摘要：本文闡述了確保工程竣工資料完整與準確性的重大意義，分析了工程竣工資料整理與歸檔工作的現狀和存在的問題，并在總結以往工作經驗基礎上，結合自己的一些觀點提出了相應措施及辦法。
關鍵詞：工程竣工資料 完整性 準確性
工程竣工資料是工程檔案的前身，是在工程建設全程中直接形成的，具有保存價值、需歸檔保存以供查考利用的全部文字材料、圖紙、圖表、聲像及其他材料。由于它是工程建設全程的真實寫照，反映了工程實物的歷史面貌，是工程的伴生成果，因而對日后生產使用、維護、改建擴建具有重要作用和重大意義。
一、工程竣工資料的完整與準確性及其意義
工程竣工資料的完整性是指一個工程項目所應形成和歸檔的一切竣工圖紙、文字資料齊全完整，沒有遺失遺漏現象。工程竣工資料的準確性包括兩方面的含義：一是文字資料與圖紙的對應配套，即每套施工圖紙都有相應的施工記錄與之對應，每份文字資料又都準確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結果。二是文字資料和圖紙與實物相符，做到文物吻合、圖物相符。工程竣工資料的完整性是其準確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準確性也就無從談起。而準確性是其完整性的最終體現，只有準確的竣工資料才能完整地記錄實物。因此，只有完整和準確的工程竣工資料才能真實地記載和再現實物，為日后生產使用、維護和改、擴建提供系統全面、準確可靠的檔案信息和第一手歷史資料。由此可見工程竣工資料的完整與準確性直接決定著工程檔案的質量，也決定著日后利用工作的效果和水平，確保工程竣工資料的完整與準確性意義重大。
二、工程竣工資料現狀及存在的問題
盡管工程竣工資料具有如此重大的意義和作用，但就目前而言，其收集和整理工作仍存在許多可亟待解決的問題，具體表現在以下幾方面：1、工程竣工資料的編制人員不固定，且缺乏相應的檔案專業知識，因而資料的整編很不規范。如用紙與用墨不規范，損害了檔案的保存壽命；整理方法不科學，破壞了竣工資料的系統性和成套性；資料收集不齊全、圖紙標注不正確等，影響了竣工資料的完整與準確性，也給檔案部門的驗收工作帶來了麻煩，大大加重了他們的工作量。2、一些新事物的出現伴生而來的新問題。近些年由于推行工程監理制度帶來了一系列的問題，如舊的表格不適應新的監理工程，監理資料的驗收規范不明確，做法不統一等等，使監理資料得不到及時有效地歸檔，工程竣工資料的完整與準確性也就無法得到保障。3、相關部門協調不力，使檔案管理與工程管理脫節，出現一手軟一手硬的現象。4 、普遍存在輕視檔案工作的現象，沒有把檔案的收集整理工作當作一件很重要很緊迫的帶來抓，檔案意識的普遍薄弱是制約工程竣工資料工作的思想束縛。
三、確保工程竣工資料完整性和準確性的措施與方法
1、加強制度化、標準化管理是確保工程竣工資料質量的基本保障
只有制定切實可行的編制與歸檔辦法，并從制度上加以規范和約束，才能從根本上保證工程竣工資料的完整與準確性，并使其編制與歸檔實現標準化。攀鋼在（92）攀二聯字第016號文的基礎上依據國家有關規定，借鑒攀鋼二期工程檔案工作的寶貴經驗，針對現階段尤其是攀鋼三期工程對工程竣工資料的新要求，制定了新的《工程竣工資料的編制和交付歸檔實施細則》（簡稱《細則》），使攀鋼工程竣工資料編制與歸檔的做法和要求以文件的形式確定下來，使之制度化、規范化，做到了統一規范、科學管理。
但對于監理工程竣工資料的收集與整理，由于國家有關部門沒有統一的要求和標準，《細則》中沒有作詳細明確的規定。為規范做法，上級檔案部門、建設部門等相關部門應盡快制定統一的監理資料驗收規范和標準，以明確監理資料驗收的范圍、對象、方法及要求，使基層單位的工作有章可循，工作才不致盲目。在此之前，與資料整理驗收有密切關系的各部門如檔案部門、工程管理部門監理單位、施工單位應共同協商，制定一個詳細可行的暫行辦法，以指導眼下的工程竣工資料工作。
2、檔案部門加強對工程竣工資料的收集整理工作的監督指導
a、加強對施工單位現場技術人員和資料員進行工前指導?，F場技術人員和資料員是工程竣工資料的第一形成者和管理者，他們的檔案素質將直接影響著工程竣工資料的完整和準確性。因此應緊緊抓住工前這一寶貴時期，加強對他們進行針對性培訓，主要對他們進行三方面培訓：一是資料的形成要規范。如資料載體要耐久易保存、簽字手續要齊全等。二是要求他們注意平時積累，不可臨時抱佛腳采用后補甚至仿造的辦法搪塞。三是加強對資料整編方法的指導，特別是設計變更在圖紙上的標注。許多施工單位的資料編制人員標注很不規范，漏標、錯標的現象時有發生，嚴重影響了竣工圖紙對實物的準確反映，影響了日后的查閱利用。
b、對使用單位技術員和資料員進行指導。使用單位現場人員作為工程現場管理者，他們熟悉現場了解施工情況，且具備較強的專業技術知識，如果他們與熟悉工程竣工資料的收集整理驗收方法的資料員配合，在管理工程的同時監管乙方人員竣工資料的收集整理工作，則往往能收到事半功倍的效果。
c、在施工過程中對資料的形成積累和收集編制情況進行監督指導，檔案部門應掌握工程進程，加強對工程每個階段、每個分項的工程資料工作的同步監督和指導，盡早發現問題，及時解決問題，要堅決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時收集的現象，將資料遺失遺漏現象制止于它的形成期。
d、緊緊抓住工程竣工的關鍵時刻，對竣工資料的整理移交進行監督檢查。攀鋼檔案館一直以來都積極參加公司立項的各個工程的竣工驗收會議，以了解工程概貌進而對資料整理中存在的問題及時解決。
3、保持工程管理與工程資料管理的同步進行
任何一個工程建設項目，大致可分為設計、施工、竣工三個階段，檔案管理要實現與工程管理同步進行，必須緊扣這三個環節。（1）設計階段。檔案部門要和有關部門檔案人員密切配合，了解工程設計進度，做好設計檔案的收集工作，并為以后接收竣工資料掌握情況，對將要形成的竣工檔案的范圍、數量、內容有個初步的了解。（2）施工階段。檔案管理的重點轉向工程管理和施工過程中形成的各種資料，檔案部門應依靠工程指揮部門和施工單位，使工程管理與竣工資料的形成、積累和審定工作同步進行，各有關部門檔案員和資料員應積極協助工程技術人員做好文件材料的形成積累，檔案部門要逐期檢查與督促，發現問題并及時解決。（3）工程竣工驗收時，檔案部門要直接參與驗收工作，對工程竣工資料形成的全過程以及其內容是否符合工程實體進行同步驗收，以確保其準確與完整性。
4、相關部門驗收人員要嚴把驗收關
做為工程竣工資料的最后一個關口，工程技術人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關，按要求對移交來的竣工資料進行質量審查，并指導資料編制人員正確整改。
為確保移交資料的完整性，驗收人員應注意以下幾點：
a、在設計檔案庫存信息的基礎上，與相關單位密切配合，制作詳盡完備的工號圖號對照表，對移交的竣工資料的所有圖號逐一核對，如有遺漏應及時彌補，并清點每個圖號的圖紙張數，確保圖紙齊全。b、對于規模大、項目多、施工單位復雜的工程，要落實每個施工單位具體施工了哪些部分，以便明確職責，分清各自任務，避免施工單位在資料問題上相互扯皮，影響驗收工作的進展和效率。c、文字資料重點查看一些重要資料，如基礎驗槽、隱蔽記錄、各種試車和調試記錄等，對經查后補來的資料要注意檢查是否與實相符，簽字是否齊全真實，決不允許代簽現象的發生。d、一些易缺的資料如會審紀要、變更通知單、重要設備的合格證等。其中會審紀要和變更通知單十分重要，影響到圖紙的最終施工結果，缺少它們，竣工資料將嚴重失真。因此驗收人員在審查這部分資料時應格外慎重，必要時可向有關部門核實，以確保這部分資料的齊全完整。
為保證移交的竣工資料的準確性，驗收人員在以下兩點要特別注意：
a、仔細查對圖紙與文字資料，看文字資料是否如實準確地反映了實物，各種試驗結果、驗槽記錄是否達到設計要求，隱蔽資料是否準確，測量成果各個點的坐標是否有誤差等等，確保各種施工記錄的準確性。b、重點審查圖紙標注是否正確。由于各種原因，施工過程中難免發生許多設計變更，這些設計變更都應詳盡準確地反映在圖紙上，做到圖物相符。在標注時應注意幾點：一是變更條款的采用情況要落實清楚，多一條或少一條都會引起與實物的嚴重誤差。二是變更的部位在圖紙上要找準。曾經有個資料員將基礎的變更標在了屋頂上，鬧出了大笑話。三是標注的方法要正確。許多資料員標注方法很不規范，嚴重影響了圖紙閱讀，需要驗收人員耐心指點，統一標注規范，才能使標注后的圖紙真正與實物相符，便于日后查考利用。
5、制定強有力的制約措施是確保工程竣工資料完整性和準確性的有力保證
這需要從以下三方面著手：a、業主單位與施工單位及監理單位簽定合同時應在相關條款處明文規定其歸檔職責，并明確處罰辦法，以示約束。b、移交資料與工程結算掛鉤，實行檔案部門不簽字，財務部門對工程不予結帳制度，促使相關單位自覺做好工程竣工資料的形成、積累、編制和移交工作，從而保證其完整準確性 c、建立獎罰分明的經濟責任制，將經濟利益與負有歸檔責任的單位和個人掛鉤，促使他們認真履行歸檔職責。攀鋼檔案處針對不少施工單位拖延歸檔日期的情況制定了扣罰超期款的辦法，有效地制止了歸檔拖拉現象，使工程竣工資料得以及時歸檔。
6、提高社會檔案意識
一個人的檔案意識決定著他對檔案工作重視程度。而在整個工程竣工資料的整理移交過程中，相關部門人員的檔案意識將在很大程度上影響著竣工資料的質量水平。具體說來要提高三方面人的檔案意識：（1）在一定程度上提高有關部門領導的檔案意識。（2）要把檔案部門內部人員的檔案意識提高到更高層次上來。（3）普遍提高社會的檔案意識，為工程竣工資料的形成、編制和審查驗收工作營造良好的社會大氛圍。
參考文獻：
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2 《緊緊抓住竣工資料形成和交付驗收的幾個關鍵環節》黃合明 《冶金檔案》 1998年第1期
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7 《交工技術檔案歸檔審核工作應納入施工管理人員崗位職責》 馬榮強 馬占東 任學華
