加強檔案行政管理 促“兩個體系”發(fā)展

市西區(qū)檔案局 吳峰梅

近年來，國家檔案局局長楊冬權多次提出了建立“兩個體系”的構想，四川省人民政府也連續(xù)兩年將“加強檔案資源建設”寫進政府工作報告，“兩個體系”建設是貫徹以人為本的科學發(fā)展觀在檔案工作中的具體落實，筆者結合工作實際談談關于“兩個體系”建設的淺見。

一、“兩個體系”建設的必要性

1、從檔案行政管理部門方面看。在檔案資源體系方面，由于過去長期在收集對象上重機關團體事業(yè)單位的文件收集，輕企業(yè)、個人等其他領域的材料收集；收集內容上重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物，造成檔案行政管理部門未涉及領域很多未建檔，而已建檔的單位檔案收集又不全，無法查檔的現(xiàn)象。如2009年西區(qū)推進城鎮(zhèn)超齡人員基本養(yǎng)老保險工作中，原區(qū)屬大集體企業(yè)的超齡參保人員來區(qū)檔案館查閱其工作經(jīng)歷的證明時，就有人歡喜有人憂。在利用體系方面，一直是重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務，并且長期是手工操作，查全率低，效率也低。1999年一個智障女同志來區(qū)檔案館查閱婚姻檔案準備與在監(jiān)獄服刑的丈夫離婚，由于她無法記清結婚的時間、地點，我局安排四名同志手工查閱了2個小時才查到該檔案。同時，在實際工作中，有些國家行業(yè)主管部門與檔案行政管理部門聯(lián)合制定了相關規(guī)定,但以行業(yè)管理為主,檔案部門基本不管，造成長時期檔案行政管理部門對人事檔案等部分專門檔案的監(jiān)督管理的缺位。

2、從各立檔單位來看。相當一部分人對檔案工作的重要性認識不足, 錯誤地認為只要把業(yè)務工作搞上去就行了, 檔案工作無關緊要, 沒有把檔案工作納入基礎性工作去抓。導致了只重視業(yè)務工作的開展而忽視了其工作開展過程中形成的資料的歸檔。加之人力、物力、財力的限制，在一定程度上造成了檔案管理的混亂狀態(tài), 規(guī)章制度不夠健全、檔案資料收集不夠齊全、歸檔立卷不夠及時、檔案裝訂不夠規(guī)范、利用效率不高的現(xiàn)象較為普遍。

3、由于檔案工作發(fā)展的嚴重滯后制約了檔案工作為政治經(jīng)濟建設服務、為領導決策服務。如由于房產(chǎn)檔案、銀行貸款檔案、就業(yè)檔案等未實現(xiàn)資源共享，信用檔案、個人收入檔案不健全等因素嚴重制約了國家關于經(jīng)濟適用房、廉租房、二套房貸等相關政策的出臺、執(zhí)行及監(jiān)督。

二、加強行政管理，促“兩個體系”建設取得成效。

當前制約“兩個體系”的關鍵因素有收集難、利用不高，涉及面廣、工作量大，檔案行政管理部門理應強化檔案行政管理手段，充分依托具有行政或業(yè)務隸屬關系的行政主管部門或業(yè)務主管部門，更好地促進檔案“兩個體系”建設。

《檔案法》從立法角度確立了各級檔案行政管理部門在檔案管理中的行政主體地位，并規(guī)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)、機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員應履行對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導的職責。

在2009年全市區(qū)縣工作經(jīng)驗現(xiàn)場交流會的總結會上，市檔案局李加強局長提出“用好《檔案法》做好檔案工作。依法行政，加強檔案行政管理是當前檔案部門當務之急，要正確處理檔案行政管理與檔案業(yè)務的關系，通過加強檔案行政管理促使我市檔案工作再上新臺階。”

民生檔案起源于不同行業(yè)和部門，種類多，內容豐富，我局充分發(fā)揮職能作用，積極爭取黨委政府的重視和支持，把檔案工作納入全區(qū)績效考評中，同時加強同涉民主管部門的聯(lián)系與溝通，共同研究制定相關辦法和規(guī)定，采取有力措施，將各類民生檔案的管理納入到基礎業(yè)務建設的范疇，建立起比較完備的民生檔案管理制度，保證民生檔案的規(guī)范化、制度化建設。
如針對礦務局移交學校檔案都未進行規(guī)范化管理且檔案意識薄弱，僅靠檔案局業(yè)務指導很難推動學校檔案工作的情況下，我局加強檔案行政管理，通過把檔案工作與區(qū)教育局的績效考核直接掛鉤，區(qū)教育局又把檔案工作與各校的績效工資直接掛鉤，學校又把檔案工作與個人績效工資掛鉤，實行層層負責、層層考核。年初區(qū)教育局與我局協(xié)商擬定當年需檔案規(guī)范化管理的學校名單并下發(fā)學校，由區(qū)教育局分管領導親自組織召開由西區(qū)檔案局領導及各校校長參加的檔案工作會，要求各校必須成立以校長為組長的檔案工作領導小組，設立檔案工作機構并完善檔案工作制度、配備相應的人、財、 物力保證學校檔案工作的正常開展；然后區(qū)檔案局組織各校檔案員培訓，并對各校檔案工作及時進行同步業(yè)務指導；年終西區(qū)檔案局與區(qū)教育局組成聯(lián)合考評小組對各校檔案工作規(guī)范化管理進行考評驗收，并下發(fā)通報。同時區(qū)教育局還轉發(fā)了我局下發(fā)的《西區(qū)中小學檔案規(guī)范化管理硬件要求》，并統(tǒng)一由區(qū)教育局通過政府采購檔案柜、空調等設備設施，加大了檔案基礎設施的投入。西區(qū)檔案局與西區(qū)教育局對檔案工作實現(xiàn)了“四同”，既同安排、同檢查、同總結、同獎懲的工作格局，增強了全教育系統(tǒng)的檔案意識，提高了檔案工作的地位和影響力，極大地改善了檔案保管保護條件，使教育系統(tǒng)的檔案工作形成了你追我趕的可喜局面。

檔案的利用體系建設要穩(wěn)步推進實施民生檔案信息數(shù)據(jù)庫建設工程，按照“突出重點、分步實施、統(tǒng)一格式、整合共享”的要求，將不同行業(yè)、部門的相關民生檔案信息進行整合利用。

按照《全國檔案信息化建設實施綱要》和《四川省檔案信息化建設實施意見》提出的“加快推進檔案資源數(shù)字化”的要求，四川省檔案信息化建設工作已全面鋪開，而攀枝花市檔案部門在這項工作中經(jīng)過幾年堅持不懈的努力，抓住機遇，較好地解決了檔案信息化建設工作上的主要問題，克服困難，開拓進取，已邁出了可喜的步伐：目前，全市100%市、縣(區(qū))級一級部門及二級部門的檔案管理已全部實現(xiàn)現(xiàn)代化，在全省首屈一指。目錄數(shù)據(jù)庫建設已完成，已開始全文數(shù)據(jù)庫建設。

我局從1999年開始以區(qū)檔案館達標升級為抓手，將檔案信息化建設納入計劃管理的軌道，從我區(qū)、我館的客觀實際出發(fā)，以民生需求為導向，本著“先急后緩、先用先整、突出重點”的原則，制訂出比較明確而又切實可行的規(guī)劃，并按照這個規(guī)劃有計劃、有步驟、分期分批、逐級抓好落實。先后把館藏的區(qū)委、區(qū)政府、社保、就業(yè)、婚姻等30多個全宗檔案實行了計算機案卷級和文件級目錄管理； 2003年按照市局統(tǒng)一部署全面鋪開了包括全區(qū)各立檔單位室藏檔案及館藏檔案的文件級目錄的著錄工作，從而全面實現(xiàn)了全區(qū)檔案目錄機讀化，并形成規(guī)范化、制度化，使2003年以后形成的檔案在機關檔案室就完成了目錄機讀化、全文數(shù)字化，實現(xiàn)了計算機查詢，查全率和查準率大大提高； 2007年我館又進一步開展了區(qū)委、區(qū)政府等重點全宗檔案全文數(shù)字化工作，為民生檔案及時服務社會打下基礎。如曾經(jīng)中央電視臺記者在報道西區(qū)工業(yè)園區(qū)內一家企業(yè)污染問題時，該企業(yè)一位負責人提出是符合西區(qū)政府出臺的工業(yè)園區(qū)相關管理規(guī)定的，在區(qū)政府辦未能找到該文件的緊急情況下，我館利用檔案電子數(shù)據(jù)迅速在法院的檔案中找到了該文件，為維護政府的形象提供了有力依據(jù)。

“兩個體系”建設是一項長期性工作，一項系統(tǒng)工程，筆者認為應采取"政府主辦、檔案部門承辦，其他部門協(xié)辦"的思路。政府主辦更利于推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，使民生檔案收集更為齊全，在公眾心中也更具權威性和準確性。同時政府主辦也便于建立起一個統(tǒng)一的國家級信息網(wǎng)絡交換平臺，加快國家、省、市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）、社區(qū)（村）六級網(wǎng)絡體系的信息網(wǎng)絡建設。信息化建設應該采用統(tǒng)籌規(guī)劃，進入規(guī)范化發(fā)展的階段，充分利用金融、稅務、經(jīng)貿、通訊、科技、教育、勞動保障、農(nóng)業(yè)、計生、政務管理等部門相聯(lián)系的勞動力市場信息網(wǎng)、農(nóng)業(yè)信息網(wǎng)、計生信息網(wǎng)、電子政務網(wǎng)、社會公眾等網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)互聯(lián)互通相結合，充分實現(xiàn)資源共享，統(tǒng)一維護管理。要避免走一步，看一步；避免基礎設施的重復投資建設，如軟件、硬件設備的重復開發(fā)、重復投資，這樣就能節(jié)約大量的人力、財力。經(jīng)費上由各級財政分級負擔。上級提供設備、資源、維護等，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)負責場所和人員。

利用是檔案的生命力，是最好的檔案宣傳方式，檔案為老百姓辦了實事，解決了實際困難，自然提高了各級領導和廣大市民的的檔案意識，反過來使人們意識到檔案的基礎工作——收集和整理等工作環(huán)節(jié)的重要性，促進其進一步地完善和發(fā)展，從而使檔案事業(yè)發(fā)展形成了一個良性循環(huán)。
加強“兩個體系”建設，是擺在各級檔案部門面前一項十分緊迫的任務。我們檔案部門要有緊迫意識、責任意識，應該主動找準自己的位置，履行自己的職責，并有所作為，充分發(fā)揮檔案行政管理部門的自身優(yōu)勢，傾力打造跨行業(yè)、跨部門的檔案信息平臺，為規(guī)范市場經(jīng)濟秩序，促進我國經(jīng)濟的持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展打下必不可少的基礎。