攀枝花市檔案局 周玉芳
2005年四川省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省檔案局《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“辦法”）的通知（川辦函[2005]103號(hào)）以來，我市嚴(yán)格貫徹落實(shí)《辦法》要求，歷經(jīng)10年發(fā)展，攀枝花市檔案局抓檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)始終以《辦法》為抓手，堅(jiān)持不懈的推動(dòng)全市各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案工作走向規(guī)范化，并保持三年一復(fù)查的監(jiān)督機(jī)制，不斷鞏固規(guī)范化管理的成果。筆者總結(jié)了近幾年規(guī)范化管理中的一些體會(huì)，與大家分享。
一、全市檔案工作規(guī)范化管理基本情況
自《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》頒布實(shí)施以來，我市各級(jí)各部門就積極行動(dòng)起來，全面加強(qiáng)了對(duì)本單位、本系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督與日常管理，改善了檔案保管保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)了檔案工作制度建設(shè)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高了檔案信息的開發(fā)利用水平。截止2014年底，全市1172個(gè)立檔單位,已有1133個(gè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，其中達(dá)省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的135個(gè)，省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的371個(gè)，省三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的627個(gè),規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)率為96.7%。詳見表1。
表1 全市立檔單位檔案工作規(guī)范化管理情況統(tǒng)計(jì)表
立檔單位數(shù)量（個(gè)）
規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)情況
規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)率
合計(jì)
省一級(jí)
省二級(jí)
省三級(jí)
市級(jí)
175
164
64
94
6
93.70%
東區(qū)
150
145
11
29
105
96.70%
西區(qū)
85
73
13
31
29
85.90%
仁和區(qū)
247
247
28
44
175
100%
米易縣
227
213
11
106
96
93.80%
鹽邊縣
299
291
9
65
217
97.60%
合計(jì)
1172
1133
135
371
627
96.70%
二、基本做法
（一）建立長(zhǎng)效的監(jiān)督工作機(jī)制
我市從2006年開始，按《辦法》認(rèn)定機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理水平，堅(jiān)持“3年一復(fù)查”，不斷鞏固提高規(guī)范化管理水平。截止2008年，市屬立檔單位共有157個(gè)實(shí)現(xiàn)了檔案工作規(guī)范化管理，共創(chuàng)建機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理一級(jí)單位43個(gè)、二級(jí)單位87個(gè)、三級(jí)單位7個(gè)，企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理一級(jí)單位10個(gè)、二級(jí)單位10個(gè)。我市檔案工作規(guī)范化管理全面開花，進(jìn)入鼎盛時(shí)期。2009—2011年，由于公務(wù)員規(guī)范津補(bǔ)貼，檔案規(guī)范化管理晉級(jí)達(dá)標(biāo)獎(jiǎng)勵(lì)政策隨之取消，積極性明顯降低，更有之前已規(guī)范化的單位，由于種種原因檔案工作規(guī)范化管理水平出現(xiàn)明顯滑坡；再加上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員明顯減少（最少時(shí)只剩3人），其它新領(lǐng)域檔案工作的興起（2009年新農(nóng)村建設(shè)檔案工作全面鋪開、民生檔案、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)一步加強(qiáng)等），檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查也明顯不足，行政管理手段單一，造成已有的成果未能鞏固。2012年開始，為了進(jìn)一步鞏固規(guī)范化管理水平，我局堅(jiān)持3年一復(fù)查，并實(shí)行目標(biāo)管理，而且必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)檢查不合格的單位限期整改直至合格。具體情況詳見表2:
表2:攀枝花市檔案局2012年-2015年規(guī)范化管理情況
年度
復(fù)查單位個(gè)數(shù)
限期整改單位數(shù)
新創(chuàng)建個(gè)數(shù)
晉升單位數(shù)
實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理個(gè)數(shù)
2012年
44
15
1
0
159
2013年
58
12
4
3
159
2014年
53
10
4
7
164
2015年
43
7
備注：由于2015年還未結(jié)束，部分?jǐn)?shù)據(jù)還無法統(tǒng)計(jì)。
經(jīng)過幾年的不懈努力和采取重要舉措，全市檔案工作規(guī)范化管理水平在保持原達(dá)標(biāo)基礎(chǔ)上穩(wěn)步提升,各單位領(lǐng)導(dǎo)更重視檔案室規(guī)范化管理工作，檔案人員業(yè)務(wù)水平逐步提高，各單位職工檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)。以規(guī)范化管理為抓手，各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)一步得到提升。
（二）不斷培訓(xùn)，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度
由于各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案人員變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，為了保證每年規(guī)范化管理檢查的順利進(jìn)行，2012年以來，市檔案局每年根據(jù)檢查通知，對(duì)納入復(fù)查單位檔案人員均進(jìn)行集中培訓(xùn)，對(duì)業(yè)務(wù)不熟的檔案人員再分組進(jìn)行實(shí)地觀摩，如果還有問題的再由對(duì)口指導(dǎo)老師上門親自指導(dǎo)。通過多種形式的培訓(xùn)、指導(dǎo)，保證了每年規(guī)范化管理復(fù)查的順利進(jìn)行。在保證復(fù)查質(zhì)量的同時(shí)，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到進(jìn)一步提高。
（三）將檔案工作規(guī)范化管理納入檔案工作年度目標(biāo)考核
近年來，由于各種獎(jiǎng)勵(lì)表彰取消、公務(wù)人員規(guī)范津補(bǔ)貼，規(guī)范化管理將來政策取消，各單位檔案工作做得好與壞，規(guī)范與否，僅通過單一的行政執(zhí)法并不能有效解決問題。沒有有效的激勵(lì)措施，達(dá)標(biāo)晉級(jí)的積極性一落千丈。2013年通過多方努力，檔案工作終于納入市委市政府年度綜合目標(biāo)考核，所占分值為2分，在制定考核細(xì)則時(shí)，為了鞏固我市現(xiàn)有的規(guī)范化管理成果，激勵(lì)各單位在保證現(xiàn)在水平的基礎(chǔ)上積極上新臺(tái)階。在分配分值時(shí)，將規(guī)范化管理水平納入考核總分，權(quán)重占50分（百分制），具體為達(dá)省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)得滿分，省二級(jí)40分，省三級(jí)30分，已建檔未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理得20分。通過目標(biāo)考核，各單位達(dá)標(biāo)升級(jí)的積極性明顯增強(qiáng)，從表2中能明顯反應(yīng)出來。2015年達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位也不會(huì)低于5個(gè)。如果未完成任務(wù)，就扣減當(dāng)年各單位政府年度考核檔案責(zé)任相應(yīng)分值，有力的推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。
（四）注重整體推進(jìn)、加大對(duì)各縣區(qū)規(guī)范化管理水平的監(jiān)督考核
為了保證全市檔案工作規(guī)范化管理的協(xié)調(diào)發(fā)展，2012年以來每年市局將組織人員對(duì)縣（區(qū)）省一標(biāo)的單位進(jìn)行督查，以縣區(qū)一標(biāo)單位為基礎(chǔ)，整體推進(jìn)全市檔案工作規(guī)范化管理水平；對(duì)于垂直管理的單位，邀請(qǐng)市級(jí)主管部門共同參與檢查驗(yàn)收。同時(shí)各縣(區(qū))檔案工作規(guī)范化管理情況納入每年的檔案工作業(yè)務(wù)目標(biāo)。
三、存在的問題
1.部分單位對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度落實(shí)不到位，約束機(jī)制不健全，已實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的單位保持較困難。
2.一級(jí)部門對(duì)下屬單位的監(jiān)督指導(dǎo)不力，檔案行政部門對(duì)二、三級(jí)企事業(yè)單位缺乏有效的考核機(jī)制。
3.檔案員準(zhǔn)入要求低，人員不穩(wěn)定，往往身兼數(shù)職，再加上缺少獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，檔案人員工作沒有主動(dòng)性造成檔案管理缺乏連續(xù)性和專業(yè)性，不能滿足新形勢(shì)下檔案規(guī)范管理的要求。
4.檔案行政部門事多人少，特別是近年來檔案工作領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大及各類專門（專業(yè)）檔案的不斷增加 ，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員只減不增（市縣兩級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員維持在2-4人），全市15個(gè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)1000多個(gè)單位進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)有力不從心的感覺，而且這是檔案行政管理中的一項(xiàng)常規(guī)工作。
四、建議及思考
檔案工作規(guī)范化管理歷經(jīng)10年，在推動(dòng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)方面起了積極的作用。新形勢(shì)下如何更好的貫徹落實(shí)兩辦意見，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)及檔案利用體系建設(shè)，把好源頭、抓好各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位特別是納入進(jìn)館范圍單位的檔案工作，對(duì)各級(jí)檔案部門來說是重中之重的首要任務(wù)。當(dāng)前，檔案部門面臨許多新的挑戰(zhàn)，檔案工作領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，但筆者認(rèn)為，各級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案管理的水平才是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，因?yàn)楦骷?jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案資源大多都來源于各單位移交的檔案。如果基礎(chǔ)不牢、不穩(wěn)定，會(huì)影響整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。我們?cè)诓粩鄤?chuàng)新的同時(shí)，仍要牢抓基礎(chǔ)，即使人手不夠，仍要堅(jiān)持每年的監(jiān)督、檢查，確保規(guī)范化管理所取得的成果，把好檔案資源建設(shè)的源頭關(guān)。但檔案人員要不斷思考，如何在現(xiàn)有的條件下，統(tǒng)籌兼顧，創(chuàng)新管理手段，在保質(zhì)保量的前提下，更好的提高工作效率。如年檢（被檢單位每年將歸檔文件目錄及其他相關(guān)資料主動(dòng)報(bào)檔案行政部門接受檢查）；組建專業(yè)檢查驗(yàn)收組承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)及驗(yàn)收；充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮主管部門對(duì)下屬單位的監(jiān)督指導(dǎo)等。
