上實例充分說明，科技檔案在公司生產建設、科研設計中發揮著巨大的作用，產生的經濟效益是客觀存在的。

  （3）存在的主要問題

    在科技檔案科技文件材料收集整理方面主要存在資料歸檔不及時不完整問題。其原因應該說是多方面的。一方面，由于對《檔案法》宣傳不夠深入，措施不夠嚴厲，致使有侵權行為發生，挫傷了一部分科技人員資料歸檔的積極性。再加上人們對經濟效益的日益重視，更促使部分科技人員不愿歸檔，不及時歸檔，對“關鍵材料”、“技術訣竅”也留一手，致使科技檔案不完整，為以后的開發利用造成了很大困難。另一方面，隨著人才的交流，老科技人員的離退，對科技文件材料的完整收集影響也很大。如此種種，不僅造成了本公司知識產權的流失，損害了本公司的經濟利益，也不利于保護公司的科技機密，并在某種程度上助長了某些單位和個人為了自身利益，不擇手段。

    在科技檔案信息資源開發利用及信息化建設方面主要存在部分工程建設竣工檔案電子文檔歸檔空白的問題，如綜合性材料、工程竣工圖及檢測報告等，雖然案卷級、卷內目錄級入機率為100%，但文件級入機率卻很低，影響了科技檔案信息資源的開發利用工作。

5. 改進建議   

  （1）加強組織領導工作，建立健全檔案管理體系

   建議公司分管檔案工作領導對檔案管理工作給予重視和支持，加強公司科技檔案的組織領導，組織制定科技檔案管理標準、考核辦法及相關制度，完善科技檔案管理系統和檔案管理流程，明確檔案形成部門的歸檔責任、歸檔程序，從而形成一套完整的檔案管理體系。

  （2）真抓實干，落實到行動

建議嚴格按照集團公司及本公司科技檔案管理標準要求執行，將檔案工作納入生產、技術、經營等各項管理程序，并列入生產科研、基建等活動計劃。同時，也把檔案工作同各個有關部門的職責范圍和有關人員（相關領導、項目經理、工程管理人員、設計人員、資料員等）的崗位績效掛起鉤來，一并考核，達到嚴格管理、各盡其責，使檔案工作步步深入，不斷發展。

  （3）積極解決實際問題

 對科技檔案科技文件材料歸檔不及時不完整問題，要想徹底解決，需要頭、尾兩頭齊抓，就是說要以科技人員為頭，資料管理人員或檔案人員為尾兩頭齊抓。由于科技檔案來源于科技文件材料，科技文件材料是由科技人員在科技實踐中產生的。因而檔案部門收集完整的科技文件材料，形成高質量的科技檔案，必須有科技人員的參與和檔案人員的協助和指導才能完成。我們要積極宣傳《檔案法》，迅速建立健全檔案管理制度、標準，并嚴格遵照執行，使廣大科技人員了解檔案法和檔案管理制度的基本內容和意義，增強檔案意識，在思想上增加約束力，把形成、積累高質量的科技文件材料當成自己的責任，按照檔案管理標準要求主動配合檔案部門做好收集工作，并完整準確地歸檔。資料員和檔案員要有樹立良好的服務意，了解科技人員的需求，及時提供業務指導和相關服務。

對部分工程建設竣工檔案電子文檔歸檔空白問題，要從各建設工程資料人員的責任心、計算機操作技能方面抓起。事實上，目前建設工程文件材料的形成絕大多數是先有電子版然后輸出成紙質，如果沒有電子版的，就需要掃描形成電子文檔歸檔。建設工程電子檔案的形成并不是很復雜的事，但只要各建設工程項目管理人員、項目資料人員等能夠細心、認真并熟練掌握計算機操作，把這項工作做好是可以實現的。

6. 對公司檔案管理及信息資源開發利用工作的長遠設想   

  （1）樹立核心信息資源管理理念，成立檔案信息中心

   企業檔案是企業內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，這是區別其它信息的本質特征。支撐企業發展的信息有多種，但主流信息、核心信息卻是企業自身形成的檔案。樹立核心信息資源管理理念，使檔案成為企業信息資源的主渠道，這既是對企業檔案工作價值與地位的一種肯定，也是在為檔案工作的健康發展營造良好的環境。要想充分開發利用核心信息資源，建議成立檔案信息中心，將公司所有檔案及其它有保存參考價值的資料實行統一管理，主要包括科技（基建、科研、設備、產品、施工）、文書、財務、人事檔案，技術圖書、技術資料（考察學習、技術研討會、出國考察調研、項目可研、科技年會等資料）、公司資質證書、產權證書、專利證書等資料。積極開發利用好檔案信息資源，實現信息共享，更好為企業建設服務。

（2）檔案收集管理自動化

檔案收集工作的自動化有兩個前提條件，其一是檔案存儲介質的徹底改變，即所有文件、圖形形成機讀檔案。將不能直接形成機讀文件的非機讀文件、圖紙轉換成機讀檔案，這需要使用掃描輸入設備將其輸入計算機，在相應的軟件編譯下使掃描輸入的圖紙矢量化，使其能在CAD等軟件的編輯下成為機讀檔案。其二是檔案室與形成檔案的各部室實現網絡聯接，使生成的機讀文件由計算機終端通過網絡傳輸到檔案管理系統直接歸檔。到時候，傳統的收集工作將不復存在，取而代之的是先進的檔案管理系統和光盤庫。

7. 結束語

   總之，科技檔案作為一種信息資源，在企業建設中的作用是客觀存在的，努力開發利用檔案信息資源，把科技檔案的價值和作用充分發揮出來，檔案工作才能得到健康、較快的發展，才能把科技檔案的社會效益和企業的經濟效益提高到一個新的水平。