要建立完善的檔案管理機制，就必須首先重視和研究檔案管理人員的心理行為問題。人是社會的主體，是最基本的生產力，也是檔案管理工作的主體。將管理心理學應用到檔案管理中，能夠最大程度的調動工作人員的積極性與主動性，對于建設一支有社會主義精神文明的檔案工作隊伍，提高管理人員素質和工作效率，實現檔案管理的科學化與現代化，落實科學發展觀，具有重要意義。

一、目前檔案管理工作中存在問題

檔案管理人員由于其工作性質枯燥、繁瑣的原因，一般都會有職業倦怠癥的心理問題。其主要表現為：一是對檔案管理工作熱情不高，情緒低落、煩躁易怒，對周圍的任何事呈現漠不關心的狀態；二是在工作態度上，工作責任感消失，經常出現一些錯誤，對工作敷衍了事；三是對自己和工作崗位的評價不斷降低，對前途感到迷茫。據筆者分析，產生這些問題的原因一是由于檔案管理工作各個工作環節的規則化較為嚴重，而且長期與資料、電腦打交道，重復性強、沒有新鮮感；二是外界對于檔案管理工作的評價較少，使工作人員失去外界評價對其的督促力；三是理論上對檔案管理的過高期待與管理工作現狀之間的巨大差距，也會挫傷工作人員的工作積極性，從而使工作人員對檔案事業的發展失去信心，進而影響檔案管理工作。

二、管理心理學在檔案管理中的具體運用

(一)運用激勵策略

激勵是管理心理學的核心要素，所謂激勵主要是指激發人的動機，使人可以有一種內在動力，促使人想著所期望的目標前進的心理活動過程，也可以說激勵就是吊頂人的積極性的過程。美國哈弗大學的心理學家威廉·詹姆士在《行為管理學》一書中表述在對員工的激勵研究中發現，俺是記仇的員工只能發揮其能力的20%——30%，而如果受到充分的激勵的員工他的工作能力可以達到80%——90%。因此，正確運用激勵措施，能夠使檔案工作人員充分發揮其自身的技能，將以往的消極一掃而光，轉向積極的工作態度，保持工作的高效率。激勵的方式主要有內在和外在兩種：所謂外在激勵，就是人們所說的福利、晉升、表揚、嘉獎、認可等等；內在激勵包括組織工作人員學習新的知識和新的技能，增強工作人員的責任感、勝利感、光榮感以及成就感等等。通過內外激勵，激發檔案管理人員的積極性和主動性，從而提高工作人員的檔案管理水平和工作效率。

(二)注重個性差異管理

在工作中要注意工作人員的個性差異，發揮個人特長的心理需要，注意心理品質和專業工作相適應。在人員任用上要重視官員的能力類型，堅持貫徹各取所長，發揮每個人優勢的原則，使檔案管理工作人員得到合理使用。檔案管理人員通過長時間的學習和工作都會形成各自的專長，并希望能夠使自己這種特長得到發揮與使用。一個人如果能夠在自己的工作崗位上得以施展自己的才華，就會產生一種自我滿足的體驗，反之就會產生壓抑煩悶的情緒，從而影響工作。抱負水準較高的的檔案管理人員往往都會有十分強烈的發揮自己專長的需要。這就要求管理者要對工作人員的個人差異要有所了解，對不同的工作人員實行的不同的管理辦法，以揚長避短，充分發揮工作人員的特長的同時能夠激發檔案工作人員的工作熱情，從而提高檔案管理的質量。

(三)掌握群體心理規律，提高組織意識

提高檔案管理工作人員對檔案事業的熱愛以及與檔案事業同呼吸、共命運的組織意識是提高檔案工作人員工作做積極性主動性的根本性措施。可以說，組織意識是檔案工作凝聚的“粘結劑”。要是工作人員齊心協力的為檔案工作而奮斗，就需要有一種強大的組織意識將大家都集聚在一起，并將這種集體的內聚力轉變成提高檔案管理工作的動力。可以通過三個方面對組織意識進行培養：一是培養檔案管理工作人員的集體意識，即“檔案團隊意識”，培養工作人員的共同價值觀，使每一個檔案管理者都有一種工作的自豪感和自信心；二是在檔案管理工作人員之間建立起相互信任的關系，在各個成員之間形成一種穩定、坦誠的工作關系；三是在相互信任的基礎上，每個工作人員之間建立起相互依賴、密切合作的關系，建立一個休戚與共、求大同存小異的團體意識和團結精神，從而使檔案管理部門建設成一個有戰斗力的集體。

三、結論

管理心理學在研究方法方面并不是適用于任何問題的解決，它主要是依托心理學以及社會學的研究方法為基礎，并與實際的管理工作相結合，根據所遇到的問題不同及情況的差異，采用最相適應的方法，從而使問題的解決有客觀的依據。雖然在檔案管理中管理心理學并不能代替其工作，但是有了這一理論的指導，結合檔案管理自身的特點以及以前的管理經驗，不斷學習和運用管理心理學的理論和方法，及時總結自身經驗，相信一定會成一個符合檔案管理規律、適應社會發的要求、具有檔案管理特色并在檔案管理中發揮巨大作用的管理心理學體系。