1檔案管理存在的問題分析

1.1管理力量薄弱

當(dāng)前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要。同時，由于檔案管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。

1.2對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。輕視檔案工作的思想表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。同時，還認(rèn)為檔案工作不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。部分基層檢察院的檔案人員只注重檔案資料收集、整理和保管，對檔案資料進(jìn)行收藏、整理、歸檔之后，就等待查閱者上門查閱，正是由于有了輕視檔案工作的思想，沒有意識到檔案的開發(fā)與利用在檔案信息化建設(shè)中的重要性，沒有最大限度的開發(fā)利用檔案，都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，導(dǎo)致對檔案管理工作積極性不高。

1.3 檔案管理不夠規(guī)范，檢索效率不高

檔案是開展各項業(yè)務(wù)活動的原始記錄。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是檔號不規(guī)范。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

1.4 檔案利用率低，未發(fā)揮最大效用

檔案在利用率上很低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層院對檔案資源主要用于提供領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路；提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”和提供在執(zhí)法監(jiān)督中，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開發(fā)利用方法。檔案資源的利用程度與作用發(fā)揮，在很大程度上取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎(chǔ)。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻(xiàn)庫效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實現(xiàn)時效性、綜合性的特征。

2 檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)策略

2.1 加強對檔案管理整改

首先，針對薄弱環(huán)節(jié)，加強工作力度。我們認(rèn)真梳理了檔案管理存在的問題，認(rèn)真編研材料編撰、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無論在數(shù)量上，還是在內(nèi)容上，都得到了不斷的充實。其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實責(zé)任人員。我們要在對照檢查的基礎(chǔ)上，對需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責(zé)任人員，并確定了完成期限。第三、重視建章立制，促進(jìn)長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一套比較完整的檔案管理制度。同時，檔案員加強對達(dá)標(biāo)方案落實情況的檢查，督促有關(guān)股室及時完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。

2.2 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

首先，分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應(yīng)用價值。同時，綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大些瘄利用率高低，是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。其次，對于那些建館時間較長的綜合性檔案館，由于館藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

2.3 高標(biāo)準(zhǔn)強化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予了高度重視，必須強化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次，隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應(yīng)時代發(fā)展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo)，并制定了詳細(xì)的工作方案，為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。

2.4 提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。同時，為了確保歸檔技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性，檔案人員應(yīng)當(dāng)采取前端界入、過程控制的方法。因此，在推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

3 結(jié)束語

總之，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié), 各級管理部門要充分認(rèn)識到該項管理工作的重要性。因此，持續(xù)加強檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)分析，是檔案工作者的重要責(zé)任。