一、企業檔案信息資源分散，無法提供系統服務

企業檔案設計內容非常多，主要包含了財務、技術以及員工人事等信息，這些資料因為涉及部分不同往往也是由各部門分別進行保管，有的資料甚至還經由員工自行保存。這就造成了企業檔案管理沒有系統的管理模式，處在一個零散的狀態，不能夠真正落實信息資源的整合，即使有的企業在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無法為企業提供系統的、綜合性較強的信息服務。這勢必會出現非常的問題，例如：新員工進入企業后在熟悉企業的過程中，只能夠通過老員工對企業文化和工作技能等進行描述，無法形成供其自主學習的信息資料；企業內的部門只是以及員工所形成的知識、技能等資源無法進行共享，不能夠形成流通的智慧來源；各部門的操作模式出現差異，不能夠形成固定的操作模式，同類型的事務處理過程也大不相同，在處理相似問題時，各個員工均是憑著自己的經驗來進行操作，使得工作效率受到嚴重的阻礙，甚至還出現了各部門不團結相互推卸責任的情況。總而言之，知識經濟時代對企業檔案管理有了新的要求，使其面臨著巨大的挑戰，企業唯有審時度勢，結合新時期新要求全面改革檔案管理，使其與企業制度更加匹配，將檔案信息的效用充分發揮出來，使企業的競爭力再上臺階。筆者認為，在企業檔案管理中引入知識管理，能夠加快企業檔案管理模式的構建，促進企業競爭力的提高。

二、構建企業檔案管理的新模式

將企業知識管理融入到檔案管理，就意味著企業檔案管理面臨新的挑戰。同時知識經濟時代也推動檔案管理朝著新方向前進，筆者認為可以概括為“市場取向、信息先導、協同運轉以及知識共享”四方面。市場取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來，因為，它可以有效提高企業利潤；信息先導則能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，它可以說是企業建設的重頭戲；協同運轉則主要是有效調節企業檔案管理以及知識管理，使其達到一致性；知識共享則主要展現了檔案管理的目的性。

（一）市場取向

伴隨企業不斷對制度進行改革發展，市場經濟的突飛猛進，企業提出了“自主經營、自負盈虧”的運作模式，企業也將企業發展壯大作為活動重心，將提高核心競爭力作為活動的關鍵。檔案管理必須從傳統思維中走出來，丟開因循守舊的思維模式和管理方式，充分發揮其作用，使其成為企業知識資源的脊梁支柱，不斷為企業的經營活動提供充足的智力和法律保障[2]。企業檔案管理人員應當結合自己的知識基礎，不斷挖掘檔案中所隱含的信息，為企業解決法律糾紛以及產品開發等活動提供經驗、啟示信息，使檔案管理工作逐漸滲透到企業經營活動中去，為企業創造價值、提升利潤。唯有堅持將企業檔案管理向市場化走向發展，才能夠使檔案管理工作成為企業的信息支撐，避免出現邊緣化的情況，獲得企業的重視。

（二）信息先導

不管是紙質檔案，亦或者是電子檔案，都能夠將所儲備的信息來發揮其價值。檔案信息開發，主要是指檔案部門根據企業實際需求，在保障檔案機密安全的條件下，不斷對檔案信息進行挖掘，并將其提供給需要者使用的過程。信息先導能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，同時在企業檔案管理中發揮著承前啟后的作用。將客戶的需求作為信息開發的重心，通過“挖掘信息”使檔案能夠發揮其最大價值。與此同時，檔案管理人員在面對無經驗和指導的情況下，應當發揮主觀能動性，結合文字、圖像等檔案資料盡可能地將其轉化為動態的、可利用的資源，并積極投入到信息的開發中。

（三）協同運轉

企業內的各部門可以說是企業知識系統的中的各子系統，各個子系統相互連接交互存在，通過物質、能量以及信息的交互，使各個子系統中的協同效應能夠充分發揮出來，使知識系統得到有效的整合，發揮其最大效用。檔案管理工作要實現信息開發以及傳遞工作，必須周全考慮到各子系統之間的協同運轉，唯有如此才能夠使企業信息得到有效的整合，使知識管理的作用被最大化。協同主要包含了目標、技術以及資源的協同。

（四）知識共享

信息檔案在服務企業中能夠達到的最高目的就是實現知識共享，這是檔案工作發揮其價值的關鍵形式。唯有實現企業文化的建立開發，才能夠使企業檔案信息能夠實現共享機制。通過共享使企業中的各種知識能夠被各個體所運用，各個體再結合自身的知識經驗，再將其個體信息融入到企業的共享知識中，以此來實現知識創新。通過這種信息共享機制，有效促使企業內部成員積極吸收新知識，使知識創新得到快速推進，進而提高企業的競爭力。簡而言之，檔案管理在知識共享中有著至關重要的作用，是形成知識共享體系的關鍵。