關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

　　現(xiàn)代化管理檔案的目的是為了提高工作效率和檔案的利用率。而檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)工作。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案部門的傳統(tǒng)管理模式正逐漸被新型的管理模式所取代，企業(yè)在管好用好檔案的同時(shí)如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化正面臨新的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化需做好以下幾項(xiàng)工作。
　　一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)
　　公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。公文制發(fā)的怎樣，不僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量起著決定性作用。因此，公文在制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下牢固的基礎(chǔ)，首先公文制發(fā)用紙質(zhì)量要好，幅度尺寸規(guī)格統(tǒng)一，裝訂整齊。二是公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰，不論草擬公文、繕印公文，還是各種記錄、報(bào)表等，都要使用不易褪色的筆種、水和紙張，以保證字跡清晰，有利于長(zhǎng)久的保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，便于分類整理，以利于以后標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
　　二、去粗取精，重新組卷實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
　　去粗取精，重新組合案卷是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的不可缺少的一項(xiàng)工作，企業(yè)檔案由于時(shí)間跨度長(zhǎng)，館藏?cái)?shù)量繁多，且多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理不僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之各個(gè)歷史時(shí)期檔案整理質(zhì)量要求不同，案卷目錄的編制在不同階段，有著不同的分類方法，為適應(yīng)不同分類整理方法也幾經(jīng)改制，很不規(guī)范，將那些組卷內(nèi)容混雜的案卷重新進(jìn)行科學(xué)整理組卷有利于檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起，在重新組卷過程中還應(yīng)對(duì)那些無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定銷毀。無標(biāo)題或無卷內(nèi)目錄的案卷要重新填寫以保證案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏，減少浪費(fèi)，科學(xué)保管，而且也為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理提供便利。
　　三、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
　　相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷的完整化，檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作原則是解決問題實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這個(gè)原則是加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則，它要求我們一定要結(jié)合工作實(shí)際，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和合理的立卷分工。一方面要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔重點(diǎn)。在實(shí)際操作中應(yīng)注意區(qū)分文件與資料。特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面具有相似之處又有內(nèi)在聯(lián)系的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)，提高檔案利用的效率和效果。另一方面在貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性，在歸檔整理工作中即要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的丟失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，使立卷歸檔后所形成的檔案即完整又不龐雜，從而提高了檔案的利用價(jià)值，又為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定了工作基礎(chǔ)。
　　四、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與敬業(yè)精神是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基本保證
　　實(shí)際工作證明，在檔案工作不斷深入發(fā)展過程中，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與敬業(yè)精神對(duì)檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化有一定的影響，也是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的的可靠保證。因此，一方面檔案人員應(yīng)具有較高的相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。即不僅要學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識(shí)，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)。另一方面要不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，法制觀念和職業(yè)道德觀，培養(yǎng)吃苦耐勞的敬業(yè)精神，加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新技能、新規(guī)則的學(xué)習(xí)，做到案卷整理更加合理、規(guī)范，真正達(dá)到檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化要求。
　　總之，要使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化就必須做好檔案工作中的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，使檔案管理步入新的臺(tái)階，充分發(fā)揮檔案在現(xiàn)代化管理的重要作用。