一份檔案若只被盡善盡美地保管著而得不到開發和提供利用，那么雖然它“活著”，我們也稱其為“死檔”。檔案工作最主要的目的就是要有效地開發檔案信息資源，變檔案潛在價值為現實價值，實現社會共享，最大限度地服務于社會。
　　而今隨著電子計算機和通信技術相結合的信息技術日趨成熟，辦公自動化進一步發展和深化，使得過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等都可以用電子計算機來完成。由此而產生了電子公文。具有保存價值的電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案管理應遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統計等管理原則。與紙質的檔案相比，電子檔案可以存儲于電子計算機磁帶、軟硬磁盤及光盤 上，大大節省了空間。同時保存文字、聲音、圖形，增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性。
電子檔案的大量涌現及電子檔案歸檔以后，為檔案的提供利用開辟了新的天地。利用網絡技術的任何終端設備都可以讀取存儲在網絡某一個設備上的電子文件；另一方面，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，因而對于資源信息可以產生共享。這樣打破了檔案館、室之間條塊分割、各自為政的限制，在自上而下總體規劃的基礎上，自下而上地建立檔案信息網絡。即在地區性和系統性網絡中心的基礎上，進行更高層次的連網，這無形之中也就擴大了館藏，這樣利用者可以足不出門或在任何一個地方就可以進行全面的信息共享，擴大檔案信息及交流渠道，形成整體效應和規模效應，在社會公眾能夠極其便利地查到所需要的信息的同時，檔案也得到最大的提供利用。
　　一、面向網絡開展檔案利用工作
　　1、互聯網的不斷發展使人們交流信息更加方便、快捷，檔案作為一種重要的信息資源，應在網絡信息中占有一席之地。通過互聯網，利用者了解到檔案館的工作特點和館藏內容，從而加深對檔案和檔案工作的了解，這對于提高全社會的檔案意識和檔案工作的社會地位具有十分重要的意義。因此，提供網絡環境的檔案利用，對于檔案館來說已不是要不要的問題，而是一個如何更好更快地抓住時機、促進檔案工作進一步發展的問題。首先，檔案館不能僅僅拘泥于傳統紙質檔案的提供利用，更不能拘泥于傳統的利用方式，“坐等上門”的利用方式在蓬勃發展的互聯網面前無異于“坐以待斃”。其次，檔案館應將“走出去”的工作思路進一步發揚光大，利用網絡的方便快捷，花費較小的人力物力，加大檔案宣傳的力度，充分了解利用需求，分析利用規律，主動出擊，為利用者提供快、準、全的檔案信息。
　　2、要面向網絡，優化館藏。要提供網絡環境下的檔案利用，必須加強檔案信息資源的建設，即館藏電子化。一方面要調整檔案館的收藏方針，大量接收新型的電子檔案。另一方面，對于庫存的傳統文本方式或模擬型檔案文獻進行必要的數字化轉換，如何組織這些數字化的檔案信息，則是檔案館當前需要著重解決的關鍵環節。檔案館必須選擇合適的數據庫管理系統，建立檔案信息數據庫，最終開發出存儲方便、檢索迅速的檔案信息數據庫管理應用系統。只有這樣，檔案信息才能真正和網絡接口，以實現更大范圍內的檔案信息資源的共享。
　　3、借鑒電子商務對企業和企業對消費者的運行模式，選擇合適的方式提供檔案利用服務。
此外，檔案還可以采用“會員”的方式提供檔案利用服務。無論是誰，只要交納一定的費用之后，就可以成為會員，而會員可以免費在檔案館的網站上瀏覽檔案館定期公布的檔案信息。
　　二、實施電子檔案的提供利用需要高素質的人員
　　網絡技術的運用會使檔案信息的功能大大提高，起到事半功倍的作用，但實施檔案信息網絡化管理成功的主要決定因素還是人。所以首先關鍵是轉變觀念，拓寬思路，牢固樹立為利用者服務的思想。其次網絡對檔案工作人員的素質提出了更高的要求，只有高素質綜合型復合型的人才不會被淘汰。這種人才的特點應該是有一定的思想政治政策水平、有與國際同步的觀念意識和理論、具備檔案方面的專業知識、熟悉檔案工作的規章制度和方法、懂外語、有強烈的掌握現代科學技術的欲望并掌握了計算機操作、數據錄入、數據庫管理和網絡管理等基本技能。
　　三、需要解決的幾個問題
　　1、安全問題
　　提供電子檔案利用首先需要考慮的就是安全問題，而且對安全的擔憂也是阻礙檔案館提供網上檔案利用服務的重要因素之一。事實上，安全不僅是指檔案信息的安全，同樣也包括用戶信息的安全，沒有一個安全和可信任的環境，電子檔案的提供利用就不可能得到發展。不可否認，信息網絡安全是一個一直未能得到徹底解決的問題，但檔案館不能因噎廢食，將自己置身于網絡大潮之外。相反，檔案館應當有針對性地加強防范措施，在盡可能保證安全性的前提下，積極開展電子檔案的利用服務。
首先，檔案館必須根據相關規定，經過鑒定、劃密等工作后，確定可在網上提供利用的檔案。對于尚未開放的檔案信息，則不宜與網絡相連，以免造成泄密。
其次，選擇功能強大的防火墻，以防范網絡黑客的攻擊。要提供網絡環境下的檔案利用，就有被黑客攻擊的危險，因此，在建立網站時必須設立防火墻。選擇防火墻可根據自身的系統特點和防火墻的技術發展而定。
　　最后，做好檔案信息的數據備份。一旦發生硬件故障或受到黑客攻擊，可以在最短時間內恢復系統。
　　2、標準化問題
　　要實現檔案信息在網絡環境下的共享，標準化是必不可少的前提。加強電子檔案利用中的標準化體系是提供網絡檔案利用服務的前提和基礎。這一標準化體系應當包括電子檔案形成的標準化和電子檔案存儲與交換標準化。在制定標準時還必須考慮與國際標準接軌，如檔案著錄項目的名稱、數據類型和長度、主題詞庫、分類號庫及基本的表格等。
　　四、結束語
　　電子檔案的提供利用作為一種新型的利用手段和運作模式，它的發展不僅僅取決于計算機、網絡等技術的發展和成熟，更重要的是取決于檔案館所營造的一種推動電子檔案利用的環境。即“人文環境”：三分技術，七分管理。要把檔案工作的各個環節以及各相關的工作部門按一定的次序和規模相互配合、相互銜接，如現在有大部分企業正在開展的“物流”（ERP）,就可以將檔案室設成一個小“倉庫”，借助網絡提供檔案利用。否則，錯失網絡這一發展機遇，檔案工作不僅不能為經濟建設服務，相反將會更加游離于改革開放和全球經濟一體化的滾滾浪潮之外，檔案館也只能成為被遺忘的角落，而檔案也將成為“死檔”。