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加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，提高服務(wù)水平

攀枝花市房地產(chǎn)檔案館 劉薇 董翔云

內(nèi)容摘要：本文闡述了房產(chǎn)檔案數(shù)字化的重要意義，介紹了攀枝花市房地產(chǎn)檔案館建設(shè)數(shù)字房產(chǎn)檔案館的要點(diǎn)，以及數(shù)字檔案館的開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 意義 建立 利用

新時(shí)期在檔案學(xué)研究中將房產(chǎn)檔案與其它專業(yè)檔案一起稱為民生檔案。隨著惠民政策的實(shí)施，住房制度的改革，國(guó)家宏觀政策的調(diào)控，房產(chǎn)檔案的利用頻率日益加快，房產(chǎn)檔案信息以其獨(dú)有的特點(diǎn)與價(jià)值被全社會(huì)所關(guān)注，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步中處于重要地位。房產(chǎn)檔案工作由原來的封閉型、保管型、被動(dòng)型向開放型、科技型、主動(dòng)型轉(zhuǎn)變。因此，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的必然趨勢(shì)。我館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，把紙質(zhì)載體的房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，建成了數(shù)字房產(chǎn)檔案館，充分發(fā)揮了民生檔案的作用，檔案管理水平處于全省房產(chǎn)檔案管理的前列。

1、      房產(chǎn)檔案數(shù)字化提高了服務(wù)水平和檔案的管理水平

房產(chǎn)檔案是國(guó)家重要的信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是數(shù)字時(shí)代的必然要求，因此數(shù)字化檔案館的建立提高了我館的服務(wù)水平和管理水平。

1．信息數(shù)字化是服務(wù)民生的需要

房產(chǎn)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)的手工調(diào)閱信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)查閱信息，極大的簡(jiǎn)化了查檔程序，節(jié)約了查檔時(shí)間。通過數(shù)據(jù)檔案庫(kù)可以直接進(jìn)入影像數(shù)據(jù)庫(kù)，查閱圖像檔案，大大提高了工作效率。特別是國(guó)家近年以來出臺(tái)了多項(xiàng)房產(chǎn)新政策，這些政策都需要通過房產(chǎn)檔案的查詢，提供相關(guān)的證明，從而保證政策的實(shí)施，使房產(chǎn)檔案充分發(fā)揮了民生檔案的作用。近四年來，我館累計(jì)調(diào)卷109626人次，查詢88366卷次，最高達(dá)118人次/日，查檔利用率比建立數(shù)字檔案館前增加了200%，為百姓享受政策優(yōu)惠提供了有力保證，同時(shí)也解決了房產(chǎn)檔案日益增多給檔案管理帶來的難題。

2．檔案圖像化是檔案保護(hù)的有效途徑

房產(chǎn)檔案數(shù)字化后，實(shí)體檔案以圖像形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，需要利用相關(guān)檔案資料時(shí)，除了必要時(shí)才提取實(shí)體檔案外（如司法部門取證等），平時(shí)只需利用計(jì)算機(jī)就可以直接打印出檔案資料，即保證了檔案利用的方便、快捷，又最大限度的保護(hù)了實(shí)體檔案，減少高頻繁的調(diào)用對(duì)紙質(zhì)檔案的損害，減輕了工作人員的工作量。

3．傳輸網(wǎng)絡(luò)化擴(kuò)展房產(chǎn)檔案利用空間

通過數(shù)字化檔案的建立，實(shí)現(xiàn)了信息共享，是服務(wù)社會(huì)的需要，在房產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門之間、社會(huì)利用者之間構(gòu)起一座信息溝通的橋梁，擴(kuò)大檔案的利用空間，通過有效的利用房產(chǎn)檔案，充分發(fā)揮了房產(chǎn)檔案的價(jià)值，為全省、全國(guó)產(chǎn)權(quán)信息聯(lián)網(wǎng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4．查詢智能化加快了檢索速度

房產(chǎn)檔案立卷時(shí)采用案卷級(jí)整理，因?yàn)榉慨a(chǎn)權(quán)屬檔案必須具備所需的全部資料才能立為一卷，不像文件級(jí)的整理方式主要是文書檔案保存的文件材料。因此，房產(chǎn)檔案的查詢也是按照案卷查詢。房產(chǎn)檔案數(shù)字化后在查詢時(shí)可以在計(jì)算機(jī)中以各種條件或組合條件等智能化檢索，比如：以產(chǎn)權(quán)證號(hào)、姓名、身份證號(hào)、坐落、檔案號(hào)、面積等進(jìn)行單一條件或幾個(gè)條件組合進(jìn)行檢索，在查詢到符合條件的檔案時(shí)，同時(shí)就可以查詢出該卷檔案關(guān)聯(lián)的上下手，了解產(chǎn)權(quán)情況和變動(dòng)情況，保證以最快捷的速度查出所需要的信息，同時(shí)使查詢者不受時(shí)空限制，隨時(shí)隨地查詢檔案信息，為檔案利用提供了便利。

5．?dāng)?shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

房產(chǎn)檔案數(shù)字管理有利于規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，提高辦事效率，確保工作人員和查詢利用者隨時(shí)了解產(chǎn)權(quán)信息和變動(dòng)情況，掌握一手資料，有利于產(chǎn)權(quán)管理各部門對(duì)房屋權(quán)屬情況及時(shí)做好管理，特別是扣押、抵押、買賣等限制性信息加強(qiáng)了對(duì)房產(chǎn)交易和房產(chǎn)登記發(fā)證等工作的控制功能，有效地降低了產(chǎn)權(quán)登記工作的失誤率，同時(shí)能夠根據(jù)各種需求統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的全面、準(zhǔn)確。

二、科學(xué)建設(shè)數(shù)字房產(chǎn)檔案館的要點(diǎn)

房產(chǎn)檔案具有數(shù)量龐大、更新速度快、與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密、利用率高、憑證性強(qiáng)等鮮明的特點(diǎn)。因此，我館充分利用科學(xué)技術(shù)與房地產(chǎn)權(quán)屬管理相結(jié)合，建立了由數(shù)字檔案庫(kù)和實(shí)體檔案庫(kù)組成的數(shù)字房產(chǎn)檔案館。數(shù)字檔案庫(kù)包含：圖像591.83萬頁(yè)，328333卷檔案，其中產(chǎn)權(quán)檔案233044卷，抵押檔案9400卷（另對(duì)871卷注銷抵押檔案進(jìn)行清理，建立電子文檔），1/3產(chǎn)權(quán)檔案85889卷。同時(shí)我館在原有數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，經(jīng)過數(shù)據(jù)的修正、補(bǔ)錄了286345條目，建立了產(chǎn)權(quán)的上下手關(guān)聯(lián)關(guān)系，健全了反映19300余條產(chǎn)權(quán)信息的數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，將產(chǎn)權(quán)管理、檔案管理有機(jī)結(jié)合起來。

㈠ 領(lǐng)導(dǎo)重視是建立數(shù)字檔案館的前提

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，同時(shí)也是一項(xiàng)投資較大的工程，房管局領(lǐng)導(dǎo)和房地產(chǎn)檔案館領(lǐng)導(dǎo)高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)，多次召開專題會(huì)議安排部署，局領(lǐng)導(dǎo)親自落實(shí)工作資金。我館成立了檔案數(shù)字化工作小組，聘請(qǐng)重慶立鼎公司為施工團(tuán)隊(duì)，按照資金、設(shè)備、合同“三落實(shí)”和人員、技術(shù)、時(shí)間“三到位”的要求，迅速啟動(dòng)，精心組織。編制了《房地產(chǎn)檔案館數(shù)字化檔案工作方案》，對(duì)設(shè)備配置、工作流程、人員培訓(xùn)等各項(xiàng)工作都做出了具體安排部署。

㈡ 制定標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)規(guī)范是建立數(shù)字檔案館的基本保障

我館根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，結(jié)合房地產(chǎn)行業(yè)的特點(diǎn)制定了《房產(chǎn)檔案整理規(guī)范》、《檔案掃描實(shí)施規(guī)范》、《影像檔案加工流程規(guī)范》、《房產(chǎn)檔案卷內(nèi)文件排序規(guī)則》、《房產(chǎn)檔案資料分類規(guī)則》（建立卷內(nèi)目錄）、《產(chǎn)權(quán)信息錄入規(guī)則》等統(tǒng)一的影像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)則，形成包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的房產(chǎn)數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

㈢ 組織人力物力突擊建立健全數(shù)字房產(chǎn)檔案館

影像檔案庫(kù)和數(shù)據(jù)信息檔案庫(kù)共同組成了數(shù)字檔案庫(kù)。影像檔案庫(kù)為實(shí)體的電子圖片和縮影，利于保管和查閱。數(shù)據(jù)信息檔案庫(kù)則是檔案信息的反映，著錄了產(chǎn)權(quán)人和權(quán)屬情況、房屋的自然屬性等，與權(quán)屬管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，便于權(quán)屬管理和數(shù)據(jù)更新，既實(shí)現(xiàn)了電子目錄的作用又超越了電子目錄。數(shù)字檔案庫(kù)與實(shí)體檔案庫(kù)實(shí)為一體，二者密不可分，構(gòu)成了數(shù)字檔案館。

1．突擊建立健全數(shù)字房產(chǎn)檔案館

從2006年開始，我館聘請(qǐng)專業(yè)公司，按照技術(shù)規(guī)范的要求，對(duì)積存的檔案進(jìn)行影像檔案加工，流程化工作，用時(shí)兩年，初步建成了影像檔案庫(kù)。另一方面我館根據(jù)檔案查詢和產(chǎn)權(quán)管理的需要，建立了一套符合房屋產(chǎn)權(quán)管理規(guī)律和房產(chǎn)發(fā)展現(xiàn)狀的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，經(jīng)過數(shù)據(jù)補(bǔ)錄、修正，建立上下手等措施，我館健全了數(shù)據(jù)信息檔案庫(kù)。

2．對(duì)實(shí)體檔案庫(kù)進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范化整理

我館對(duì)存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理和檢查，按照《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的規(guī)定規(guī)范檔案資料，保證其規(guī)定的產(chǎn)權(quán)登記的文件材料全部歸入房產(chǎn)檔案，按照《房產(chǎn)檔案整理規(guī)范》的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，以檔案號(hào)為排列方式。以檔案號(hào)上架，無需預(yù)留空間，增大庫(kù)房容量，減少了管理成本，從而建立了規(guī)范化的實(shí)體檔案庫(kù)。從2006年至今，我館現(xiàn)館藏檔案共計(jì)339104卷，其中產(chǎn)權(quán)檔案233044卷，抵押檔案9400卷，部分產(chǎn)權(quán)檔案85889卷，抵押注銷檔案1084卷，預(yù)售抵押檔案13503卷。

㈣ 數(shù)字化加工常態(tài)化

從2008年至今，我館堅(jiān)持房產(chǎn)檔案數(shù)字化加工常態(tài)化，組織職工按照技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定加工數(shù)量和質(zhì)量要求，每天保質(zhì)保量完成影像檔案加工工作，保證了數(shù)字房產(chǎn)檔案館工作的正常開展，提高了服務(wù)水平。

三、加強(qiáng)數(shù)字檔案館現(xiàn)代化管理，保證房產(chǎn)檔案的有效利用

㈠ 更新管理保證了數(shù)字檔案館信息的準(zhǔn)確性

房產(chǎn)檔案隨著房屋的買賣、變更而不斷形成新的房產(chǎn)檔案。因此，房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理非常重要。建立數(shù)字檔案館后，加強(qiáng)了房屋產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)管理，使登記簿信息及時(shí)更新。檔案管理機(jī)構(gòu)與房屋登記機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)辦公，實(shí)行一體化管理，各部門人員能依據(jù)登記簿信息，辦理產(chǎn)權(quán)登記，防止重復(fù)抵押、一房多賣等違法行為出現(xiàn)。同時(shí)，為社會(huì)利用者提供了可靠的信息。而房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理又因?yàn)榉康禺a(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展具有持續(xù)性，是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工作。房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和長(zhǎng)期性主要表現(xiàn)在：

1．當(dāng)房屋不存在時(shí)，產(chǎn)權(quán)信息已經(jīng)發(fā)生變更并失效，因此在數(shù)據(jù)庫(kù)中及時(shí)注銷該產(chǎn)權(quán)信息。

2．在數(shù)據(jù)信息檔案庫(kù)中對(duì)產(chǎn)權(quán)設(shè)定扣押、抵押、遺失等，同時(shí)也對(duì)該產(chǎn)權(quán)的權(quán)屬設(shè)定了限制，以后根據(jù)情況取消限制，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)管理。

因以上各種原因進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理時(shí)，在實(shí)體檔案中對(duì)增加的資料重新裝訂，同時(shí)在影像檔案庫(kù)中增頁(yè)，掃描入庫(kù)，保證了影像檔案庫(kù)的及時(shí)更新，從而使數(shù)據(jù)信息、影像信息、實(shí)體保持一致，保證了產(chǎn)權(quán)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性。

㈡ 安全管理是數(shù)字檔案館生存的保障

由于數(shù)字化檔案是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，通過網(wǎng)絡(luò)查詢，有內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)，存在信息的安全性問題，對(duì)檔案的安全管理提出了更高的要求，特別是計(jì)算機(jī)硬件、軟件、數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)等方面的安全，因此我館高度重視數(shù)字檔案館的安全管理，專門制定相關(guān)的安全保密制度，以保證數(shù)據(jù)信息的安全，同時(shí)采取以下的措施：

1．?dāng)?shù)字檔案以磁盤列陣保存數(shù)據(jù)，在異地保存了4份，并及時(shí)更新。

2．采用內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)分離的形式，并設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，防止從外部攻擊。

3．由專人負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)安全。

㈢ 進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案的開發(fā)利用

數(shù)字檔案館的建立，大大提高了工作效率，增強(qiáng)了查準(zhǔn)率和查全率，提升了服務(wù)質(zhì)量，房產(chǎn)檔案利用達(dá)到了安全、高效、規(guī)范和方便群眾利用的目的。下一步我館將進(jìn)一步開發(fā)數(shù)字房產(chǎn)檔案，滿足多方位不同的利用需求：

首先對(duì)檔案信息整形，建立樓盤表。現(xiàn)在的數(shù)據(jù)是以產(chǎn)權(quán)人為權(quán)屬變化來管理，沒有充分體現(xiàn)房屋作為不動(dòng)產(chǎn)的特性，建立樓盤表后，能更好地反映房屋的自然屬性和產(chǎn)權(quán)變化，更有利于產(chǎn)權(quán)管理部門進(jìn)行管理。由于歷史原因，攀枝花市在辦理產(chǎn)權(quán)證時(shí)登記的門牌號(hào)比較混亂，使房產(chǎn)檔案信息根據(jù)坐落查詢非常困難，因此檔案信息整形非常必要。2008年我市重新編制了新的街道名稱和門牌號(hào)，統(tǒng)一了坐落，為檔案整形創(chuàng)造了條件。我館擬對(duì)全市每幢樓房建立樓盤表，整理檔案信息，顯示每幢、每套房屋的自然狀況和權(quán)屬狀況信息，保證房屋信息查詢的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步提高檔案的查詢利用率。同時(shí)應(yīng)用GPS全球定位系統(tǒng)與建立好的樓盤表關(guān)聯(lián)，將整個(gè)城市的房屋權(quán)屬管理納入電子地圖進(jìn)行直接管理。通過GPS可立即在地圖上標(biāo)示出建筑物的具體坐落，同時(shí)還可以檢索到周圍建筑物的所有情況，甚至查詢出與學(xué)校、醫(yī)院、某個(gè)單位的距離，擴(kuò)大了房產(chǎn)檔案的利用空間。

數(shù)字檔案館的建立，是以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，兼顧保護(hù)檔案原件的要求，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)可靠，更好地發(fā)揮了檔案信息資源的作用，極大地促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理模式的重大改變，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高了檔案的管理水平和利用質(zhì)量，為服務(wù)社會(huì)和民生發(fā)揮更大的作用。

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