摘  要  結合鋼城企業總公司控股公司檔案工作的現狀，提出了對控股公司檔案工作的基本思路，以適應檔案工作的發展。
關鍵詞  控股公司  檔案工作  思考
 
　　近年來，隨著鋼城企業總公司產業結構調整和改革的不斷深化，控股公司也得到了快速發展，已經成為充滿生機和活力的市場經濟主體。目前我公司共有17家控股公司，其中外埠公司5家，在攀公司12家。各控股公司在抓好生產經營的同時，其檔案管理工作也取得了一定的成績，但檔案工作發展很不平衡，有的還存在著較大的薄弱環節。在這17家控股公司中，有8家公司仍然保持原有的檔案管理體制進行管理，有9家公司未參照總公司檔案管理標準進行管理。
　　檔案管理部門如何進一步發揮作用，積極促進控股公司檔案工作逐步走向規范化、標準化和制度化，是檔案工作面臨的一項全新課題。經過不斷的思考和探索，并結合各控股公司檔案工作實際，提出幾點基本思路，以促進控股公司檔案工作的提高。
　　一、控股公司檔案工作存在的主要問題
　　（一）部分公司檔案意識淡薄，建檔動力不足。外埠控股公司以及處于非正常經營狀態的控股公司的一切管理活動的開展都是以增效為目的，以盈利為原則，追求利潤最大化。而檔案工作管理的投入比較直觀，產生的效益卻極富隱蔽性，難以量化。為此，部分控股公司認為檔案工作就是花錢，是一種負擔。這樣的意識阻礙了檔案工作的正常開展。甚至有一部分控股公司的檔案工作仍處于“無意識”、“無制度”、“無人員”、“無庫房”的狀態。
　　（二）檔案工作滑坡現象嚴重。從目標檢查情況看，在攀12家控股公司中有3家公司能夠按照檔案的要求進行規范化、標準化管理，有4家公司檔案工作呈下降趨勢。如某公司檔案員休產假期間檔案工作無人接管，一些日常的檔案管理工作也不做了，使檔案工作處于停滯狀態。另一家公司檔案員被精簡掉了，文書檔案放在辦公室，會計檔案放在財務科，科技檔案放在工程科，雖然落實了一個兼職檔案員，但兼職太多，根本無暇顧及檔案工作，也無從談及規范化、標準化管理了。
（　　三）檔案交接不及時、手續不嚴密。檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些公司檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些公司檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。如某公司老檔案人員離崗后，與新檔案人員未履行檔案交接手續，以致出現檔案庫存數量、當年文件收集的完整性等問題，造成責任不明、界限不清，從而使得該公司檔案工作前后脫節。
　　（四）檔案門類單一。17家控股公司中，有9家控股公司僅存有會計檔案，且未按會計檔案的要求進行分類、編號、保管。文書、科技資料存于主辦人員手中。
　　（五）檔案流失現象嚴重。如高分子工程公司、五金礦產公司等公司在清算過程中，沒人通知檔案部門參與，致使檔案部門不能及時介入，監督指導滯后，出現了企業破產清算工作都已結束，檔案部門才知道的現象。再加上早在正式破產清算前公司就處在停產、半停產狀態，整個企業無人管理，致使檔案資料大量遺失。檔案部門、有關主管部門很難追回流失的檔案資料。
　　（六）由于控股公司分散廣、距離遠，造成的費用較大，檔案部門對公司檔案工作指導監督也處于被動地位，實在是顧此失彼，力不從心。
　　二、關于控股公司檔案管理的思考
　　控股公司檔案工作中存在的問題如果不認真解決，難以推動檔案工作的開展，檔案中不少的經驗和成果，也難以更好地利用于生產經營中，也將逐漸影響到總公司的良性發展。
　　（一）提高控股公司的檔案認識，強化內部驅動力。提高認識是搞好企業檔案工作的前提。改變那種“檔案工作與提高企業經濟效益聯系不緊，關系不大”的錯誤觀念與偏見，充分認識檔案工作對提高企業經濟效益的潛在作用。
　　1、加強檔案宣傳工作的力度。目前控股公司工作的發展更具自主性、自發性，成為企業的自覺行動,檔案工作的好壞一定程度上取決于企業董事會一班人檔案意識上的差異。因而大力加強檔案宣傳工作，提高檔案意識，尤其是企業負責人的檔案意識顯得更加重要。要采取多種宣傳形式、方法、措施，把檔案宣傳工作作為一項長期的任務持之以恒地開展下去。
　　2、抓典范。在各控股公司中，有3家公司是一級達標單位，4家單位是二級達標單位，為此要抓住各種時機，充分利用一級達標單位的好作法、好經驗及實際成效去帶動去影響和示范，讓其它公司逐步意識到檔案工作也是企業運作中不可或缺的一個環節，會給企業帶來好處和效益。
　　（二）轉變檔案管理思想，改革檔案管理模式。
　　一是轉變對控股公司“要我管，我就管”的檔案管理思想。企業檔案是企業在生產、經營、基建、科研等活動中形成的真實歷史記錄，實際工作中，不少企業檔案部門正是在企業參與市場競爭的環境中得到了加強。尤其檔案人員絕不能墨守成規，要有開拓精神，擺正自己的位置，以指導為主，要克服“等、靠、要”思想，要用自己的實際行動和工作業績來改變人們的世俗偏見，取得領導的信任和支持。
　　二是在管理上要有針對性，在建檔方面要有側重點。針對9家控股公司檔案工作的實際情況，結合各公司的特點，幫助、指導建立起檔案的管理模式。如：欣西冶商貿公司、博威商貿公司、重慶攀聯物資公司、會東金泰地礦業公司等以商品交易為主，建檔的重點放在會計檔案。四川陽城實業有限公司、北海鋼城汽車板簧公司等從事產品生產、商貿交易的公司，重點做好會計、科技檔案的管理工作。文書則以各控股公司在戰略與規劃管理、投資、產權、人力資源、財務、審計監督、經濟運行管理方面的文字資料為主要存檔內容。
　　（三）加強目標管理。開展檔案工作目標管理可以促進控股公司檔案工作的規范化、制度化、標準化建設，可以促進企業檔案信息資源的開發利用。針對部分控股公司尤其是達標升級公司檔案工作滑坡的情況，加強對檔案工作達標升級（目標管理）的定期復查工作，嚴格檔案工作目標管理的嚴肅性，制止檔案工作滑坡現象的發生。
　　（四）加強檔案移交工作。檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。
對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數。二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況。三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序。四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格。五是撰寫檔案移交說明。
對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：一是了解移交公司職能活動內容和工作活動情況；二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；三是必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。
　　（五）加強對控股公司檔案管理的分類指導。一種是“異地指導”。外埠公司5家，其中陽城實業公司有下屬公司7家，遠在北海、重慶、成都周邊等地，根據公司的實際需要，對需要現場指導的公司實行異地上門指導，以增強服務的針對性。一種是“入門指導”，針對一些基礎條件較差但又急切需要檔案服務的新建公司，如阿科力公司、鹽亭公司，可將檔案工作的方針政策、法律法規等宣傳給對方，將業務工作的具體操作方法、技能等傳授給對方，以使其真正能夠獨立工作。
　　（六）爭取支持，及時介入，做好檔案的處置工作。檔案管理部門要爭取領導支持，積極主動參與，投入到企業改制工作中去，不等不靠，要樹立為改制企業主動服務的思想，依據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》作好檔案處置工作。