1.做好檔案保管過程中的保密工作

1.1檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊，還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與借閱室分開。檔案庫房指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

1.2絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發(fā)展的成敗，關系到改革開放和社會主義現代化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

1.2.1絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

1.2.2提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

1.2.3加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。

1.3做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要，確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限，而保密期限是根據國家秘密事頂在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。

1.4檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因是：

1.4.1保密范圍的變化；

1.4.2密級文件作用的變化。原來的密級文件指導作用與現在工作不相適應，已失去了指導作用，為此立檔單位廢除了此類文件，密級自然就解除了；

1.4.3保密時限的變化，原室藏檔案有關涉密文件，只標有密級而沒有保密時限，多數都是超期服役。

1.5做好檔案密級的調整工作要貫徹落實《中華人民共和國保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，重點解決好三個問題：

1.5.1嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準，有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。

1.5.2主動接受保密部門對調整工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。

1.5.3要建立法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。

2.做好檔案利用過程中的保密工作

2.1做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

2.1.1制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2.1.2隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的政治、業(yè)務和文化素質。還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

2.1.3監(jiān)督措施。在利用中，要根據利用的不同，掌握其心理的思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館（室）可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時看書畫線或沾口水的不良習慣，要及時提醒。在利用者離開之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

2.2正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。檔案部門要改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為群眾需求做好服務。

2.3進一步做好檔案開放中的保密工作

2.3.1做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2.3.2做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值。為此，我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。

3.強化檔案管理人員的職責

檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是要求檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞，對已經破損的檔案，要及時搶修。不丟，就是要求檔案絕對平安，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體平安，也要保證檔案內容的平安。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整潔規(guī)范，有章可循，有目可查。

要不斷提高檔案管理人員的素質。對保守企業(yè)秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。因此，檔案保密工作好與壞，提高檔案管理人員的素質是關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，有這么一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應把保守企業(yè)秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。