工程檔案管理不足與健全建議范文

引言工程檔案是建筑工程施工活動全過程內(nèi)容真實記載的文件資料。一個建筑產(chǎn)品質(zhì)量水平的高低，不僅要求其使用功能是安全可靠的，而且還要求與之相關(guān)的工程檔案也是完整真實的。但是，在工程檔案管理實際中，工程檔案管理存在諸多問題，難以真實反映出工程施工情況，影響到如期交工以及工程質(zhì)量的準(zhǔn)確評定等。之所以會出現(xiàn)以上問題，其根本原因在于工程檔案管理重視程度不夠和未能夠把項目管理理念滲透應(yīng)用到工程檔案管理活動中去。

1.工程檔案管理與項目管理的內(nèi)涵及相互關(guān)系

1.1工程檔案管理與項目管理的內(nèi)涵界定

工程檔案管理包含了兩個方面的內(nèi)容：第一，包含了對檔案內(nèi)容、檔案文件信息的挖掘利用；第二，對工程檔案、文件的實體管理過程，它包含了工程檔案、文件的搜集整理、統(tǒng)計鑒定、保管等相關(guān)工作。項目管理主要是以工程項目活動全過程作為管理對象的活動。正如學(xué)者白思俊所言，項目管理通過一個臨時性的專門柔性組織，以項目為對象的系統(tǒng)管理方法，對項目進行高效計劃、組織、控制、指導(dǎo)，以實現(xiàn)項目全過程動態(tài)管理的優(yōu)化。

1.2工程檔案管理與項目管理的關(guān)系研究

正如美國項目管理專業(yè)資質(zhì)認證委員會主席Paul曾經(jīng)所認為的：“在這個世界上，一切都是，也必然都是項目。 ”所以，對于一個完整的工程檔案管理工作而言，也可以視其為項目，可以把工程檔案管理作為一個完整的項目進行管理。工程建設(shè)的時間與工程檔案管理的起始時間、工程項目建設(shè)階段與工程檔案管理過程之間都存在著十分緊密聯(lián)系，而這也是項目管理與工程檔案管理最為核心的聯(lián)系。總之，可以通過項目管理與工程檔案管理相結(jié)合的管理模式，通過建立全過程管理和質(zhì)量管理、統(tǒng)一管理系統(tǒng)、制定相關(guān)管理計劃、流程分析等，不僅可以確保工程項目管理高質(zhì)高效完成，而且也有利于提高工程檔案管理水平和檔案服務(wù)水平的提高。

2.我國工程檔案管理存在的問題

隨著建筑企業(yè)的現(xiàn)代企業(yè)制度改革與建立，企業(yè)檔案管理，特別是工程檔案管理存在著以下幾個方面的問題：

2.1工程檔案資料缺乏完整性

工程檔案管理的首要原則是完整性，完整性是工程檔案的基礎(chǔ)。不成套、不完整的工程檔案是難以全面反映工程真實情況的。工程檔案是否完整性，主要是看工程檔案資料是否能夠全面反映工程的使用功能和結(jié)構(gòu)安全狀況，是否能夠滿足工程竣工驗收和是否能夠達到設(shè)計要求的需要。如果資料在記錄過程中過于繁瑣，就加大了項目施工成本，增加了工程技術(shù)人員的工作量，嚴重影響到工程項目質(zhì)量和工程項目進度；如果過于簡練，則難以真實有效反映出施工全過程。工程檔案缺乏完整性還表現(xiàn)在工程檔案分散在不同的管理人員和施工部門的手中。由于工程施工單位、工程投資渠道都呈現(xiàn)出多元化傾向，增加了工程的復(fù)雜性，特別是管線工程、設(shè)備安裝、主體工程、基礎(chǔ)工程往往都是由不同的施工單位進行施工，而每個單位也只能負責(zé)本單位施工的那部分工程檔案；工程項目建設(shè)專業(yè)性強、施工檔案數(shù)量大、工序繁瑣、建設(shè)周期長等特點，當(dāng)有的工程項目已經(jīng)竣工驗收了，有的工程尚未結(jié)束，甚至才開始，施工中所形成的資料容易出現(xiàn)丟失的問題，特別是如果工程檔案管理人員在工程結(jié)束以后，這些工程檔案資料也隨之而去。工程檔案的丟失，不僅給施工單位和建設(shè)單位帶來不必要的糾紛和麻煩，而且對于工程的擴建、改建、維護、質(zhì)量管理等都帶來較大不便。

2.2工程檔案資料內(nèi)容曾在失真問題

工程檔案的核心是準(zhǔn)確。工程檔案的準(zhǔn)確性主要取決于以下幾個方面：第一，工程是否需要對施工段進行區(qū)分，在進行區(qū)分的時候是否能夠正確運用定性和定量評定方法；第二，在對混凝土強度平均值進行計算的時候，如何取值，以及標(biāo)準(zhǔn)差取值等許多具體詳細的細節(jié)性問題；第三，在對施工項目質(zhì)量進行驗收的時候，驗收材料填寫是否規(guī)范；第四，一般項目內(nèi)容和主控項目內(nèi)容在填寫的時候，是否做到詳細具體。

一些單位在進行工程檔案管理過程中，其工程檔案材料千差萬別，很少符合工程檔案規(guī)范要求，甚至一些歸檔材料只是復(fù)印件；第五，一些施工單位在工程交工之前，對工程材料進行突擊整理，缺項漏項問題較為明顯，材料記錄和實際施工情況差距較大。這些檔案材料不僅難以全面真實反映出工程質(zhì)量，更難以落實工程質(zhì)量責(zé)任制。

2.3工程文件歸檔范圍較為混亂

工程項目建設(shè)設(shè)計到的單位較多，不同管理內(nèi)容和不同性質(zhì)的單位都有自己的工程檔案搜集整理歸檔范圍，并且在工程檔案利用過程中，也會出現(xiàn)“再次靈活運用”。有的工程檔案管理人員對于工程項目建設(shè)過程和工程項目性質(zhì)缺乏了解，導(dǎo)致許多重要的檔案文件丟失。例如，在洛陽石化化纖工程檔案搜集過程中，一位檔案管理人員對于項目缺少了解，對其中一份由業(yè)主發(fā)給總承包方的化纖工程調(diào)整部分內(nèi)容合同的相關(guān)材料沒有及時進行搜集，認為這個文件沒有歸檔價值，但是正因為他的這個疏漏，給工程后續(xù)建設(shè)帶來重大損失，使項目審計時遇到重大阻礙。

3.基于項目管理的工程檔案管理新模式

基于項目管理的工程檔案管理新模式的建立，主要是要從以下幾個方面加以建立和完善：

3.1要理順工程檔案形成的各個部門相互有序銜接關(guān)系

要根據(jù)工程項目建設(shè)各個單位的工作內(nèi)容以及相互之間的銜接關(guān)系，重點理順工程檔案管理形成的各個部門有序銜接關(guān)系。要能夠重點加強對建設(shè)單位的工程檔案管理工作，積極銜接監(jiān)理單位、施工單位之間的關(guān)系，從而確保工程檔案與工程建設(shè)的同步進行。建設(shè)單位要能夠在工程項目結(jié)束后，將相關(guān)工程檔案資料移交到檔案管理部門，也要不斷加強對施工單位、建立單位、設(shè)計單位之間的協(xié)調(diào)關(guān)系管理，確保工程檔案的質(zhì)量。

3.2規(guī)范工程檔案標(biāo)準(zhǔn)

首先，工程檔案管理的重要前提是工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)。這就要求工程檔案在填寫過程中，必須要做到填寫標(biāo)準(zhǔn)化，明確各方責(zé)任，確保工程檔案的完整性，實現(xiàn)工程檔案價值。

其次，要建立相應(yīng)的工程檔案管理制度。工程建設(shè)是一項周期性長、工序復(fù)雜等工作，決定了工程檔案種類繁多、數(shù)量巨大等特點。決定了工程檔案管理必須要建立一項合理的工程檔案管理制度，不斷提高工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進程。

3.3要能夠建立一個有效的項目組織文化

一個管理團隊、一個組織是否能夠?qū)崿F(xiàn)高效運行的重要前提條件是有一個有效的項目組織文化。而建立一個有效的工程檔案管理項目組織文化可以從以下幾個方面加以完善：第一，明確目標(biāo)。為了促使工程檔案項目管理的順利實施，就必須要能夠明確目標(biāo)的前提下，促使各個成員都能夠各有分工、發(fā)揮專長、形成合力，從而在工程檔案項目管理中形成良好的工作氛圍；第二，要建立有效的管理激勵機制。為了提高成員的工作積極性，為其自由施展才能創(chuàng)造良好的外在條件；第三，工程檔案的搜集整理、管理以及管理人員資金的調(diào)配都必須要能夠圍繞工程檔案項目管理各個環(huán)節(jié)展開，從而不斷提高工作效率。要制定出一個全員參與工程檔案管理制度，在組織內(nèi)部暢通溝通渠道，不斷完善工程檔案管理部門與工程檔案形成階段的關(guān)系，樹立起每個人都是工程檔案管理人員的思想理念。