一、信息技術(shù)下的企事業(yè)單位檔案特質(zhì)

（一）集成性當(dāng)企事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，企事業(yè)單位中的檔案信息只需要進(jìn)行一次性的整理與錄入，當(dāng)這個(gè)過(guò)程完成之后，整體的檔案管理工作就能獲得基本完善，此時(shí)，數(shù)據(jù)整理、輸入和應(yīng)用得到了集成，而數(shù)字化時(shí)代下企事業(yè)單位檔案管理工作的集成性也被集中體現(xiàn)出來(lái)。檔案信息在具有集成化特點(diǎn)的基礎(chǔ)上可以得到高效率的利用和共享，從而提高檔案信息的服務(wù)能力。完整性與高效率是電子檔案信息系統(tǒng)的重要特點(diǎn)，也就是說(shuō)，在企事業(yè)單位運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理的過(guò)程中能夠讓檔案管理呈現(xiàn)出高效率以及高適應(yīng)性的特點(diǎn)。（二）動(dòng)態(tài)性利用信息技術(shù)開展企事業(yè)單位檔案管理，其動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)轉(zhuǎn)換在三個(gè)方面：一是檔案信息采集具有動(dòng)態(tài)性。當(dāng)數(shù)據(jù)信息收集以后，可以隨時(shí)傳送到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這個(gè)輸入過(guò)程所需要的時(shí)間極短，所以說(shuō)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，而這種動(dòng)態(tài)性在傳統(tǒng)的檔案管理工作中是難以實(shí)現(xiàn)的，而在企事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用電子檔案，則能夠十分簡(jiǎn)單的實(shí)現(xiàn)這種實(shí)時(shí)更新；二是檔案數(shù)據(jù)可以得到動(dòng)態(tài)化。檔案信息一旦進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)就可以開展數(shù)據(jù)處理工作，如果數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器容量較大，則處理過(guò)程所需要的時(shí)間也十分短暫。這個(gè)過(guò)程能夠降低以往人工操作中產(chǎn)生的錯(cuò)誤和失誤，而且能夠提高數(shù)據(jù)處理效率；三是在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集以及處理的動(dòng)態(tài)化后，檔案數(shù)據(jù)的發(fā)布和利用也就具有了動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)，檔案信息需求者可以較快的了解動(dòng)態(tài)信息并進(jìn)行利用，從而能夠提高企事業(yè)單位在檔案管理工作方面的工作效率。

二、電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用舉措

（一）技術(shù)保障電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用首先要求企事業(yè)單位能夠?qū)n案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行建立健全。企事業(yè)單位需要以多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為依托，對(duì)企事業(yè)單位中的檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)、改造與更新。同時(shí)企事業(yè)單位要對(duì)管理檔案軟件技術(shù)進(jìn)行構(gòu)建和完善，對(duì)檔案資源開展統(tǒng)一的規(guī)劃與集中的管理，在符合企事業(yè)單位管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建方便快捷且具備較高技術(shù)含量的電子檔案管理系統(tǒng)，從而讓檔案管理工作中的信息收集、信息分類、信息鑒定、信息保管以及信息調(diào)用實(shí)現(xiàn)信息化以及檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，確保檔案信息在利用過(guò)程中能夠方便快捷并使檔案信息的壽命得到延長(zhǎng)。電子檔案與傳統(tǒng)檔案最明顯的區(qū)別在于存儲(chǔ)介質(zhì)的不同，而在使用這些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案技術(shù)在利用過(guò)程中必須使用支持檔案存儲(chǔ)媒介的軟件與硬件，所以二者的完善是運(yùn)用電子檔案的重要前提。其中軟硬件主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、文件數(shù)字化設(shè)備、服務(wù)器以及其它能夠支持檔案構(gòu)成的基礎(chǔ)設(shè)備等，對(duì)軟件的要求是具有穩(wěn)定的性能以及實(shí)用、可靠的特點(diǎn)等。（二）人才建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)在運(yùn)用電子檔案的過(guò)程中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，運(yùn)用電子檔案過(guò)程中對(duì)人才的需求主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是在技術(shù)改進(jìn)以及檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變中需要高素質(zhì)人才；二是檔案管理質(zhì)量以及服務(wù)質(zhì)量提高過(guò)程中需要高素質(zhì)人才；三是在實(shí)現(xiàn)電子檔案管理規(guī)范化過(guò)程中需要高素質(zhì)人才。所以企事業(yè)單位在運(yùn)用電子檔案的過(guò)程中要重視研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培養(yǎng)，并根據(jù)實(shí)際需要對(duì)三種人才進(jìn)行合理配置。在人才培養(yǎng)方面，首先要求企事業(yè)單位能夠樹立正確的人才觀。認(rèn)識(shí)到人才是企事業(yè)單位檔案管理工作中的第一資源，在重視和研究檔案管理人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)上調(diào)查單位中對(duì)檔案管理人才的需求以及檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃，同時(shí)要制定規(guī)范、科學(xué)的人才培養(yǎng)機(jī)制以及人才激勵(lì)機(jī)制等，從而確保檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)的提高以及檔案管理工作人員積極性的調(diào)動(dòng)；其次在人才培養(yǎng)途徑方面，企事業(yè)單位可以利用激勵(lì)機(jī)制來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)自身知識(shí)進(jìn)行更新的自覺性和積極性，也可以聘請(qǐng)社會(huì)專業(yè)人士開展講座來(lái)提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，同時(shí)可以采用走出去戰(zhàn)略將檔案管理人員送到單位外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，其中高等院校就可以成為企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理人才培養(yǎng)的重要基地；再次，企事業(yè)單位要促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的人才流動(dòng)，通過(guò)實(shí)行嚴(yán)格的考核制度來(lái)推動(dòng)檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)勝劣汰，同時(shí)通過(guò)聘任制度的完善來(lái)對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行完善，從而對(duì)檔案管理隊(duì)伍開展穩(wěn)定、動(dòng)態(tài)的更新與管理。（三）安全保障體系建設(shè)在電子檔案運(yùn)用中，安全問(wèn)題一直被檔案管理工作者所關(guān)注，構(gòu)建安全保障體系是確保企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要方面，對(duì)提高電子檔案歸檔質(zhì)量、利用能力以及服務(wù)能力具有重要意義。企事業(yè)單位電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障三個(gè)方面。在硬件設(shè)施安全保障中，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控，重視對(duì)檔案日志的更新，同時(shí)要強(qiáng)化機(jī)房環(huán)境保養(yǎng)與監(jiān)控，對(duì)老化的設(shè)備與線路進(jìn)行更換；在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，需要對(duì)存儲(chǔ)于客戶機(jī)和服務(wù)器中的檔案文件進(jìn)行定期檢測(cè)與掃描，在設(shè)置瀏覽權(quán)限的基礎(chǔ)上避免感染病毒，同時(shí)要通過(guò)對(duì)防火墻技術(shù)的利用來(lái)合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則；在應(yīng)用系統(tǒng)安全保障方面，首先要構(gòu)建其用戶訪問(wèn)平臺(tái)與日志文檔中心，其次要根據(jù)系統(tǒng)的更新來(lái)檢查所應(yīng)用的安全措施是否有效。另外要重視檔案管理人員安全素養(yǎng)以及安全管理意識(shí)的提高。

作者：馮麗博 單位：河北省地質(zhì)調(diào)查院