基層單位檔案交接工作之我見
市東區檔案局 張川梅
檔案交接工作是檔案管理工作中一個重要的工作環節，交接工作的質量高低，直接影響著檔案工作的質量和數量，充分體現了檔案管理工作水平的高低，同時也是明確檔案工作法律責任的一項嚴肅性工作。《機關檔案工作業務建設規范》規定：“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在近幾年的實際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻嚴重忽視了這一工作，出現了許多不規范做法，嚴重地威脅著檔案的安全與完整。
一、檔案交接工作中存在的問題
1、檔案交接意識不強，檔案交接存在盲點
在基層單位，檔案管理工作一般由檔案人員兼任。近年來，基層單位領導和檔案人員的工作變動非常頻繁，甚至有的一年幾換，而基層單位普遍對檔案交接工作認識不夠，意識不強，沒有認識到檔案交接的重要性，沒有意識到做好檔案交接工作是自己應盡的工作職責，膚淺的認為檔案交接可有可無，交接也只是檔案室一串鑰匙的交接，經常發生前任檔案員離職，新檔案員到職，檔案交接手續卻沒有辦妥，或根本不辦交接手續。
2、檔案交接手續不齊全，檔案管理存在漏洞
檔案具有較高的專業性、保密性和利用性，這決定了檔案交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作。因此在交接的時候必須嚴格按照既定的規章程序來辦理。但在實際工作中普遍存在移交手續沒有按照程序辦理的情況，該清理的未清理，該檢查的不檢查，該簽的字未簽，沒有形成任何文字交接憑據，沒有任何工作交待，忽視了檔案交接工作的基本要求，今后，如果一但發現檔案有丟失的情況很難確定由誰來承擔相應的法律責任，給檔案管理帶來很大漏洞。
3、檔案監交工作不嚴格，檔案監管不力。
一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接工作很少過問，就連檔案監交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。
4、檔案交接制度不健全，檔案工作前后脫節
由于檔案交接意識不強，沒有相應的交接制度約束或有制度但沒有按制度和程序執行，造成檔案交接隨意性較大，更沒有前任檔案員對新檔案人員的“傳、幫、帶“，新檔案人員對檔案的法律法規、工作任務、要求、文件材料歸檔等管理規定一無所知，以致造成做檔案工作無從入手，無法開展，有的干脆管好鑰匙，對檔案工作束之高閣，不問不管，檔案工作前后脫節。
二、對策和措施
檔案工作是一項極其重要的基層基礎工作，是服務現實基層工作的根本基石。做好檔案交接工作，不僅是明確檔案工作者的責任，維護檔案完整齊全，便于安全管理及開發利用，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案工作者的職責。如何做好檔案交接工作，應從以下幾方面進行：
1、加強檔案交接的宣傳教育工作，增強基層單位的檔案意識。
在檔案管理工作中從事檔案管理的人員是關鍵，這就需要大力加強檔案管理人員業務和有關知識的培訓，在培訓的過程中，除重點培訓檔案管理的基礎業務知識，培養檔案管理干部隊伍的創新意識和敬業精神的同時還要加強對檔案管理人員檔案交接的思想政治素質提高的培訓。同時，通過辦培訓班、辦專欄、新聞媒體等多種形式加強檔案法律法規的宣傳，讓基層領導和檔案人員對檔案交接的重要性有深刻認識。使檔案管理人員端正態度、提高認識、明確責任，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理。
2、建章立制，規范管理，把檔案交接納入日常工作。
檔案交接工作應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理檔案工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，及時糾正和防止不規范的檔案交接行為，并納入檔案工作考核內容。
3、認真做好移交準備，確保檔案交接有備無患。
檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。
對于移交方來說，在正式移交之前主要做好六項工作：
(1)對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；
（2）對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；
(3)對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；
(4)按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；
(5)撰寫檔案移交說明；
(6)清理檔案業務書籍及檔案整理工具。
對于接收方來說，在接收之前要做好3項工作：
(1)了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；
(2)向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；
(3)必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。
只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。
4|、認真做好檔案交接監管工作，嚴格檔案交接責任。
檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是具體負責檔案工作的人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名、職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。
5、認真做好檔案交接工作中的“傳、幫、帶”，確保檔案工作持續開展
在檔案交接工作中，不但要做好“硬件”的交接工作，即檔案實體的交接工作，還應做好檔案“軟件”的交接工作，即檔案日常管理和檔案的基本業務操作。由于目前基層單位普遍存在檔案工作人員更換特別頻繁的現狀，全靠檔案行政管理部門個別培訓指導難以實現，所以需要前任檔案工作人員在離崗前對接收此項工作的新檔案人員進行檔案業務工作的“傳、幫、帶”，將檔案法律法規、工作任務、要求、文件材料歸檔、軟件的使用等管理規定和方法傳授給新檔案人員，幫助新檔案人員了解熟悉檔案工作，帶領新檔案人員能順利開展檔案工作。使檔案工作不發生脫節現象，確保檔案工作的健康連續性。
