企業檔案室保存檔案的目的，是為企業各項工作服務，要搞好檔案的利用工作，必須做好檔案的收集、整理、保管、鑒定等方面的基礎工作。否則，檔案的利用就無從談起。隨著國有企業的深化改制，如何正確處理檔案利用與基礎工作的關系，是企業檔案部門的當務之急,是關系到檔案工作為企業建設服務的重要問題，為此，談一下我個人的粗淺認識。
一、正確處理企業基礎工作與檔案利用的關系
企業檔案工作的產生，就是為了檔案的利用。如果檔案不利用，也就無保存價值了。這并不是說檔案的收集、整理、保管、鑒定等基礎工作就不重要，沒有基礎工作，企業檔案利用就失去了前提，就談不上為企業建設服務。所以，我們不僅要強調企業檔案利用，而且也要重視做好基礎工作，使基礎工作和企業檔案利用相互適應，相互促進。
企業檔案工作從它產生的第一天起，就存在著利用和基礎工作的關系，舍棄任何一個都是不行的。忽視基礎工作，檔案收集不全，整理不系統，保管不科學，鑒定不準確，就會影響企業檔案利用。相反，只強調基礎工作，不積極、主動地開展企業檔案的利用，就會失去我們保存檔案的根本目的。因此，企業檔案基礎工作和利用是個辨證關系。二者相互聯系，互相依存?；A是前提，利用是目的，沒有基礎，利用無從談起，但忽視了利用，基礎再好也無意義。只有同時搞好基礎工作和利用，充分發揮檔案的作用，為企業的各個方面服務，才能體現出檔案工作的重大意義。同時，也能增進領導和同志們對檔案工作的了解、重視和支持。所以，我們既要重視企業檔案的利用，又要重視基礎工作，才能適應新形式的需要，為企業做出應有的貢獻。
二、如何積極、主動地做好基礎工作
首先，爭取領導重視，檔案管理人員工作穩定，企業購置鐵皮檔案柜，專、兼職檔案干部接受公司內部基本短期業務訓練，形成公司及其下屬二級檔案網。這些都是做好基礎工作的保證。
其次，要抓好檔案管理部門的工作。如果檔案管理部門平時工作抓不好，保存的文件、材料不齊全，整理的案卷進入檔案室后，就會造成麻煩。特別是公司一級檔案管理部門，人員少，兼職多。有時還要抽調搞中心工作，調動比較頻繁，這就更要抓好檔案管理部門的工作。具體應抓好四個方面的工作∶1、檔案部門要協同各部門做好業務指導工作，制定各項細則和制度，舉辦訓練班、業務講座，抓點帶面，組織業務協作組，互相檢查，交流經驗，開展比、學、趕、幫、超活動，提高檔案工作人員的業務能力。2、幫助企業建立健全檔案處理工作程序，使文件、材料收集齊全、保管安全，利用方便。3、做好年終立卷歸檔工作。檔案管理部門立卷歸檔工作做的好壞，關系到檔案室工作的開展，直接影響檔案利用。公司檔案部門應在每年年初集中力量做好上年檔案立卷歸檔的指導工作，協助各級檔案管理部門分類整理好案卷。還可以抓幾個不同類型單位，先走一步，召開現場會，推動全公司提高案卷質量。4、做好檔案進入檔案室工作，編制好案卷目錄和文件索引等利用工具。
第三，進入檔案室的檔案要齊全完整。在接收檔案時，必須認真細致地對每個單位的案卷按照工作職能范圍、上下級關系進行檢查驗收，發現問題，及時補救，對不符合立卷要求的，裝訂不美觀的，要進行調整，或重新裝訂，達到標準。要堅決克服那種交多少收多少，不講究質量的不良現象。另外，還要將個人手中散存的重要文件、資料收回。
第四，保管要科學、系統。利用是衡量檔案保管是否科學、系統的唯一標準。總的來說，企業檔案工作基本原則的一項重要內容就是要“便于企業各項工作的利用”。
第五，要做好日常工作。對企業檔案室所保存的檔案，要經常進行檢查，鑒定整理，保存有查考價值的，剔除失去查考利用價值的，達到“精與全”的要求，適應企業不斷發展壯大的需要。要對平時收進來的文件、資料隨時編目登記。
三、如何開展檔案利用工作
開展企業檔案利用工作，首先要熟悉家底，了解需要，才能積極主動地做好利用工作。熟悉家底，是對檔案室保存檔案的成分、內容、數量、存放位置要熟悉，對各種檢索工具和參考熟悉。這樣才能及時、準確地為企業提供需要的檔案。提供檔案，只是利用工作的一部分，還要了解日常檔案中心工作，根據公司各項工作利用檔案的需要，編寫參考資料，積極、主動提供利用。因此，檔案利用是一項極為艱巨的工作，不花費氣力是不能完成這項任務的。我們必須有高度的責任感，甘當無名英雄，做好利用。檔案部門日常組織和領導，要從政治上、思想上對利用工作的重要性有高度的認識，提高企業做好利用工作的自覺性。為了做好企業檔案利用，檔案工作者要認真學習黨的方針政策，學習檔案相關專業知識，不斷提高理論水平，樹立實事求是、腳踏實地的作風。要做到這些，必須有愚公移山、百折不撓的精神，憑著一股刻苦鉆研的實干精神，克服我們將會遇到的困難。業務生就學，情況生就了解，不懂就問，有了挫折，就總結教訓，這樣，就能干出成績，將企業檔案的利用工作推向前進。
總的來說，只講企業檔案利用，不講基礎工作，利用工作就無法實現，只講基礎工作，不講企業檔案利用，就失去了檔案工作的意義。我們應該積極主動地做好檔案的利用和基礎工作，兩者都不誤，發揮檔案工作在企業中應有的作用。
