專門檔案3

規(guī)范房產(chǎn)檔案管理 提升檔案服務(wù)水平

攀枝花市房產(chǎn)檔案管理中心 代亞敏 姚遠(yuǎn)

內(nèi)容摘要：本文通過介紹新時(shí)期房產(chǎn)檔案的社會作用，針對房產(chǎn)檔案利用的新特點(diǎn)，檔案管理部門在規(guī)范化管理檔案，提高服務(wù)水平方面采取的措施。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案 管理 規(guī)范 服務(wù)

房產(chǎn)檔案作為民生檔案關(guān)系到國家和人民群眾的切身利益，特別是近期國家為確保房地產(chǎn)市場健康有序地發(fā)展，實(shí)行了一系列宏觀調(diào)控政策和惠民政策：涉及房貸、稅收、享受保障性住房的資格、孩子入學(xué)、戶籍管理等方面，檔案數(shù)量和查詢量倍增，房產(chǎn)檔案的社會作用受到廣泛的關(guān)注。

一、房產(chǎn)檔案的社會作用主要體現(xiàn)在以下幾方面：

㈠　促進(jìn)政府出臺的各項(xiàng)房地產(chǎn)政策有效實(shí)施

在國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策調(diào)控中為群眾享受購房補(bǔ)助、廉租住房補(bǔ)貼、取得經(jīng)濟(jì)適用房購房資格、減免稅費(fèi)等出具查詢結(jié)果，復(fù)印房改房協(xié)議書及上手稅票等資料，共計(jì)查詢48601卷，占查檔量的55%。隨著房改政策的深入清房工作，二手房上市審批工作等，共計(jì)查詢12990卷，占查檔量的14.7%。

㈡　充分保障人民群眾的合法權(quán)益

為群眾解決家庭房產(chǎn)糾紛、遺失補(bǔ)辦房產(chǎn)證、順利開展各類經(jīng)營、子女入學(xué)報(bào)名、異地購房等現(xiàn)實(shí)問題出具權(quán)屬證明，滿足群眾的各項(xiàng)需求，共計(jì)查詢3270卷，占查檔量的3.7%。解決群眾燃眉之急，保障權(quán)利人的合法權(quán)益，切實(shí)發(fā)揮民生檔案的作用。

㈢　協(xié)助公檢法部門辦案

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以房地產(chǎn)設(shè)定抵押貸款的行為日益增多，并且由于房產(chǎn)的所有權(quán)性質(zhì)的多樣化導(dǎo)致了產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)的多元化，房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢，房地產(chǎn)檔案的開發(fā)利用迅速增長。4年來我們接待公安、司法、檢察等部門查考利用檔案共共計(jì)查詢2209卷次，為國家和個人挽回財(cái)產(chǎn)上千萬元，占查檔量的2.5%。如湖北某公司訴我市某房地產(chǎn)公司經(jīng)濟(jì)糾紛案，某公司向法院申請財(cái)產(chǎn)保全，要求查封房地產(chǎn)公司在本市的房產(chǎn)。法院通過查檔核實(shí)，取得了合法有效的證據(jù)，為某公司挽回經(jīng)濟(jì)損失300余萬元，切實(shí)維護(hù)了某公司的合法利益。

㈣　切實(shí)為房地產(chǎn)行政管理部門登記確權(quán)服務(wù)

房產(chǎn)檔案為產(chǎn)權(quán)登記部門發(fā)證確權(quán)、產(chǎn)權(quán)證驗(yàn)證、交易評估、房產(chǎn)測繪查閱、抵押貸款等工作進(jìn)行查考查詢，共計(jì)查詢17408卷，占查檔量的19.7%。

㈤　規(guī)避金融風(fēng)險(xiǎn)

房產(chǎn)檔案為各大商業(yè)銀行核查抵押登記記錄提供查詢，以避免金融風(fēng)險(xiǎn)。因國務(wù)院針對貸款購房出臺了嚴(yán)格的差別化住房信貸（二套以上住房貸款首付和利率的提高）政策，在辦理住房貸款審批手續(xù)時(shí)，根據(jù)中國銀監(jiān)會對貸款客戶所購房套數(shù)進(jìn)行查詢的要求。截止目前我中心已配合我市銀行、擔(dān)保公司以及本市戶口到外地貸款購房者共共計(jì)查詢3127人次，出具房貸證明1124份，占查檔量的2%。為銀行貫徹住房信貸政策提供了有力保障，為市民購房融資提供了便利。

㈥　服務(wù)城市建設(shè)，推進(jìn)城市快速發(fā)展

隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，舊城改造、道路拓寬等建設(shè)拆遷工程數(shù)量日益增多，做好房屋拆遷前期準(zhǔn)備工作離不開房產(chǎn)檔案。通過利用查閱房產(chǎn)檔案，很快就能得到被拆遷人住房的詳細(xì)情況，短時(shí)間就能完成拆遷部門以往需要幾個人、幾個月才能完成的工作，省人、省錢、省力，有效推進(jìn)城建速度，共計(jì)查詢1767卷，占查檔量的2%。為政府和有關(guān)部門進(jìn)行城市規(guī)劃建設(shè)、舊城改造、拆遷安置、麗攀高速重點(diǎn)工程、物業(yè)管理、房地產(chǎn)開發(fā)等提供寶貴的基礎(chǔ)資料。

㈦　為城市編史修志提供可靠數(shù)據(jù)

在編纂《攀枝花志》（1985年-2005年）時(shí)為建設(shè)篇、檔案篇查詢和統(tǒng)計(jì)提供了權(quán)屬狀況、檔案狀況的相關(guān)數(shù)據(jù)，共計(jì)查詢354卷，占查檔量的0.4%。

二、房產(chǎn)檔案的新特點(diǎn)

根據(jù)房產(chǎn)檔案利用的基本情況，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前房產(chǎn)檔案公共服務(wù)逐漸呈現(xiàn)出以下幾個新特點(diǎn)：

㈠　房產(chǎn)檔案利用的公眾性

與以往檔案主要用于工作查考相比，社會公眾查檔的比例越來越高，涉及金融貸款、房產(chǎn)交易、孩子入學(xué)等多方面，檔案利用率隨之加大。從檔案利用情況來看，檔案利用群體以普通民眾為主。據(jù)統(tǒng)計(jì)，隨著房改政策的深入，國家稅收政策的變化，近四年來，我市房產(chǎn)檔案累計(jì)接待109626人次，查詢檔案88366卷次，出具房產(chǎn)證明22795份。

㈡　房產(chǎn)檔案利用的針對性

房產(chǎn)檔案利用工作與普通民眾的生活息息相關(guān)，利用內(nèi)容側(cè)重于維護(hù)民生權(quán)益。不少人為了房產(chǎn)交易過戶減免稅費(fèi)、享受購房補(bǔ)助、廉租房補(bǔ)貼、經(jīng)濟(jì)適用房購房資格等前來查詢檔案，房產(chǎn)檔案成為他們享受優(yōu)惠政策的直接依據(jù)。

我市作為一個三線城市，以一套90平方米以下的價(jià)值30萬元的住宅為例，在交易過程中，賣方出售家庭唯一一套已滿五年的住房，出具《家庭唯一一套住房證明》可減免1%的個人所得稅（即可減免3000元個人所得稅）；買方系第一次購買住房，出具《首次購房證明》可享受契稅減半的優(yōu)惠，可減免1%的契稅（即可減免3000元契稅）。買賣雙方共可減免6000元稅費(fèi)。房產(chǎn)檔案的經(jīng)濟(jì)效益得到明顯體現(xiàn)。

㈢ 房產(chǎn)檔案利用具有階段性

房產(chǎn)檔案的利用與黨和國家一定時(shí)期的方針、重大改革政策及重點(diǎn)工作密切相關(guān)，在利用時(shí)間上呈現(xiàn)出階段性的特點(diǎn)。一直以來市民利用房產(chǎn)檔案辦理銀行抵押貸款、房產(chǎn)過戶減免稅費(fèi)、廉租住房補(bǔ)貼、經(jīng)濟(jì)適用房購房資格、孩子上學(xué)、經(jīng)濟(jì)糾紛等，利用房產(chǎn)檔案享受黨的惠民政策、進(jìn)行城市建設(shè)的發(fā)展、工作查考和維護(hù)合法權(quán)益等等，這些都是階段性的利用熱點(diǎn)。特別是去年隨著政府對房地產(chǎn)市場的宏觀調(diào)控及民生住房的改善，查檔量倍增，最高達(dá)158人次/日，涌現(xiàn)了新的利用高潮。

三、規(guī)范化管理房產(chǎn)檔案，提高服務(wù)質(zhì)量

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案資源蘊(yùn)藏的巨大社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值日益為社會公眾所認(rèn)知，針對房產(chǎn)檔案出現(xiàn)的新特點(diǎn)，檔案工作者在檔案規(guī)范化管理中如何提高檔案利用效率、發(fā)揮檔案利用效益，更好地為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，成為了檔案工作者面臨的新問題。

㈠　以檔案利用為目的，規(guī)范檔案數(shù)字化管理,完善房產(chǎn)檔案信息，提高檔案利用率

1．檔案數(shù)字化的的規(guī)范管理。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使傳統(tǒng)的檔案工作方式已不能解決新時(shí)期的需求，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理提上日程。我中心房產(chǎn)檔案在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，投入大量人力、物力和財(cái)力，于2007年建立了一套從收集、整理、鑒定、保管到利用等全過程緊密相連的規(guī)范數(shù)字化管理流程。把房產(chǎn)檔案資料掃描錄入計(jì)算機(jī)，在建立目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行全文數(shù)字化建設(shè)，不僅解決利用與保護(hù)的矛盾，也提高了檔案的完整性和安全性，提高了檔案查全率、查準(zhǔn)率。我市房產(chǎn)檔案采取數(shù)字化管理以來，檔案利用從受理到出具查詢結(jié)果可在5分鐘內(nèi)辦理完畢，快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)深受利用者的歡迎和稱贊。數(shù)字化檔案的規(guī)范管理滿足了權(quán)利人及其他利害關(guān)系人對檔案的利用需求，對保護(hù)房地產(chǎn)所有人的合法權(quán)利、維護(hù)房地產(chǎn)交易市場的穩(wěn)定，起到重要作用。

2．完善房產(chǎn)檔案信息，及時(shí)做好房產(chǎn)檔案的動態(tài)管理。房產(chǎn)檔案的動態(tài)性要求房產(chǎn)檔案管理內(nèi)容上的不斷完善，及時(shí)做好房產(chǎn)檔案的動態(tài)管理,確保權(quán)屬信息準(zhǔn)確。特別是在房地產(chǎn)二級市場逐步活躍的今天，隨著國家政策對房地產(chǎn)的調(diào)控，產(chǎn)權(quán)人的信貸政策及稅收政策都與房地產(chǎn)檔案的動態(tài)管理密切相關(guān)，要求房產(chǎn)檔案隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔，保持房產(chǎn)權(quán)屬檔案與現(xiàn)狀一致，使產(chǎn)權(quán)檔案的記載更加準(zhǔn)確。

㈡　以服務(wù)為宗旨，規(guī)范工作流程，強(qiáng)化責(zé)任意識，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

1．加強(qiáng)學(xué)習(xí)，規(guī)范工作流程。房產(chǎn)檔案不同于其他檔案，是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的檔案，它涉及了產(chǎn)權(quán)、測繪、抵押、法律、建筑等多種學(xué)科。檔案人員既要有相關(guān)的房地產(chǎn)管理基礎(chǔ)知識，又要有熟悉的檔案專業(yè)基本知識和技能，還應(yīng)具有法律、測繪等相關(guān)學(xué)科、邊緣學(xué)科的專業(yè)知識。特別是近期國家對房地產(chǎn)市場的各項(xiàng)調(diào)控政策不斷出臺，要求檔案人員要及時(shí)更新知識，正確理解相關(guān)法律法規(guī)，熟悉檔案工作業(yè)務(wù)和操作規(guī)程，培養(yǎng)自身的分析、識別能力，明確自己的職責(zé)范圍。

針對我市極少數(shù)不法分子為偷逃房產(chǎn)稅費(fèi)，私刻公章、偽造房產(chǎn)證明的新問題。我中心領(lǐng)導(dǎo)高度重視，主動與稅務(wù)、銀行等部門聯(lián)系，根據(jù)利用者的要求和檔案利用的特點(diǎn)，規(guī)范查詢程序和流程，健全完善檔案查閱制度。有針對性地制定檔案風(fēng)險(xiǎn)防范措施，對檔案工作人員開展思想政治教育和職業(yè)道德教育，杜絕因人情關(guān)系對檔案工作造成的不良影響，切實(shí)保障檔案利用者的合法權(quán)益。

2．完善服務(wù)制度，規(guī)范服務(wù)行為。檔案管理工作又是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作。服務(wù)是宗旨，沒有良好的服務(wù)，就失去了檔案管理的價(jià)值和作用。一直以來我中心樹立“以人為本”的服務(wù)理念，把檔案利用服務(wù)工作的重點(diǎn)體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為各部門工作服務(wù)、為社會各界和人民群眾服務(wù)這三個層面上。根據(jù)不同層次的利用需求和利用特點(diǎn)，以窗口形式進(jìn)駐政務(wù)服務(wù)中心面對公眾提供利用服務(wù)，完善的服務(wù)制度，規(guī)范的服務(wù)行為，在一系列細(xì)微化、人性化的服務(wù)過程中，體現(xiàn)了檔案工作與社會的和諧發(fā)展。 通過規(guī)范化管理，我中心現(xiàn)已形成一支科學(xué)合理、精干高效的房地產(chǎn)檔案管理人才隊(duì)伍，進(jìn)一步提高了工作效能。

總之，房產(chǎn)檔案作為民生檔案在社會活動中發(fā)揮了越來越重要的作用，多樣化、個性化的用檔需求層出不窮，這對檔案的開發(fā)利用工作提出了新的要求。我們將在“以民為先”的理念指導(dǎo)下，圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、社會急需、群眾關(guān)心的問題，不斷提高檔案利用工作的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步提升檔案的社會服務(wù)功能，為廣大的檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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文史博覽(理論)，2009年07期