1完善企業(yè)檔案管理工作的幾點意見

1.1創(chuàng)新檔案管理體制

隨著企業(yè)改革的不斷深入，在現代產權制度、現代企業(yè)制度的規(guī)范下，企業(yè)檔案工作正在經歷前所未有的發(fā)展變化。要大力推進檔案管理體系和管理制度的完善與創(chuàng)新，健全行之有效、廣泛參與的檔案管理制度，使檔案管理更加符合現代企業(yè)制度的要求，適應和滿足企業(yè)發(fā)展需要。建立健全檔案工作機構，配備與工作相適應的專職檔案人員。企業(yè)集團檔案人員的配備要滿足本部檔案工作和對所屬企業(yè)檔案工作進行監(jiān)督指導工作的需要。要建立以企業(yè)集團檔案部門為核心，所屬企業(yè)、各職能部門專兼職檔案人員為基礎的企業(yè)檔案工作體系，明確分工，細化職責。要將檔案工作納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入企業(yè)領導的議事日程，納入企業(yè)的管理流程，納入企業(yè)各部門和有關人員的崗位職責和考核機制。形成縱向到底、橫向到邊的檔案管理網絡，確保檔案管理規(guī)范有序運作。

1.2制定檔案管理制度

檔案管理制度要與企業(yè)管理模式配套，實施檔案管理業(yè)務流程再造，對檔案工作的各個環(huán)節(jié)實施節(jié)點考核制度，加強檔案管理工作的規(guī)范化、制度化，保證檔案管理職能的發(fā)揮。引入考核監(jiān)督機制，并保證有經濟責任制考核的措施，強化制度的可操作性和執(zhí)行力。企業(yè)引入檔案移交的質保金制度，也有的引入月度指標考核制度。這些制度都規(guī)范和促進了檔案管理水平的提高，使檔案管理不斷邁向標準化，為企業(yè)的協調發(fā)展打下基礎。

1.3提高檔案管理水平

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》是國家檔案局按照社會主義市場經濟發(fā)展的需要，依據檔案法律、法規(guī)，結合并吸取企業(yè)檔案工作多年實踐經驗制定的，是我國第一次系統(tǒng)、全面地對企業(yè)建立和開展檔案工作提出的基本要求，是企業(yè)檔案工作行為準則和檔案業(yè)務建設的依據。企業(yè)應按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》重新修訂歸檔范圍和保管期限。檔案收集歸檔是檔案室工作的重中之重，要結合企業(yè)的實際情況，重新審定歸檔范圍是否做到了對企業(yè)各項工作和環(huán)節(jié)的全覆蓋，并使之具體明確，便于操作。要加大維護職工權益和與“人”密切相關的文件材料的歸檔力度，特別要注意重大活動、突發(fā)事件檔案和資質證照、電子數據、照片音像、實物等特殊載體檔案的收集和管理，千方百計做到該歸檔的一定要歸檔。企業(yè)檔案工作要將文書檔案、會計檔案、業(yè)務檔案、設備檔案、紀檢信訪檔案等移交檔案室統(tǒng)一管理，最大限度地保證檔案安全和保密，實現檔案信息資源共享。制訂嚴格的庫房管理制度和責任追究制度，制訂突發(fā)事件應急預案，確保檔案的安全。要嚴格劃定檔案保管期限，對涉及國家秘密、企業(yè)利益和員工權益的檔案，要從長從嚴確定。認真履行檔案銷毀制度和程序，要特別注意電子檔案的保密和信息安全。有的企業(yè)檔案人員不穩(wěn)定，檔案底數不清，極易造成檔案混亂和丟失，要引起足夠的重視。

1.4建設檔案信息系統(tǒng)

信息化是是推動經濟社會變革的重要力量。企業(yè)信息化有力地推動了傳統(tǒng)產業(yè)的改造和提升。企業(yè)檔案工作要跟上企業(yè)信息化的步伐，適應企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)檔案信息化建設應堅持技術與管理并重，以管理統(tǒng)領信息技術，以信息技術促進規(guī)范管理。檔案信息技術應用要服從和服務企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設進程的整體要求。將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化建設的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設同步。企業(yè)檔案部門要與信息化建設部門緊密聯系，密切溝通，提出檔案信息化的基本要求，實現檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應與企業(yè)所有管理系統(tǒng)（如設計、生產、經營、財務、管理、服務等）相銜接，支持實時瀏覽，具有網絡檢索功能，能夠進行收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數據輸入輸出及格式轉換的控制與管理，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。同時，注意多介質存儲、備份。明確電子文件的歸檔范圍，電子文件應與紙質文件的歸檔范圍一致，文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交。電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。要加快對傳統(tǒng)載體檔案的數字化，有計劃地對重要的、利用率較高的檔案等進行數字化處理，實現計算機檢索，在最大限度保護原件的基礎上方便查找利用，逐步實現遠程利用服務。檔案信息化的主要目的是為了方便利用。要充分利用信息技術，以檔案展覽、檔案編研、檔案專題片、檔案利用效果宣傳等形式主動開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)各項工作提供有效服務。

1.5提高人才隊伍素質

做好企業(yè)檔案工作的關鍵是要有一支具有較高素質、懂業(yè)務、會管理的企業(yè)檔案人員隊伍。隨著科技進步和社會發(fā)展，檔案工作已經逐步擺脫了傳統(tǒng)的管理模式，現代信息技術的應用給企業(yè)檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。加強檔案人員隊伍建設，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的適應現代企業(yè)需要的企業(yè)檔案人員，對企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展尤為重要。企業(yè)要把檔案人員和檔案專業(yè)學習培訓納入企業(yè)員工培訓計劃，選送檔案人員參加在職培訓和更高層次的專業(yè)學歷教育，不斷提高他們的理論水平、業(yè)務能力和綜合素質。有計劃地引進人才，鼓勵和支持優(yōu)秀人才到檔案部門工作。企業(yè)檔案館還應配備信息管理、檔案開發(fā)和研究人員。支持檔案人員申請評聘檔案專業(yè)技術職務，在設置檔案工作崗位時，要兼顧相關崗位之間的關系和待遇，對在檔案的收集、整理、保護和提供利用等檔案工作做出成績的集體或個人，給予表彰和獎勵。大力開展學習先進活動，向檔案系統(tǒng)先進人物學習，愛崗敬業(yè)，甘于寂寞，無私奉獻，自強不息。

2結語

總而言之，做好企業(yè)建檔工作是企業(yè)管理的一項重要的基礎性工作，我們要加大宣傳引導力度，通力協作、真抓實干、扎實推進，促進企業(yè)檔案管理工作達到新水平，為加快企業(yè)經濟發(fā)展做出新貢獻。

作者：王復乾 單位：哈爾濱市城市建設投資集團有限公司