淺談檔案交接工作之我見

                  ——攀枝花市仁和區檔案局  殷國艷

任何單位的檔案管理工作都會產生檔案交接問題。檔案管理人員的新老交替、工作變動、崗位調整、機關合并或企事業兼并重組等事項發生時也就必然要涉及到工作的交問題，然而在實際工作中，有一部分單位或檔案人員卻對檔案交接工作不太重視，始終未建立檔案交接工作規定,忽視了這一重要而又必要的工作環節，由此造成一些單位檔案交接工作走過場，只是一把鑰匙由原檔案人員手中交到新檔案人員手中這么簡單，更有甚者，在原檔案人員從工作崗位調離后，幾個月、甚至更長的時間都沒有配備檔案人員。檔案交接是一件極為嚴肅、責任心極強的工作，在國家檔案局發布的《機關檔案工作業務建設規范》明確規定：“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位”。 這項工作對于保證本單位檔案齊全完整準確，對于保持本單位檔案工作的延續性，具有很大意義。但一些單位在檔案工作交接時往往存在以下問題；

一、檔案交接不及時

一些單位對檔案交接工作不夠重視，。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續未辦或還未辦妥，新檔案員對檔案數量、工作開展情況等問題不清楚，以致出現責任不明、界限不清的情況，開展工作無序，甚至有的單位領導或辦公室認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，只要有人員接手工作，檔案能繼續開展即可，從而使檔案工作前后脫節。
   二、檔案交接手續不完善

按照工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽字，從而出現了檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。    三、檔案監交工作不嚴格

一些單位領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。

筆者認為：這項工作最忌諱匆匆忙忙、亂無章法、丟三落四、敷衍了事、馬馬虎虎。做好檔案交接工作要注意幾個基本要求：一是檔案人員變動，必須辦理交接手續；二是交接內容包括檔案數量、檔案有關設備、參考資料、登記、統計臺帳等；三是交接雙方要認真核對交接的內容，并做好檢查記錄；四是檔案人員變動，要向檔案部門備案。那如何做好檔案交接工作呢？就此，筆者談一談自己的體會：

一、檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。1、檔案交接是單位檔案管理中的重要環節，應引起重視，尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續；2、單位上一般情況都是由辦公室主任主管檔案工作，在檔案交接工作時應召集檔案交接有關人員布置相關事宜，講明檔案交接工作意義，提出相關要求，明確交接事項及初步安排，明確交接雙方應負責任。3、將檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。

二、認真做好檔案移交準備工作。認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交之前主要做好幾項工作：1、對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數。一是將檔案管理臺賬、案卷（歸檔文件目錄）、檔案管理設備設施一覽表、近幾年的檔案借閱簿、上一年度檔案統計年報表、檔案管理制度匯編、檔案全宗介紹收集齊全，按照交接先后次序進行編號。二是對檔案庫房進行一次清掃，對檔案室藏進行仔細清點，分門類、分載體，結合檔案管理臺賬逐卷（件）核實。2、對外借檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好檔案查借閱登記表，注明原因及催還情況，并告知接手檔案工作的工作人員；3、對未整理的零散文件、歸檔材料要嚴格按照本單位制定的《檔案分類及保管期限表》進行整理；4、按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格，并撰寫檔案移交說明。5、進行檔案計算機管理系統交接。開啟電腦，對檔案計算機管理系統進行初步演示，對程序操作及注意事項逐次進行講解，對數據庫運行、使用維護詳細說明，直到接收方徹底掌握為止。6、檔案交接準備工作完成后，由檔案移交方向辦公室主任匯報，再確定具體交接日期。那對于接收方來說，在接收之前要做好以下幾項工作：1、應了解本單位職能活動內容和工作活動情況；2、應向前任檔案人員了解本單位檔案保管和檔案工作情況，并在前任檔案員的帶領下到檔案庫房、閱覽室簡略查看，對檔案室室藏結構、門類、載體有大概了解，使自己對檔案管理工作“預熱處理”。 3、了解檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。
   三、認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此檔案交接必須安排專人（一般是辦公室主任）負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式３份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。　

四是加強檔案人員的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是基層檔案人員的業務素質問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。 

因此，做好檔案交接工作不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。只有認真做好檔案交接工作，才能避免檔案在交接過程中會出現缺、漏、丟等現象，有效確保本單位檔案工作完整、連續、有序地進行，不再出現檔案交接工作只是一把鑰匙的現象。

二00九年八月六日