對企業檔案工作實施規范化信息化管理的幾點認識

攀煤集團公司 王軍莉

企業檔案是企業高效管理的基礎和重要的無形資產，也是國家檔案的重要組成部分。檔案是整個企業的重量組成部分，建立健全企業檔案，開展企業檔案工作規范化管理，是適應企業經濟社會發展新形勢的必然要求，也是企業發展壯大的客觀需要。為建立健全企業檔案工作，促進企業持續健康發展，現就企業檔案工作規范化、信息化管理談談如下幾點認識：

一、企業檔案應堅持的基本原則

企業各部門形成的檔案遵循集中統一管理的原則，確保檔案的完整性，檔案信息利用的最優化；檔案的整理要遵循適用性原則，針對不同類型的檔案，分別區分類別，確保整理的規范化有序；電子文件必須要遵循備份制原則，與紙質文件建立相應的有機聯系，確保動態數據齊全、準確和安全；檔案借閱要堅持原則，堅持誰借誰負責保管和歸還的原則，借閱時必須要有領導簽字，方可借閱。

二、企業檔案工作規范化、信息化管理的要求

（1）加強企業檔案的收集，著力在提高檔案管理的規范化上下功夫，要嚴格按照《企業檔案管理規定》，對企業檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等健全制度，結合企業自身的管理狀況，認真遵循執行。要正確界定各類文件材料的歸檔范圍，全面收集企業工作中形成的各種門類和載體的文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全、真實準確、安全耐久。認真做好企業檔案的規范化整理與編目，使企業檔案管理科學，利用便捷。

（2）積極推進企業檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。將檔案管理系統納入企業辦公自動化建設的總體規劃之中，統籌安排、同步實施；把電子文件的管理納入業務檔案管理的重要內容，電子文件要實行脫機備份，要與紙質文件建立相應的有機聯系，確保電子文件數據的齊全完整和信息安全；還要加強對企業檔案動態電子信息的管理，確保動態數據齊全、準確和安全；同時，加快企業檔案數字化和網絡化建設，逐步實現企業檔案信息資源的科學整合和有效利用。

（3）做好企業檔案信息資源的開發利用工作。積極開展企業檔案信息資源的編研工作、編寫大事記、基礎數據匯編、科技成果簡介等，使企業檔案更好為企業服務，為企業發展提供準確的信息。

（4）建立健全檔案工作，開展企業檔案工作規范化管理，對企業提升整體管理水平，維護企業和職工合法權益，規避市場風險，提高經濟效益，促進企業發展具有重要作用。企業經營者要站在全局和對歷史負責的高度，充分認識到企業檔案工作規范化管理的重要性，切實增強責任感和使命感，牢固樹立檔案意識，完善基礎業務建設，努力做好企業檔案規范化管理工作。

三、加強企業檔案人員的知識培訓，提高檔案管理人員的素質

檔案工作是一項專業性較強的工作，要求從事檔案工作的人員，必須有扎扎實實的業務技能，還要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況，新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合素質，不僅要熟悉本職工作的各個環節、步驟，而且適應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，多研究，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型的轉變。

總之，檔案管理工作是一項長期而又艱苦的工作，檔案是企業的重要組成部分，也是企業不可缺少的部分，企業檔案實施規范化、信息化管理，企業才會朝著更快更高的目標邁進！